introduktion

Enligt en färsk studie överväger 40 % av arbetstagarna globalt att byta jobb. Det faktum att så många arbetstagare är beredda att lämna sitt jobb för nya möjligheter är en del av den trend som kallas ”den stora uppsägningen”, och som fått organisationer världen över att sätta ämnet personalomsättning högst på agendan.

Det är tyvärr praktiskt taget omöjligt att helt undvika personalomsättning, men det går att hantera den, och framför allt minska den. Faktum är att det finns mycket ditt företag kan göra för att få medarbetarna att stanna inom verksamheten. 

Här går vi igenom vad personalomsättning är och vad det beror på, och ger tips om åtgärder som din organisation kan vidta för att minska er personalomsättning och motivera medarbetarna till att stanna.

1

vad är personalomsättning?

Personalomsättning är ett mått på hur många medarbetare som lämnat organisationen under en viss tidsperiod. Det är önskvärt att ha en låg personalomsättning, eftersom det har kunnat kopplas till ökad produktivitet, förbättrad stämning och arbetsmoral och bättre kvalitet på varor och tjänster. Personalomsättningen mäts vanligen över en viss tidsperiod, t.ex. per månad, kvartal eller år. Om ditt företag aktivt arbetar för att minska er personalomsättning rekommenderar vi att du att du stämmer av siffrorna en gång i månaden.

Det finns flera typer av personalomsättning, exempelvis:

frivilliga avgångar

Denna typ av personalomsättning omfattar medarbetare som säger upp sig från företaget antingen för att börja jobba för en annan arbetsgivare, för att starta eget eller för att lämna arbetsmarknaden helt och hållet och t.ex. gå i pension. Detta är den typ av personalomsättning som är svårast att hantera och som arbetsgivare bör fokusera på när det gäller att åstadkomma förbättringar.

avskedanden

Här handlar det istället om medarbetare som tvingats lämna företaget av olika skäl. Det kan t.ex. handla om att de brutit mot företagets policy, inte presterat enligt förväntan eller på något sätt betett sig illa. Denna typ av personalomsättning har arbetsgivaren visserligen kontroll över sett till att det är de som är ansvariga för besluten som avskedanden, men är ändå svår att förutse eller planera för eftersom det är en icke-önskvärd situation. 

uppsägningar till följd av arbetsbrist

Denna typ av personalomsättning uppstår när företaget avsiktligt minskar arbetsstyrkans storlek. Planerade uppsägningar kan ske av en rad anledningar, t.ex. minskade produktionskrav, automatisering eller omorganisationer. I de här fallen behöver du som tur är inte rekrytera nya medarbetare, men omfattande uppsägningar kan ändå vara problematiska då de kan påverka trivsel och arbetsmoral negativt och leda till att andra medarbetare lämnar företaget. En uppsägningsplan bör alltid utformas med stor noggrannhet och transparens.

Det kostar i genomsnitt 21 % av en medarbetares lön att tillsätta hans eller hennes tjänst, vilket innebär att hög personalomsättning tenderar att bli dyrt. Med den brist på arbetskraft som råder idag kan hög personalomsättning göra det svårare för företaget att upprätthålla full bemanning. Personalomsättningen kan också störa produktiviteten och leda till sämre kvalitet.

en kvinna hanterar en maskin vid produktionsbandet
en kvinna hanterar en maskin vid produktionsbandet
2

så beräknar du personalomsättning

Innan din organisation kan vidta åtgärder för att hantera er personalomsättning bör ni skapa er en bild av hur denna faktor påverkar företaget. Det gör ni bäst genom att mäta personalomsättningen i företaget. På så sätt kan ni inte bara upptäcka eventuella personalomsättningsproblem, utan också få en utgångspunkt som kan användas för att mäta resultaten av de strategier som införs.

så beräknar du personalomsättningen

Första steget när du beräknar personalomsättningen är att fastställa det genomsnittliga antalet medarbetare som företaget haft under en viss tidsperiod. Den siffran kan du få fram genom att lägga ihop antalet medarbetare vid periodens början med antalet medarbetare vid periodens slut och sedan dela summan med två.

