vad är en HR-assistent?
En HR-assistent är ansvarig för operativt stöd i verksamhetens personalfunktion. Detta är en serviceinriktad och administrativ roll som stöttar chefer i att hantera kontakten med medarbetare. Vanliga uppgifter i rollen är att sköta personaladministration, administrera utbildningsinsatser och medverka i rekrytering. Du behöver vara organiserad, noggrann och kommunikativ. Som HR-assistent bidrar du till att personalavdelningen fungerar effektivt och smidigt och att medarbetarna får stöd i frågor som gäller utveckling och anställning.
Du fungerar ofta som en länk mellan ledningen, personalen och HR-specialisterna. Din roll är central för att kunna säkerställa att administrationen fungerar bra, att dokument hanteras korrekt och att nyanställda får en bra start i företaget. I yrket kan du uppdatera policydokument, ge stöd i arbetsmiljöarbetet och ta fram statistik. Det är vanligt att HR-assistenten är den första som kontaktas när det gäller anställningsvillkor, ledighet och personalförmåner. Med ett serviceriktat och strukturerat arbetssätt skapar du en trivsam och välfungerande arbetsmiljö för hela företaget.
vad gör en HR-assistent?
En HR-assistent har ett varierande och serviceinriktat yrke. Rollen kräver administrativ kompetens, noggrannhet och god kommunikativ förmåga. Du hjälper chefer och medarbetare inom praktiska HR-frågor. Du sköter personaladministration, hanterar personalregister och hjälper till med rekrytering och onboarding. Du behöver ofta växla mellan personkontakt och administrativa uppgifter. Det innebär att du behöver ha en hög flexibilitet och prioriteringsförmåga.
lediga jobbgenomsnittlig lön som HR-assistent.
Lönen som HR assistent varierar mycket beroende på ansvarsnivå, erfarenhet, företagets storlek och det geografiska läget. Enligt Ratsit ligger den typiska månadslönen för en HR-assistent på 39 000 kr i månaden. Om du är i början av din karriär och saknar tidigare erfarenhet brukar ingångslönen ligga på 33 000 till 37 000 kr per månad enligt Unionens ingångslönestatistik. Efter några år inom yrket kan lönen stiga. Hos Unionens medlemmar ligger löneintervallet på 31 200 till 49 400 kr i månaden.
olika roller av HR-assistent.
Som HR-assistent arbetar du i olika funktioner beroende på hur HR är organiserat i företaget. Här följer en beskrivning av vanliga typer av HR-assistenter:
-
Generalist: Du stöttar HR-chefen och övriga medarbetare i administrativa och operativa uppgifter. Typiska arbetsuppgifter är att hantera personalregister, utskick samt att förbereda underlag till chefer. Du bistår i rekryteringsprocessen, organiserar utbildningsprogram för medarbetarna och löser arbetsrelaterade problem.
-
Löneadministratör: En löneadministratör ansvarar för att behandla och hantera löneinformation för organisationens anställda. Du håller personuppgifter aktuella i HR-systemet samt hjälper till med kommunikation kring löneutbetalningar. I rollen krävs också god kunskap om kollektivavtal och arbetsrättsliga regler. Du följer lagar och förordningar när det gäller skatter och sociala avgifter, beräknar löner och hanterar avdrag och bonusar.
-
Rekryteringsassistent: I denna roll arbetar assistenten med att skapa platsannonser, administrera jobbansökningar och boka intervjuer. Arbetet är administrativt och kan innebära att genomföra den första telefonkontakten med jobbkandidater. En rekryteringsassistent kan också ansvara för att boka intervjuer och hämta in referenser från arbetssökande.
-
HR-stöd: Assistenten stöttar chefer i HR-frågor. Du arbetar i ett HR-system som samlar de anställdas tidrapporter, rekryteringsinformation och data. De anställdas personuppgifter behöver hanteras enligt GDPR där arbetsgivaren är ansvarig. HR-anställda följer organisationens rutiner vad gäller sekretess och dataskydd.
att arbeta som HR-assistent.
Som HR-assistent stödjer du organisationens personalarbete där du utför praktisk administration och har kontakt med jobbkandidater och medarbetare.
-
arbetsuppgifter
Att arbeta som HR-assistent innefattar:
-
Personaladministration: Du upprättar personalregister och anställningsavtal.
