rekryteringsprocessen

På dagens snabbt föränderliga arbetsmarknad råder det hård konkurrens om kompetensen, och arbetsgivare världen över får kämpa hårt för att attrahera och rekrytera de vassaste kandidaterna. För att lyckas behöver du en genomtänkt rekryteringsprocess som ger HR-specialister, anställande chefer och de nyanställda själva de bästa förutsättningarna att lyckas.

I branscher som teknik och tillverkning, där kompetensbristen blir allt mer påtaglig, är det särskilt viktigt att ha en genomtänkt och omfattande rekryteringsprocess som en del av en tydlig kompetensförsörjningsstrategi.

Att utveckla och förbättra din rekryteringsprocess är inte bara en bra idé – det är också någonting som genererar konkret affärsvärde. Med Randstads hjälp kan du hitta och rekrytera rätt kandidat till den tjänst du vill tillsätta – varje gång.

ladda sidan som PDF
1

vad är rekrytering?

Rekrytering är en responsiv process som ingår i företagets kompetensförsörjningsstrategi och syftar till att hitta, attrahera och anställa kandidater till företagets lediga tjänster. Genom framgångsrik rekrytering säkerställer du att företaget har de personalresurser och kompetenser som den dagliga verksamheten kräver. Du behöver en effektiv och proaktiv rekryteringsprocess för att kunna vara säker på att du fattar rätt anställningsbeslut, både när det gäller era omedelbara och era mer långsiktiga behov.

Utvecklingen rör sig snabbt framåt på rekryteringsområdet, med nya innovationer och förändringar i kandidaternas förväntningar. Många företag har svårt att dra nytta av de mest värdefulla teknikerna och metoderna inom rekrytering. Det är inte heller alla arbetsgivare som presenterar sig på ett attraktivt sätt för kandidaterna. Du vet kanske exakt vilka uppgifter och ansvarsområden som en tjänst innebär och vilka erfarenheter och egenskaper som krävs för att utföra jobbet väl. Men att hitta rätt kandidater är svårt, och konsekvenserna av en felrekrytering kan bli långtgående. Utdragna rekryteringsprocesser kan bli kostsamma och påverka företagets resultat.

Man kan säga att HR-chefer måste tillämpa samma krav på sin verksamhet som sina kollegor på andra avdelningar: kostnaderna måste optimeras, resultaten analyseras och processerna ständigt förbättras. De måste utveckla en förenklad, holistisk och effektiv rekryteringsstrategi för att hitta kandidater som är rätt både för de tjänster som ska tillsättas och för organisationens framtid.

Du kan göra uppgiften att hitta de rätta kandidaterna till era lediga tjänster enklare genom att samarbeta med en rekryteringspartner i form av ett rekryteringsföretag. Ett rekryteringsföretag kan hjälpa dig att förbättra dina långsiktiga strategier för kompetensförsörjning, vilket kan ge mer framgångsrika rekryteringsinsatser när branschen förändras. Rekryteringspartnern kan också hjälpa dig med eventuella nya projekt i framtiden.

2

varför är rekryteringsprocessen viktig?

Att hitta rätt kandidater till dina lediga tjänster är en kostsam process. När den kompetens du behöver inte aktivt söker upp dig, måste du lägga resurser på att själv söka upp kandidaterna, oavsett om du har budget eller kapacitet att göra det.

Att anställa fel kandidat är också kostsamt. De kostnader som uppkommer till följd av en felrekrytering ökar med tiden och påverkar alla aspekter av företagets resultat där personalresurser är avgörande. Att byta ut en medarbetare kostar i genomsnitt 21 procent av medarbetarens årslön, enligt Forbes.

Med en genomtänkt rekryteringsprocess kan du vara säker på att du hittar rätt kompetens och anställer rätt antal medarbetare. Dessutom slipper du slösa tid och resurser på ineffektiva rekryteringsmetoder.

"Att byta ut en medarbetare kostar i genomsnitt 21 procent av medarbetarens årslön."