  • genomsnittligt antal medarbetare = ((antal medarbetare i början av perioden) + (antal medarbetare i slutet av perioden)) / 2

Utifrån denna kvot kan du räkna ut företagets personalomsättning genom att dela antalet medarbetare som lämnat företaget under perioden med det genomsnittliga antalet medarbetare och därefter multiplicera med 100.

  • personalomsättning = ((antal medarbetare som slutat på företaget under perioden) / (genomsnittligt antal medarbetare )) · 100
quote icon

Exempel: Den 1 januari har företaget 120 medarbetare, och den 31 december är antalet medarbetare 124.

Först räknar du ut det genomsnittliga antalet medarbetare genom att lägga ihop 120 och 124 och därefter dela med 2. Du får då ett genomsnitt på 122 medarbetare ((120 + 124) / 2 = 122).

Låt säga att det under året har slutat 5 medarbetare på företaget, frivilligt eller ofrivilligt. I så fall delar du antalet medarbetare som lämnat företaget med det genomsnittliga antalet medarbetare och multiplicerar sedan med 100. Beräkningen ser ut så här: (5 / 122) · 100 = 4.

Personalomsättningen under året är alltså 4 % i det här exemplet.

Enligt en färsk rapport från SHRM ligger en genomsnittlig personalomsättning på 12–20 %, men det är rekommenderat att sikta på runt 10 %.

3

vad orsakar personalomsättning?

Personalomsättning är en komplex fråga som drivs av många faktorer, såsom:

hög personalomsättning?

Ladda ner guiden som ger dig 10 orsaker till hög personalomsättning.

ladda ner guiden
4

så minskar du personalomsättningen

Att förstå vad som ligger bakom personalomsättningen är första steget när du vill minska den. Det är först när denna förståelse finns som företaget kan utarbeta en strategi för att övervinna utmaningarna och få medarbetarna att stanna kvar.

Nedan tar vi en titt på några av de bästa metoderna för att minska personalomsättningen.

erbjud arbetslivscoaching 

De två gångna åren har ställt stora krav på anpassning och flexibilitet för organisationer världen över. Resultatet, som kallas ”den stora uppsägningen”, är en mycket ansträngd arbetsmarknad där arbetstagare och arbetsgivare lever i helt olika världar. För globala företag finns det ingenting viktigare just nu än att behålla sin personal. Organisationer tävlar i att motivera, utveckla och framförallt behålla sina bästa medarbetare.

Det är medarbetarna som är hjärtat i en framgångsrik verksamhet. När det går bra för dem går det bra för företaget. För att både medarbetarna och företaget ska nå bättre resultat behöver du utveckla en arbetsplats där alla upplever att arbetet är meningsfullt, att karriären går framåt, att framtiden ser ljus ut och att deras behov beaktas och tillgodoses.

Sätt medarbetarna i centrum för affärsstrategin. Individuell coaching hjälper medarbetarna att sätta och uppnå konkreta mål för att förbättra sitt arbetsliv. Det skapar trygga, förtroendefulla samtal, och ger medarbetarna möjlighet att ta ett steg tillbaka och se saker ur ett annat perspektiv, att upptäcka och tänka nytt. De får större möjlighet att ta sig an utmaningar och övervinna hinder med gott självförtroende. De kan återerövra känslan av mening och passion för arbetet, avancera i det de gör, utvidga sin kompetens och fatta välgrundade beslut om sin framtid. När medarbetarna får den vägledning och det stöd de behöver får de större makt över sin egen situation.

Randstad RiseSmart Coaching Report 2022

Läs mer om den viktiga roll som arbetslivscoaching kan spela för att få medarbetare att stanna på företaget.

ladda ner guiden
två kvinnor sitter på ett fönsterbräde och dricker kaffe och pratar
två kvinnor sitter på ett fönsterbräde och dricker kaffe och pratar

utvärdera ert employer brand 

Det sista du vill är att medarbetare lämnar företaget på grund av en dålig arbetsmiljö. Det är ett problem som kan växa snabbt och leda till kraftigt ökad personalomsättning. Tyvärr blir resultatet ofta att de medarbetare som har en negativ inverkan på miljön stannar, medan de som vill ha en positiv arbetsmiljö lämnar företaget.