-
Rekrytering: I rollen administrerar du ansökningar, utformar annonser, bokar intervjuer och deltar i den första kontakten.
-
Stöd i tidrapportering: Du uppdaterar och för in uppgifter som används till tidrapporter och frånvaro.
-
Utbildning: Du administrerar utbildningar, skickar ut inbjudningar och registrerar genomförda kurser. En övergripande utvecklingspolicy definieras av specialist eller HR-chef i samarbete med ledningen.
-
Stöd i medarbetarfrågor: Du dokumenterar ärenden, fungerar som första kontakt och förbereder underlag till specialister och chefer. Vid komplicerade konfliktsituationer eller arbetsmiljöfrågor förs detta vidare till HR-specialist, chef, fack eller rådgivning.
-
Dataskydd: Du hanterar känsliga uppgifter i HR-system enligt GDPR. Arbetsgivaren är ansvarig för personuppgifterna och HR-personalen följer organisationens rutiner.
-
-
arbetsmiljö
En HR-assistent brukar utföra sina arbetsuppgifter i nära kontakt med chefer och medarbetare. Arbetet sker huvudsakligen i kontorslandskap eller i ett eget arbetsrum på kontoret. Du använder fast och mobil telefon, skrivare, dator och andra kontorsverktyg för att kommunicera internt och administrera personalärenden.
Under senare år har distansarbete blivit vanligare, där många arbetsgivare erbjuder möjlighet att arbeta hemifrån. Möjligheten är större när det gäller administrativa delar av HR-arbetet, som registeruppdateringar och administration av rekrytering. Andra uppgifter kräver personlig närvaro på kontoret, som onboarding och möten i olika personalsituationer. Fysisk närvaro är viktig om du vill utvecklas i denna roll. Du behöver erbjuda direktkontakt för att kunna utföra dina arbetsuppgifter på ett effektivt och aktivt sätt.
HR-assistenten kan arbeta i offentliga och privata organisationer, större koncerner, små och medelstora företag, kommuner och myndigheter. Detta innebär stora variationer när det gäller arbetssätt och hur mycket som går att sköta på distans. HR-personal arbetar ofta med känsliga personuppgifter, därför är det nödvändigt att följa GDPR och dataskyddsregler. Detta påverkar även systemen som används och säkerhetsnivån vid distansarbete.
-
dina kollegor
I yrket arbetar du ofta i team eller i nära samarbete med flera olika yrkesroller, både i HR-avdelningen och i övriga organisationen. Dina kollegor kan inkludera HR-chefer, HR-specialister, löneadministratörer, rekryterare, chefer, ekonomiassistent, IT-personal, jurister och administratörer. Du är navet i många interna kontakter där du förbereder, samordnar och administrerar.
-
arbetsschema
HR-assistenter brukar jobba dagtid, måndag till fredag. Heltidstjänst är vanligast då närvaron av en HR-assistent är viktig för att organisationen ska fungera. Dina arbetstider kan dock vara något flexibla, beroende på arbetsgivare och behov.
-
framtidsutsikter
Som HR-assistent brukar du börja i en administrativ roll, men yrket kan lägga grunden för många utvecklingsvägar inom HR. Med ytterligare utbildning och erfarenhet kan du arbeta som rekryterare, löneadministratör, HR-specialist och med tiden HR-chef. Många HR-chefer påbörjar sin karriär i en junior HR-roll och utvecklas sedan vidare via utbildning och praktik. Som HR-assistent kan du bli generalist eller specialisera dig i en viss riktning. Vissa avancerar till specialistroller inom några få år, medan andra tar längre tid på sig beroende på karriärmöjligheter och företagets storlek.
-
fördelar med att hitta jobb som HR-assistent via randstad
Det finns många fördelar med att hitta ett ledigt jobb som HR-assistent via Randstad:
-
tillgång till kompetensutveckling och vidareutbildning
-
en egen kontaktperson som följer upp din anställning och ger stöd mellan uppdragen
-
ett stort urval av HR-roller och variation i anställningar
-
flexibilitet i omfattning (hel- eller deltid) beroende på uppdrag
Söker du en tillsvidareanställning som HR-assistent? Att arbeta som konsult kan vara en effektiv språngbräda till en fast tjänst hos attraktiva arbetsgivare. Varje år går många av Randstads konsulter vidare till fast anställning. Dessutom rekryterar många företag sin HR-personal direkt via Randstad.