Forbes

ditt företags framgång börjar med rekryteringsprocessen

En bristfällig rekryteringsprocess är negativ för organisationen – en effektiv och framgångsrik process skapar istället värde. När ni hittar och anställer de rätta kandidaterna minskar personalomsättningen, medan produktivitet och medarbetarretention ökar, samtidigt som ni minimerar de interna resurser som krävs för framgång. Som vi kommer att beskriva längre fram kan du effektivisera rekryteringsprocessen ännu mer genom t.ex. digitalisering och automatisering.

Att arbeta med en rekryteringspartner, såsom ett rekryteringsföretag, som tänker strategiskt kring olika roller kan innebära många fördelar. Det kan bl.a. ge upp till 40 % högre kvalitet på rekryteringarna och minska andelen anställda som slutar inom ett år med 12 %, enligt McKinsey. Allt som krävs är ett mer eftertänksamt och datadrivet tillvägagångssätt vid rekrytering och anställning.

När du får tillgång de rätta talangerna sparar det tid, minskar risken för felrekryteringar och säkerställer att du hittar medarbetare som förändrar företaget till det bättre. För att kunna optimera rekryteringsprocessen måste du dock känna till de nödvändiga stegen och de rätta verktygen. Du kan låta ett rekryteringsföretag optimera rekryteringsprocessen för ditt företag och på så sätt ge ditt team mer tid att fokusera på uppgifter som genererar direkt värde för verksamheten.

rekryterings-process-randstad.jpg
rekryterings-process-randstad.jpg
3

vilka är de olika stegen i rekryteringsprocessen?

Din rekryteringsprocess bör vara skräddarsydd för just ditt företags unika egenskaper och krav. En framgångsrik rekryteringsprocess innebär att tid och resurser fördelas på ett kostnadseffektivt sätt, vilket säkerställer att endast de bäst lämpade kandidaterna tar sig hela vägen fram till anställning.

Här följer de fem viktigaste stegen i en framgångsrik rekryteringsprocess. Det är kombinationen teknik, empati och kreativitet som ger de bästa resultaten, både för ditt företag och för kandidaterna.

1. behovsanalys och planering

Börja med att fastställa var det saknas kompetens och arbetskraft i ditt företag. I detta steg analyseras även luckor på enskilda avdelningar eller i specifika team. Du måste utveckla en djup förståelse för organisationens lediga roller och tillväxtmål för att kunna gå vidare. Svara på följande frågor:

  • Varför behöver du nya medarbetare, och hur ser den bredare affärskontexten kring detta behov ut? (Hur påverkas t.ex. försäljning eller intäkter?)
  • Vilka är de specifika kompetenskraven för de roller som du vill tillsätta?
  • Behöver du personal på lång sikt, för att genomföra ett enskilt projekt eller för att hantera en tillfällig arbetstopp?
  • Hur kommer den rekrytering som sker nu att bidra till företagets tillväxt (d.v.s. företagets behov om 24 månader)?

När du har en god förståelse av företagets behov har du lagt grunden, och kan börja planera för en så effektiv och relevant rekryteringsprocess som möjligt. Börja leta efter aktörer du litar på som kan sätta dig i kontakt med rätt kandidater. Ett rekryteringsföretag med tillgång till ett brett kompetensnätverk kan hjälpa dig att hitta den optimala kombinationen av kontakter och verktyg för att uppfylla dina behov.

2. utarbeta en jobbannons

Nästa avgörande steg i rekryteringsprocessen är jobbannonsen. Society for Human Resources Management (SHRM) beskrev 2019 jobbannonserna som ”rekryteringens valuta” som du alltid bör använda dig av när du anställer. Genom jobbannonsen ger du kandidaterna en bild av den aktuella tjänsten, de arbetsuppgifter den innefattar och de kompetenskrav den ställer. Här har du också möjlighet att ge en beskrivning av ditt företag och er arbetsplats för att ge kandidaterna en bild av hur det är att arbeta hos er.