Ta dig tid att utvärdera er företagskultur genom enskilda intervjuer och medarbetarundersökningar. Exitintervjuer kan också ge insikter om orsakerna till att medarbetare lämnar företaget. Vidta snabba åtgärder om det framkommer att det finns problem eller negativa situationer som rör arbetsmiljön. Nästa steg blir antingen att anpassa kulturen på arbetsplatsen till de krav som dagens arbetstagare ställer eller att stärka och tydliggöra den kultur som redan råder för att säkerställa att medarbetarna verkligen förstår företagets värderingar.

erbjud konkurrenskraftiga löner och förmåner

Lönen är, och har alltid varit, den främsta drivkraften för att byta jobb. På en hårt konkurrensutsatt arbetsmarknad som den vi ser idag måste arbetsgivare som vill behålla sina medarbetare erbjuda ett konkurrenskraftigt lön- och förmånspaket. Om det var mer än ett år sedan ni gjorde en bedömning av företagets personalförmåner bör ni inte vänta längre.

Om ditt företag vill attrahera och behålla kompetenta medarbetare måste ni erbjuda konkurrenskraftiga löner och förmåner. Börja med att analysera lönerna i er bransch för att fastställa hur de löner ni erbjuder i nuläget ligger till i förhållande till andra arbetsgivare i branschen. Med hjälp av denna information kan du fastställa de optimala löneintervallen för ditt företag.

Läs mer om varför det är viktigt att  utveckla ett attraktivt förmånspaket.

utveckla program för kompetens- och karriärutveckling

Ta inte risken att förlora dina bästa medarbetare för att de saknar möjligheter att avancera i företaget. Utveckla istället ett starkt utbildningsprogram som gör det möjligt för medarbetarna att utveckla sin kompetens och sina karriärmöjligheter. Till exempel är det bra att erbjuda både interna och externa utbildningsmöjligheter och möjlighet att få kurser betalda samt att investera i mentorskaps- eller lärlingsprogram.

Dessutom kan investeringar i kompetensutveckling och omskolning inte bara minska personalomsättningen, utan också kompetensbristen och göra det möjligt för företaget att säkerställa sin tillgång till kompetens, nu och i framtiden. Visst låter det som något som både medarbetarna och företaget vinner på?

Utarbeta också en process för intern karriärutveckling. Våra studier visar att nästan hälften av den globala arbetskraften anser att karriärutveckling är en av de främsta drivkrafterna för att byta jobb. På detta område kan du överväga allt från att utlysa lediga tjänster internt innan ni utannonserar dem till att utarbeta en omfattande strategi för intern successionsplanering.

erbjuda flexibla arbetsformer

Enligt vår senaste Employer Brand Research är möjligheten att upprätthålla en sund balans mellan jobb och fritid den tredje viktigaste drivkraften för att byta jobb. Du kan hjälpa medarbetarna att balansera jobb och fritid genom att bygga in en viss nivå av flexibilitet i arbetsschemat.

Det kan innebära t.ex. att du möjliggör hybridarbete, så att medarbetarna kan jobba hemifrån några dagar i veckan eller att du ger personalen frihet att lägga sina egna scheman. När det gäller tjänster som inte medger denna typ av flexibilitet finns det ändå saker du kan göra för att underlätta för medarbetare att balansera jobb och fritid. Överväg till exempel att erbjuda mer betald ledighet och ge medarbetarna större frihet att välja hur de ska utnyttja de lediga dagarna. Andra alternativ, som möjlighet att byta skift, komprimerad arbetstid eller deltidsalternativ kan också vara bra lösningar.

quote icon

Möjligheten att upprätthålla en sund balans mellan jobb och fritid är den tredje viktigaste drivkraften för att byta jobb.

inför ett erkännandeprogram

Om ditt företag inte redan har ett erkännandeprogram på plats är det dags att införa ett sådant. Har företaget redan ett sådant program är det läge att lyfta fram det och göra mesta möjliga av det.

Företag ser ofta en direkt korrelation mellan graden av personalomsättning och det erkännande man visar personalen. Faktum är att en ny studie visar att erkännande på arbetsplatsen motiverar, ger en känsla av att man lyckas och åstadkommer saker samt får medarbetarna att känna sig uppskattade. Detta leder i sin tur till ökad lojalitet mot företaget och minskad personalomsättning.