-
utbildning och kvalifikationer som HR-assistent.
Kraven för att bli HR-assistent varierar mycket mellan olika arbetsgivare. Yrket är oreglerat, vilket innebär att arbetsgivarna själva väljer vilken erfarenhet och utbildning de vill ha till rollen. Det kan därför finnas flera vägar till att bli HR-assistent, från gymnasieutbildning och arbetslivserfarenhet till eftergymnasial utbildning som ger större möjligheter till anställning.
Bland de utbildningsvägar som arbetsgivare ofta efterfrågar finns yrkeshögskoleutbildningar inom personaladministration, lön och HR. De är praktiskt inriktade och ofta uppskattade av arbetsgivare. Du kan också gå en högskoleutbildning, som personalvetarprogrammet eller ett kandidatprogram inom HR. Detta är särskilt relevant om du vill ha en chefsroll längre fram. Du kan gå en kortare YH-kurs eller ta ett certifikat inom rekrytering, administration eller HR-system. Detta ger dig praktiska meriter och färdigheter. Det är nu möjligt att få en HR-assistenttjänst med enbart gymnasieutbildning, om du har relevant erfarenhet från service, personalarbete och administration.
Det är ofta högt värderat med praktisk erfarenhet, där arbetsgivare prioriterar HR-erfarenhet inom administration, rekrytering och löneunderlag. När det gäller assistentroller kan detta vara mer viktigt än formell utbildning. Det kan förbättra dina chanser om du genomgår praktik, arbetar i kortare bemanningsuppdrag eller går en kurs som visar att du kan de verktyg som arbetsgivaren använder.
färdigheter och egenskaper
Nedan kommer några exempel på färdigheter och egenskaper som kan vara bra att ha med sig i jobbet som HR-assistent:
-
Administrativ noggrannhet: Du arbetar med personalregister, tidrapporter och anställningshandlingar. Du behöver därför en hög noggrannhet och förmåga till att utföra korrekt dokumentation.
-
IT-vana: du behöver vara van vid att använda HR-verktyg och Excel. Det brukar vara ett krav för uppdraget och starkt meriterande.
-
Sekretess: HR-assistenten behöver kunna hantera känsliga personuppgifter där arbetsgivaren är ansvarig. Du förväntas följa rutiner för säker behandling enligt Integritetsskyddsmyndigheten.
-
Kommunikationsförmåga: Du är ofta första kontakten för chefer och medarbetare. Du behöver vara tydlig, empatisk och professionell då det är centralt med muntlig och skriftlig kommunikation.
-
Konflikthantering: När det gäller medarbetarärenden är du den som först kontaktas. Det är positivt att ha förmågan att lyssna, dokumentera och på ett respektfullt sätt hänvisa vidare. Om en mer komplex konflikthantering uppstår involveras chefen, facket eller specialistroller inom HR.
vanliga frågor om att arbeta som HR-assistent.
Här är de vanligaste frågorna om hur man arbetar som HR-assistent:
-
vilka färdigheter krävs för en HR-assistent?
Du behöver ha administrativa färdigheter, kunskaper om arbetsrätt, vana vid IT och HR-system samt en god kommunikationsförmåga. Det är en fördel med förmåga att prioritera samt diskretion när du hanterar personuppgifter.
-
vad gör en HR-assistent?
Vanliga uppgifter är stöd vid rekrytering, personaladministration, hantera tidrapporter, boka intervjuer och svara på frågor från medarbetarna. Arbetsuppgifterna kan variera mycket mellan olika företag.
-
hur söker jag ett jobb som HR-assistent?
Det är enkelt att söka ett jobb som HR-assistent. Börja med att söka bland våra lediga tjänster. När du hittar en tjänst du vill söka, klicka på ansök och skicka ditt personliga brev tillsammans med eventuellt CV. Ansökningsprocessen kan inkludera en personlig intervju. Om du behöver hjälp med din ansökan, läs våra tips här.
-
hur viktigt är GDPR?
Det är mycket viktigt då HR hanterar känsliga personuppgifter. Arbetsgivaren är ansvarig för personuppgifterna och personalen måste följa organisationens rutiner samt dataskyddsförordningens principer.
bevaka jobb som HR-assistent.
Genom att skapa en jobbevakning hos oss säkerställer du att du inte missar ett bra jobb som HR-assistent.