Hitta en rekryteringspartner som kan hjälpa dig att utveckla en enkel, holistisk och effektiv metod för att ta fram effektiva jobbannonser, d.v.s. sådana som drar till sig kandidater som passar för tjänsterna du vill tillsätta och som kan bidra till organisationens framgång. Ta gärna också en titt på vår guide om hur du skriver framgångsrika jobbannonser.

3. hitta kandidater

Nästa steg är att välja de bästa kanalerna för att nå ut med jobbannonsen. Här kan du ta hjälp av interna kanaler där medarbetarna kan rekommendera kandidater, men du måste också använda externa plattformar med hög synlighet, såsom jobbportaler (t.ex. Monster) så att maximalt antal lämpliga kandidater kan se möjligheterna ni erbjuder.

Säkerställ även att din jobbannons är anpassad för digitala miljöer. De som söker jobb på nätet använder en rad olika enheter, och en arbetsgivare som inte lyckas anpassa sina jobbannonser för alla dessa enheter kan missa en stor grupp potentiella kandidater. Använd t.ex. Google Trends för att se till att du använder de jobbtitlar, termer och fraser som det är mest troligt att dina ideala kandidater söker efter.

Med rätt data och insikter kan du välja plattformar efter vilka kandidater du vill nå ut till. Ett rekryteringsföretag kan ge dig tillgång till effektiva karriärsajter och digitala annonseringslösningar så att din jobbannons exponeras för rätt målgrupp av både aktiva och passiva jobbsökande.

4. förhandsurval och bedömning

Sortera ut ett mindre urval lämpliga kandidater och utvärdera dem för att hitta de sökande som passar ditt företag allra bäst. Du inleder det arbetet med en genomtänkt process för förhandsurval, där du börjar identifiera lämpliga sökande.

Förhandsurvalet kan göras snabbare och effektivare med teknik som analyserar kandidaternas ansökningar och sorterar dem beroende på hur väl de kvalificerar sig för tjänsten. Även teknik som automatiserad återkoppling hjälper till att effektivisera processen.

I denna fas av rekryteringsprocessen kan du också testa och bedöma kandidaterna, vilket kan hjälpa dig att skapa en bild av en persons kognitiva förmåga, lärandepotential och lämplighet för rollen. Du kan också testa relevanta tekniska färdigheter, som huruvida kandidaten kan använda specifika system eller maskiner. Vilka tester eller metoder som behövs avgörs av de kompetenser som den aktuella rollen kräver.

5. kompetensbaserade djupintervjuer och referenskontroller

När alla nödvändiga bedömningar är klara och du har identifierat de lämpligaste kandidaterna kan du genomföra kompetensbaserade djupintervjuer, referenskontroller och andra utvärderingar som du anser nödvändiga.

Intervjun är ett avgörande steg i varje rekryteringsprocess, eftersom det är då du får en chans att lära känna kandidaterna på djupet och skapa dig en bättre bild av deras kompetenser och personliga egenskaper. Under intervjun kan du ställa de frågor du behöver svar på för att kunna bedöma kandidatens möjligheter att lyckas i den aktuella rollen.

Allt eftersom kandidaterna går vidare i ansökningsprocessen blir det aktuellt att kontrollera deras referenser. Med hjälp av digitala verktyg som t.ex. Checkster kan du genomföra automatiserade referenskontroller vilket effektiviserar denna del av rekryteringsprocessen. Beroende på rollens karaktär och betydelse kan detta vara ett omfattande förfarande där du behöver prata med olika personer och verifiera det kandidaterna sagt i sina intervjuer.

randstad-intervju.jpg
randstad-intervju.jpg

så kan du effektivisera rekryteringsprocessen med HR-teknik

Idag spelar digitala verktyg en avgörande roll i framgångsrika rekryteringsprocesser. Forbes rapporterar att 24 % av företagen har börjat använda AI för rekrytering och att 56 % av cheferna kommer att införa automatiserade lösningar före 2021 års utgång.

"24 % av företagen har börjat använda AI för rekrytering och att 56 % av cheferna kommer att införa automatiserade lösningar före 2021 års utgång."