Det viktigaste att tänka på när man administrerar ett erkännandeprogram är att alltid vara rättvis, opartisk, transparent och konsekvent. Erkännandet bör förmedlas från den högsta ledningen till chefsnivån och sedan vidare ut i organisationen på ett socialt, engagerande och meningsfullt sätt.

5

ersättningens betydelse för minska personalomsättningen

Enligt en undersökning som Microsoft nyligen genomfört överväger fyra av tio arbetstagare globalt att lämna sina jobb. Det finns flera olika orsaker till att man vill byta jobb, och enligt våra undersökningar är lönen en av de främsta drivkrafterna. För dig som arbetsgivare innebär det att ni kan få det svårt att attrahera medarbetare om ni inte erbjuder konkurrenskraftiga löner och förmåner, och ni riskerar till och med att förlora befintliga medarbetare.

quote icon

Fyra av tio arbetstagare globalt överväger att lämna sina jobb.

Det är inte bara så att dagens arbetstagare vill ha bättre löner. De har också makten att kräva det. Den rådande arbetskraftsbristen i kombination med den växande kompetensbristen har skapat en kandidatdriven arbetsmarknad. I slutänden kommer företaget, om den ersättning och förmåner ni erbjuder inte motsvarar den som andra arbetsgivare i branschen erbjuder, att få svårt att behålla sina medarbetare.

6

så utvecklar du ett attraktivt lön- och förmånspaket

Det kan tyckas riskabelt att höja lönerna på en osäker marknad. Men den verkliga frågan är: ”Har ditt företag råd att inte höja lönerna?” Har du råd att förlora skickliga medarbetare eller att lägga tid på att försöka attrahera nya kvalificerade kandidater till lediga tjänster? Förmodligen inte.

Den goda nyheten är att en rätt utförd höjning av lönerna ofta kan betala sig själv genom minskad frånvaro och personalomsättning och ökad produktion och kvalitet. Tricket är att fastställa vad som är den optimala lönen på just er marknad. Lönen ska vara tillräckligt hög för att stå sig i konkurrensen på er arbetsmarknad och i er bransch, men inte så hög att den påverkar företagets övergripande stabilitet eller lönsamhet.

en leende kvinnlig hotellreceptionist hjälper en gäst
en leende kvinnlig hotellreceptionist hjälper en gäst

Första steget när du ska ta fram ett effektivt lön- och förmånspaket är att utarbeta en heltäckande lönestrategi som ligger i linje med företagets övergripande affärsmål. Det är också viktigt att förstå krav, smärtpunkter och rekryteringstrender på just er marknad. När du har gjort en sådan kartläggning kan du ta fram ett lön- och förmånspaket som appellerar till både kandidater och befintliga medarbetare. Börja med att göra en lönerevision där du jämför era nuvarande löner med vad konkurrerande arbetsgivare i ert lokalområde och er bransch erbjuder. På så vis blir det lättare att fastställa om företagets löner måste justeras eller om ni ligger i linje med branschen i övrigt.

Ett företag som vill förbli relevant på dagens arbetsmarknad måste göra mer än höja lönerna. Det handlar om att kunna erbjuda ett brett förmånspaket som appellerar till arbetstagarna. Det innebär att paketet måste omfatta meningsfulla förmåner, t.ex. sjukvårdsförsäkring, betald ledighet, flexibla arbetsformer, eller vidareutbildning. Ta dig tid att skapa dig en bild av vad dagens talanger vill ha, särskilt på den plats och i den bransch där ditt företag verkar. 

För fler strategiska tips, ladda ned vår guide om hur du utvecklar ett attraktivt förmånspaket.

7

så kan randstad hjälpa dig att minska personalomsättningen

Vi på Randstad hjälper organisationer över hela världen att förbättra sina rekryteringsmetoder och därmed minska sin personalomsättning. Vi vet att inget företag är det andra likt. Därför erbjuder vi skräddarsydda lösningar, anpassade till varje kunds specifika behov.

Våra tjänster varierar alltså något beroende på kundernas behov. Nedan följer dock några exempel på vad vi kan hjälpa till med när det gäller att minska personalomsättningen.