personalomsättning.

Personalomsättning är ett mått på hur många medarbetare som lämnat organisationen under en viss tidsperiod. Det är önskvärt att ha en låg personalomsättning, eftersom det har kunnat kopplas till ökad produktivitet, förbättrad stämning och arbetsmoral och bättre kvalitet på varor och tjänster. Personalomsättningen mäts vanligen över en viss tidsperiod, t.ex. per månad, kvartal eller år. Om ditt företag aktivt arbetar för att minska er personalomsättning rekommenderar vi att du att du stämmer av siffrorna en gång i månaden.

Det finns flera typer av personalomsättning, exempelvis:

frivilliga avgångar

Denna typ av personalomsättning omfattar medarbetare som säger upp sig från företaget antingen för att börja jobba för en annan arbetsgivare, för att starta eget eller för att lämna arbetsmarknaden helt och hållet och t.ex. gå i pension. Detta är den typ av personalomsättning som är svårast att hantera och som arbetsgivare bör fokusera på när det gäller att åstadkomma förbättringar.

avskedanden

Här handlar det istället om medarbetare som tvingats lämna företaget av olika skäl. Det kan t.ex. handla om att de brutit mot företagets policy, inte presterat enligt förväntan eller på något sätt betett sig illa. Denna typ av personalomsättning har arbetsgivaren visserligen kontroll över sett till att det är de som är ansvariga för besluten som avskedanden, men är ändå svår att förutse eller planera för eftersom det är en icke-önskvärd situation. 

uppsägningar till följd av arbetsbrist

Denna typ av personalomsättning uppstår när företaget avsiktligt minskar arbetsstyrkans storlek. Planerade uppsägningar kan ske av en rad anledningar, t.ex. minskade produktionskrav, automatisering eller omorganisationer. I de här fallen behöver du som tur är inte rekrytera nya medarbetare, men omfattande uppsägningar kan ändå vara problematiska då de kan påverka trivsel och arbetsmoral negativt och leda till att andra medarbetare lämnar företaget. En uppsägningsplan bör alltid utformas med stor noggrannhet och transparens.

Det kostar i genomsnitt 21 % av en medarbetares lön att tillsätta hans eller hennes tjänst, vilket innebär att hög personalomsättning tenderar att bli dyrt. Med den brist på arbetskraft som råder idag kan hög personalomsättning göra det svårare för företaget att upprätthålla full bemanning. Personalomsättningen kan också störa produktiviteten och leda till sämre kvalitet.

Enligt uppgifter från Work Institute kostar varje förlorad medarbetare företaget i genomsnitt en tredjedel av årslönen.

Gallup sätter siffran ännu högre och menar att värdet av en bra ersättare motsvarar en halv till två gånger den ursprungliga medarbetarens lön. Om ditt företag har problem med att behålla medarbetare kan det därför få betydande konsekvenser för resultatet och skada företagets varumärke.  

För att göra en korrekt uppskattning av hur mycket det kostar att ersätta en anställd i din organisation måste du ta hänsyn till direkta och indirekta kostnader (och även vissa immateriella tillgångar).

den direkta kostnaden för att anställa en medarbetare

Den mest uppenbara faktorn vid beräkning av omsättningskostnader är den kostnad som är förknippad med nyrekryteringar. Beroende på din rekryteringsprocess och medarbetarens nivå kan du ha några eller alla av följande utlägg:

• platsannonser
• rekryteringsföretag
• tillfälligt anställda och vikarier
• löneanslag till HR och chefer för att granska och intervjua potentiella medarbetare
• rese- och flyttkostnader
• bonusar vid undertecknande
• kostnader för introduktion av en nyanställd, inklusive utbildning, tilldelning av utrustning och teknisk installation

Om du tittar på ovanstående utgifter kan du se en klar fördel med att anställa internt. Ni har sannolikt en intern webbsida för platsannonsering och kan eliminera en stor del av bakgrundskontroller och introduktionen av nyanställda. Dessutom har du redan ett register över den anställdes arbetsprestationer och förmodligen en god uppfattning om dennes kompetens och tillgångar.