Forbes

Dessutom blir strategiska, datadrivna metoder allt vanligare även bland de arbetssökande. Nya onlineplattformar automatiserar delar av jobbsökandet, t.ex. genom att med hjälp av AI-teknik para ihop CV:n och platsannonser. Du måste själv använda ett strategiskt och datadrivet tillvägagångssätt för att lyckas.

När du använder ledande digitala lösningar i det dagliga arbetet påverkar det även rekryteringen. Randstad i USA har konstaterat att 62 % av de arbetssökande anser att ett företags rykte som ledande inom digitalisering har stor inverkan på deras önskan att arbeta där.

hr-tech.jpg
hr-tech.jpg
4

så bygger du en effektiv rekryteringsprocess

För att rekrytera framgångsrikt behöver du ett distinkt och övertygande värdeerbjudande som är både autentiskt och attraktivt för dina idealkandidater. Dina rekryteringsansvariga måste sedan se till att detta värdeerbjudande så snabbt som möjligt når ut till de kandidater du vill attrahera och fångar deras intresse.

En strukturerad och väl genomtänkt rekryteringsprocess kan också driva fram organisatoriska förbättringar och ekonomiska vinster. Här är fem punkter att tänka på när du förbereder rekryteringsprocessen:

1. reflektera över vilka färdigheter som är väl representerade och vilka som saknas på företaget samt över tidigare anställda som inte passat in hos er

Vilka kunskapsluckor finns det i era befintliga team? På vilka områden presterar de mindre väl? Vad var det som saknades hos tidigare anställda som inte lyckats i sina roller? Vilka är de hårda kompetenser, mjuka kompetenser eller personliga egenskaper en ny medarbetare behöver för att bli framgångsrik? Hur kan du förmedla de behoven så att nyanställda i dessa roller förstår dem?

2. optimera dina jobbannonser

Jobbannonser är inkörsportar för nya kandidater, så det är avgörande att de verkar till er fördel. Det är de som avgör om du i slutänden väljer mellan en handfull utmärkta kandidater eller handfull undermåliga kandidater.

Väl utformade jobbannonser hjälper dessutom kandidaterna att avgöra om de skulle trivas och lyckas i den beskrivna rollen. Det är avgörande att varje jobbannons åstadkommer detta, och samtidigt ligger i linje med företagets behov.

Du kan använda dina nya insikter och ta stöd från ett rekryteringsföretag för att säkerställa att dina annonser engagerar rätt kandidater. Ett rekryteringsföretag kan hjälpa dig att rikta annonserna till kandidater som ligger i linje med dina långsiktiga mål, och inte bara med de omedelbara krav som den aktuella rollen ställer.

3. lyft fram din företagskultur och ditt employer brand

Kandidaterna är inte bara intresserade av en anställning – de är intresserade av ett partnerskap med ett företag där de kan trivas och utvecklas på lång sikt. I allt större utsträckning försöker arbetssökande främja sin personliga utveckling genom att söka sig till arbetsgivare med sund kultur, attraktiva förmåner och branschledande metoder.

Visa upp ditt företag så att potentiella kandidater uppfattar er som annorlunda jämfört med konkurrenterna. Genom att beskriva livet i er organisation hjälper du kandidaterna att föreställa sig hur de skulle passa in i teamet. Att lyfta fram förmåner och fördelar med att arbeta för ditt företag stärker ert employer brand, bidrar till att ni sticker ut i mängden och kan vara avgörande för att attrahera de rätta talangerna.

4. optimera ansökningsprocessen

Gör ansökningsprocessen enkel och okomplicerad genom att fastställa tydliga interna processer och tydlig ansvarsfördelning avseende hur kandidater förs vidare i processen, alternativt gallras bort. Att automatisera viktiga aspekter av ansökningsprocessen kan också vara till hjälp. Exempelvis är det bättre för de kandidater som inte har den erfarenhet eller de specifika kompetenser som krävs att få ett tidigt besked (vilket också är bättre för dig).

5. standardisera intervjuerna

Alltför många företag arbetar utan en standardiserad intervjuprocess. Detta hindrar anställande chefer från att förmedla och ta emot avgörande information, såsom detaljer om kandidatens beteende, förmåga att hantera olika situationer och teknisk kompetens. Se till att du internt har en standardiserad intervjuprocess, eller samarbeta med ett rekryteringsföretag som kan tillhandahålla en sådan process. Detta är också en viktig del i att säkerställa att rekryteringsprocessen är kompetensbaserad eftersom en standardiserad process ger alla kandidater samma möjligheter, och säkerställer att de bedöms på samma grunder.

Utöver att hitta nya medarbetare bör rekryteringsansvariga försöka identifiera egenskaper som alla nyanställda bör ha – oavsett om det rör sig om absolut nödvändiga egenskaper, eller sådana som bara är en fördel. Här ingår sådant som, vilja att lära, empati och tillit till den egna förmågan att fatta beslut. På samma sätt bör du veta vilka egenskaper du inte vill se hos en kandidat.

Att hitta nya medarbetare är svårt nog. Ett rekryteringsföretag kan hjälpa dig att utveckla bästa möjliga metoder och ta fram en rekryteringsprocess och en kompetensförsörjningsstrategi som långsiktigt stödjer era rekryteringsinsatser.

5

att samarbeta med ett rekryteringsföretag

Ett erfaret rekryteringsföretag ger dig de verktyg du behöver för att rekrytera de rätta medarbetarna. Rekryteringsföretaget fungerar som en partner som hjälper dig att utarbeta vinnande metoder för rekrytering och utvecklar en djup förståelse av ditt företag och era mål inom kompetensförsörjning.

Ledande rekryteringsföretag har dessutom redan etablerade nätverk av granskade kandidater vilket gör det lättare för dig att snabbt tillsätta lediga tjänster.

6

att samarbeta med randstad

Randstad är världsledande inom rekrytering, bemanning och HR-tjänster, och är en betrodd partner med människan i fokus. Vi kombinerar det senaste inom HR-teknik med vår 60 år långa erfarenhet och mänskliga insikter för att hitta kandidater som passar perfekt för dina lediga tjänster.

Som världsledande inom HR-tjänster har vi en omfattande global räckvidd, men vår lokala närvaro är lika stark. Oavsett var du befinner dig kan vi hjälpa dig att hitta de kompetenser du behöver för att uppnå dina mål.

När du samarbetar med Randstad kan våra rekryterare vara precis så involverade som du önskar – oavsett om ni vill luta er tillbaka och låta vårt team ta hand om hela rekryteringsprocessen eller delta aktivt i varje steg. Företag kan helt eller delvis lägga ut sina rekryteringsbehov på Randstad.

randstad-rekrytering-process.jpg
randstad-rekrytering-process.jpg

HR-teknik som vi använder i rekryteringsprocessen

Vi använder flera digitala verktyg genom hela rekryteringsprocessen. Här är några exempel på när vi tar hjälp av HR-teknik för att effektivisera rekryteringen och få stöttning i att fatta rätt anställningsbeslut.

referenstagning

När det är dags att kontrollera referenser använder vi det digitala verktyget Checkster. Det hjälper oss att automatisera viktiga aspekter av rekryteringsarbetet och ersätter traditionella processer som telefonsamtal och pappersarbete med en digital metod för insamling och utvärdering av referenser. Checkster omfattar också lösningar för att dokumentera intervjuinsikter och minska personalomsättningen.

intervjuer

I takt med att vi börjar genomföra allt fler intervjuer på distans är det viktigt att kunna återskapa upplevelsen av att mötas ansikte mot ansikte i en virtuell miljö. Videokonferensteknik spelar en nyckelroll för oss för att enkelt kunna boka in och genomföra kvalitativa intervjuer utan att någon behöver resa eller lägga ned mer tid än nödvändigt. Videoverktyg ger oss också möjligheten att spela in intervjuerna vilket ofta är användbart, både för arbetsgivaren, som kan gå tillbaka och granska samtalet, och för kandidaten, som kan analysera sin prestation.

annonsering

För att nå rätt målgrupp, med rätt annons, vid rätt tillfälle och kanal har Randstad utformat ett slagkraftigt och branschunikt annonseringserbjudande. Med hjälp av stora mängder datapunkter och smarta algoritmer kan vi identifiera och rikta kommunikationen till såväl passiva som aktiva kandidater inom olika kompetensområden och geografier.