Oavsett om du anställer internt eller externt har du inte råd att låta bra medarbetare försvinna ut genom dörren. Särskilt inte när det finns sätt att lösa problemet. Dessutom utgör de direkta kostnaderna bara en del av kostnaderna för personalomsättning.

den indirekta kostnaden för att anställa en medarbetare

När ledningen överväger kostnader för personalomsättning förbiser de ofta indirekta kostnader, som visserligen kan vara svåra att mäta. Men enligt Work Institute kan indirekta kostnader stå för över två tredjedelar av kostnaden för att förlora en medarbetare och kan ge bestående skador på företagets varumärke. Nedan följer några exempel på indirekta kostnader.

produktivitetsförlust

När en enda medarbetare lämnar en organisation minskar produktiviteten och kontinuiteten. Om personalomsättningen är hög kan du räkna med en betydande nedgång i service eller produktion. Missade deadlines kan göra det svårt att få och behålla kunder och allvarligt påverka kassaflödet.

Produktiviteten sjunker när arbetsstyrkan är ofullständig. Även om man ersätter medarbetare tar det tid att få de nyanställda att komma in i sina nya arbetsuppgifter. Tänk på dessa dolda kostnader för att introducera nya medarbetare:

• förlorad arbetstid på grund av onboarding-processer, inklusive löner, utrustning och referenser
• korrigering av misstag
• långsammare prestationer, som är vanligt i början då man inte har lärt sig den nya utrustningen och nya rutiner

Dessutom kräver var och en av ovanstående situationer input eller hjälp från nuvarande anställda, vilket minskar deras totala produktivitet. Society for Human Resource Management räknar med att ett omfattande introduktionsprogram med orientering och mentorskap kan pågå i 12 månader.

Processen är ännu längre när det gäller att ersätta ledare på hög nivå. McKinsey fann att det kan ta över ett år för nya chefer att bygga upp förtroende, implementera strategier och sätta samman ett team.

sjunkande moral

Att förlora en kollega kan vara jobbigt för nuvarande anställda, särskilt om de haft en långvarig eller särskilt vänskaplig relation. Ibland tillbringar man mer tid med sina arbetskamrater än med familj eller vänner. Den kvarvarande medarbetaren kan känna sig bitter över att företaget inte gjorde mer för att behålla medarbetaren eller avskräckt över att behöva lära upp och lära känna en ny person.

Dessutom kan uppsägningar vara smittsamma, och andra anställda undrar om det finns bättre möjligheter någon annanstans. Om den medarbetare som slutade håller kontakten med sina tidigare kollegor kan de uppmuntra andra att hoppa av, särskilt om flytten har varit positiv.

utarmning av kunskap

När medarbetare slutar tar de med sig en enorm kunskapsbank - från något så obetydligt som vilken IT-personal som är mest effektiv på att lösa plattformsbuggar till hur man laddar och använder en krånglig maskin på rätt sätt. Besöksnäringen och försäljningsbranschen är starkt beroende av personlig kundservice, och förlusten av en värdefull medarbetare kan också bidra till kundbortfall.

Om ditt företag erbjuder utbildnings- och utvecklingsmöjligheter, vilket är ett måste på dagens konkurrensutsatta arbetsmarknad, kommer du också att förlora pengar som lagts på att förbättra medarbetarnas kompetens. Faktum är att varje krona du betalade för att utveckla den anställde nu kommer att gynna dennes framtida arbetsgivare.

skadligt för varumärket

En hög personalomsättning kan vara skadligt för ditt företags varumärke. Sociala medier har gjort det enkelt för potentiella medarbetare att undersöka alla aspekter av en organisation, inklusive dess rykte som arbetsgivare.

Även om ett enstaka klagomål från en missnöjd anställd kan vara ofarligt, bör du vara orolig om de flesta av dina tidigare anställda lämnar negativa omdömen. I slutändan kan det bli svårt att attrahera medarbetare, vilket skapar en ond cirkel av dåliga framtidsutsikter, missnöjda medarbetare och en krympande retentionsgrad.

Om du å andra sidan har en arbetsstyrka som är fylld av nöjda medarbetare med lång erfarenhet kommer du att uppleva en mer positiv arbetsplats. Och genom att fokusera på internrekrytering kan du behålla dina medarbetares förtroende och fylla rollerna med beprövade vinnare.

Innan din organisation kan vidta åtgärder för att hantera er personalomsättning bör ni skapa er en bild av hur denna faktor påverkar företaget. Det gör ni bäst genom att mäta personalomsättningen i företaget. På så sätt kan ni inte bara upptäcka eventuella personalomsättningsproblem, utan också få en utgångspunkt som kan användas för att mäta resultaten av de strategier som införs.

så beräknar du personalomsättningen

Första steget när du beräknar personalomsättningen är att fastställa det genomsnittliga antalet medarbetare som företaget haft under en viss tidsperiod. Den siffran kan du få fram genom att lägga ihop antalet medarbetare vid periodens början med antalet medarbetare vid periodens slut och sedan dela summan med två.

• genomsnittligt antal medarbetare = ((antal medarbetare i början av perioden) + (antal medarbetare i slutet av perioden)) / 2

Utifrån denna kvot kan du räkna ut företagets personalomsättning genom att dela antalet medarbetare som lämnat företaget under perioden med det genomsnittliga antalet medarbetare och därefter multiplicera med 100.

• personalomsättning = ((antal medarbetare som slutat på företaget under perioden) / (genomsnittligt antal medarbetare )) · 100

Enligt en färsk rapport från SHRM ligger en genomsnittlig personalomsättning på 12–20 %, men det är rekommenderat att sikta på runt 10 %.

Personalomsättning är en komplex fråga som drivs av många faktorer, såsom:

Att förstå vad som ligger bakom personalomsättningen är första steget när du vill minska den. Det är först när denna förståelse finns som företaget kan utarbeta en strategi för att övervinna utmaningarna och få medarbetarna att stanna kvar.

Nedan tar vi en titt på några av de bästa metoderna för att minska personalomsättningen.

erbjud arbetslivscoaching 

De två gångna åren har ställt stora krav på anpassning och flexibilitet för organisationer världen över. Resultatet, som kallas ”den stora uppsägningen”, är en mycket ansträngd arbetsmarknad där arbetstagare och arbetsgivare lever i helt olika världar. För globala företag finns det ingenting viktigare just nu än att behålla sin personal. Organisationer tävlar i att motivera, utveckla och framförallt behålla sina bästa medarbetare.

Det är medarbetarna som är hjärtat i en framgångsrik verksamhet. När det går bra för dem går det bra för företaget. För att både medarbetarna och företaget ska nå bättre resultat behöver du utveckla en arbetsplats där alla upplever att arbetet är meningsfullt, att karriären går framåt, att framtiden ser ljus ut och att deras behov beaktas och tillgodoses.

Sätt medarbetarna i centrum för affärsstrategin. Individuell coaching hjälper medarbetarna att sätta och uppnå konkreta mål för att förbättra sitt arbetsliv. Det skapar trygga, förtroendefulla samtal, och ger medarbetarna möjlighet att ta ett steg tillbaka och se saker ur ett annat perspektiv, att upptäcka och tänka nytt. De får större möjlighet att ta sig an utmaningar och övervinna hinder med gott självförtroende. De kan återerövra känslan av mening och passion för arbetet, avancera i det de gör, utvidga sin kompetens och fatta välgrundade beslut om sin framtid. När medarbetarna får den vägledning och det stöd de behöver får de större makt över sin egen situation.

utvärdera ert employer brand 

Det sista du vill är att medarbetare lämnar företaget på grund av en dålig arbetsmiljö. Det är ett problem som kan växa snabbt och leda till kraftigt ökad personalomsättning. Tyvärr blir resultatet ofta att de medarbetare som har en negativ inverkan på miljön stannar, medan de som vill ha en positiv arbetsmiljö lämnar företaget.