Vi har idag en av branschens mest omfattande digitala annonsspridningar genom annonsering på vår egen hemsida, externa jobbsajter, nyhetsbrev och skräddarsydda lösningar för Google, LinkedIn, Facebook, Instagram, Snapchat och stora banner-nätverk. Annonserna skapas och riktas träffsäkert mot specifika målgrupper genom avancerade matchningsalgoritmer som använder sig av kombinerade data från vår hemsida och från Google eller sociala medieplattformar.

komma igång med randstad

Uppnå högsta möjliga kvalitet och förbättra kontinuerligt upplevelsen för såväl rekryterare som kandidater. Ett samarbete med Randstad ger dig den rätta balansen mellan teknisk effektivitet och mänsklig interaktion.

7

vanliga frågor om rekrytering

vilka anställningsformer bör jag överväga för de roller jag ska tillsätta?

De flesta arbetstagare är tillsvidareanställda. De får lön och eventuellt långsiktiga förmåner som sjukvårdsförsäkring, tjänstepension eller andra förmåner. Tillsvidareanställ medarbetare som du vill ska stanna på företaget och växa med er på lång sikt.

Tillfälligt anställda – frilansare eller flexibel personal från en HR-partner – kan passa bättre för vissa roller, samt vid kortare projekt, säsongsarbetstoppar och oförutsedd frånvaro. Dessa medarbetare betalas inte genom löner, utan oftast på samma sätt som leverantörer, i typfallet per projekt eller arbetad timme. Tillfälligt anställda får oftast inga förmåner från dig, även om vissa arbetsgivare utsträcker förmånerna till att omfatta även tillfällig personal.

Ett rekryteringsföretag som Randstad kan hjälpa dig att avgöra när det är rätt att göra en tillsvidareanställning respektive hyra in en tillfällig medarbetare.

varför uppstår det svårigheter i rekryteringsprocessen?

Alltför ofta överlåts rekryteringen till de anställande cheferna, som inte har detta som sitt viktigaste ansvarsområde. De har egentligen inte tid med rekryteringsarbetet, och än mindre med att optimera rekryteringsprocessen.

I andra fall befinner sig de HR-specialister som sköter rekryteringen alltför långt ifrån de roller som ska tillsättas. De har inte alltid de bästa granskningsprocesserna på plats och belastar ofta den anställande chefen med frågor för att få de insikter de behöver.

vilka fördelar finns det med att samarbeta med ett rekryteringsföretag?

Ett rekryteringsföretag kan sköta hela eller stora delar av rekryteringsarbetet. Rätt partner hjälper dig att långsiktigt optimera rekryteringsprocessen och eliminera ineffektiva inslag med hjälp av digitala verktyg. Ett rekryteringsföretag hjälper dig också att säkerställa att er process är kompetensbaserad och främjar frågor som inkludering och mångfald.

varför ska jag samarbeta med randstad?

Randstad är världsledande inom HR-tjänster och en universell leverantör av rekryteringslösningar, oavsett vilka roller du behöver tillsätta eller vilken typ av arbetstagare du söker. Vår Human Forward-filosofi säkerställer att dina kandidater, medarbetare och rekryteringsansvariga alltid får bästa möjliga upplevelse av rekryteringsprocessen. Vi ser också till att du långsiktigt förbättrar din kompetensförsörjningsstrategi.

Kontakta oss idag om du vill veta mer om hur Randstad kan hjälpa dig att rekrytera rätt medarbetare.

kontakta oss