Ta dig tid att utvärdera er företagskultur genom enskilda intervjuer och medarbetarundersökningar. Exitintervjuer kan också ge insikter om orsakerna till att medarbetare lämnar företaget. Vidta snabba åtgärder om det framkommer att det finns problem eller negativa situationer som rör arbetsmiljön. Nästa steg blir antingen att anpassa kulturen på arbetsplatsen till de krav som dagens arbetstagare ställer eller att stärka och tydliggöra den kultur som redan råder för att säkerställa att medarbetarna verkligen förstår företagets värderingar.

erbjud konkurrenskraftiga löner och förmåner

Lönen är, och har alltid varit, den främsta drivkraften för att byta jobb. På en hårt konkurrensutsatt arbetsmarknad som den vi ser idag måste arbetsgivare som vill behålla sina medarbetare erbjuda ett konkurrenskraftigt lön- och förmånspaket. Om det var mer än ett år sedan ni gjorde en bedömning av företagets personalförmåner bör ni inte vänta längre.

Om ditt företag vill attrahera och behålla kompetenta medarbetare måste ni erbjuda konkurrenskraftiga löner och förmåner. Börja med att analysera lönerna i er bransch för att fastställa hur de löner ni erbjuder i nuläget ligger till i förhållande till andra arbetsgivare i branschen. Med hjälp av denna information kan du fastställa de optimala löneintervallen för ditt företag.

Läs mer om varför det är viktigt att  utveckla ett attraktivt förmånspaket.

utveckla program för kompetens- och karriärutveckling

Ta inte risken att förlora dina bästa medarbetare för att de saknar möjligheter att avancera i företaget. Utveckla istället ett starkt utbildningsprogram som gör det möjligt för medarbetarna att utveckla sin kompetens och sina karriärmöjligheter. Till exempel är det bra att erbjuda både interna och externa utbildningsmöjligheter och möjlighet att få kurser betalda samt att investera i mentorskaps- eller lärlingsprogram.

Dessutom kan investeringar i kompetensutveckling och omskolning inte bara minska personalomsättningen, utan också kompetensbristen och göra det möjligt för företaget att säkerställa sin tillgång till kompetens, nu och i framtiden. Visst låter det som något som både medarbetarna och företaget vinner på?

Utarbeta också en process för intern karriärutveckling. Våra studier visar att nästan hälften av den globala arbetskraften anser att karriärutveckling är en av de främsta drivkrafterna för att byta jobb. På detta område kan du överväga allt från att utlysa lediga tjänster internt innan ni utannonserar dem till att utarbeta en omfattande strategi för intern successionsplanering.

erbjuda flexibla arbetsformer

Enligt vår senaste Employer Brand Research är möjligheten att upprätthålla en sund balans mellan jobb och fritid den tredje viktigaste drivkraften för att byta jobb. Du kan hjälpa medarbetarna att balansera jobb och fritid genom att bygga in en viss nivå av flexibilitet i arbetsschemat.

Det kan innebära t.ex. att du möjliggör hybridarbete, så att medarbetarna kan jobba hemifrån några dagar i veckan eller att du ger personalen frihet att lägga sina egna scheman. När det gäller tjänster som inte medger denna typ av flexibilitet finns det ändå saker du kan göra för att underlätta för medarbetare att balansera jobb och fritid. Överväg till exempel att erbjuda mer betald ledighet och ge medarbetarna större frihet att välja hur de ska utnyttja de lediga dagarna. Andra alternativ, som möjlighet att byta skift, komprimerad arbetstid eller deltidsalternativ kan också vara bra lösningar.

inför ett erkännandeprogram

Om ditt företag inte redan har ett erkännandeprogram på plats är det dags att införa ett sådant. Har företaget redan ett sådant program är det läge att lyfta fram det och göra mesta möjliga av det.

Företag ser ofta en direkt korrelation mellan graden av personalomsättning och det erkännande man visar personalen. Faktum är att en ny studie visar att erkännande på arbetsplatsen motiverar, ger en känsla av att man lyckas och åstadkommer saker samt får medarbetarna att känna sig uppskattade. Detta leder i sin tur till ökad lojalitet mot företaget och minskad personalomsättning.

Det viktigaste att tänka på när man administrerar ett erkännandeprogram är att alltid vara rättvis, opartisk, transparent och konsekvent. Erkännandet bör förmedlas från den högsta ledningen till chefsnivån och sedan vidare ut i organisationen på ett socialt, engagerande och meningsfullt sätt.

Enligt en undersökning som Microsoft nyligen genomfört överväger fyra av tio arbetstagare globalt att lämna sina jobb. Det finns flera olika orsaker till att man vill byta jobb, och enligt våra undersökningar är lönen en av de främsta drivkrafterna. För dig som arbetsgivare innebär det att ni kan få det svårt att attrahera medarbetare om ni inte erbjuder konkurrenskraftiga löner och förmåner, och ni riskerar till och med att förlora befintliga medarbetare.

Det är inte bara så att dagens arbetstagare vill ha bättre löner. De har också makten att kräva det. Den rådande arbetskraftsbristen i kombination med den växande kompetensbristen har skapat en kandidatdriven arbetsmarknad. I slutänden kommer företaget, om den ersättning och förmåner ni erbjuder inte motsvarar den som andra arbetsgivare i branschen erbjuder, att få svårt att behålla sina medarbetare.

Det kan tyckas riskabelt att höja lönerna på en osäker marknad. Men den verkliga frågan är: ”Har ditt företag råd att inte höja lönerna?” Har du råd att förlora skickliga medarbetare eller att lägga tid på att försöka attrahera nya kvalificerade kandidater till lediga tjänster? Förmodligen inte.

Den goda nyheten är att en rätt utförd höjning av lönerna ofta kan betala sig själv genom minskad frånvaro och personalomsättning och ökad produktion och kvalitet. Tricket är att fastställa vad som är den optimala lönen på just er marknad. Lönen ska vara tillräckligt hög för att stå sig i konkurrensen på er arbetsmarknad och i er bransch, men inte så hög att den påverkar företagets övergripande stabilitet eller lönsamhet.

Första steget när du ska ta fram ett effektivt lön- och förmånspaket är att utarbeta en heltäckande lönestrategi som ligger i linje med företagets övergripande affärsmål. Det är också viktigt att förstå krav, smärtpunkter och rekryteringstrender på just er marknad. När du har gjort en sådan kartläggning kan du ta fram ett lön- och förmånspaket som appellerar till både kandidater och befintliga medarbetare. Börja med att göra en lönerevision där du jämför era nuvarande löner med vad konkurrerande arbetsgivare i ert lokalområde och er bransch erbjuder. På så vis blir det lättare att fastställa om företagets löner måste justeras eller om ni ligger i linje med branschen i övrigt.

Ett företag som vill förbli relevant på dagens arbetsmarknad måste göra mer än höja lönerna. Det handlar om att kunna erbjuda ett brett förmånspaket som appellerar till arbetstagarna. Det innebär att paketet måste omfatta meningsfulla förmåner, t.ex. sjukvårdsförsäkring, betald ledighet, flexibla arbetsformer, eller vidareutbildning. Ta dig tid att skapa dig en bild av vad dagens talanger vill ha, särskilt på den plats och i den bransch där ditt företag verkar. 

För fler strategiska tips, ladda ned vår guide om hur du utvecklar ett attraktivt förmånspaket.

Vi på Randstad hjälper organisationer över hela världen att förbättra sina rekryteringsmetoder och därmed minska sin personalomsättning. Vi vet att inget företag är det andra likt. Därför erbjuder vi skräddarsydda lösningar, anpassade till varje kunds specifika behov.

Våra tjänster varierar alltså något beroende på kundernas behov. Nedan följer dock några exempel på vad vi kan hjälpa till med när det gäller att minska personalomsättningen.