bästa praxis för kartläggning av medarbetarresan.

Konkurrensen om att attrahera och behålla kompetenta medarbetare är fortsatt hård, och som arbetsgivare har du alla möjligheter att påverka ert utfall genom att skapa en positiv medarbetarupplevelse. När dina medarbetare är engagerade och trivs på arbetsplatsen kan det påverka allt från rekryteringsprocess och personalomsättning, till högre kvalitet och produktivitet.

För att skapa en effektiv strategi för medarbetarupplevelsen är det viktigt att först förstå de olika stegen i medarbetarresan och de utmaningar och förväntningar som dina medarbetare har i olika skeden av sin anställning. Att kartlägga medarbetarresan, även känt som “employer journey mapping” är ett effektivt sätt att visualisera, spåra och hantera medarbetarnas upplevelse.

I den här artikeln går vi igenom varje steg av medarbetarresan och hur var och ett av dem påverkar medarbetarnas helhetsupplevelse av ditt företag, samt ger tips på hur du kan förbättra varje steg. 

vad är medarbetarresan?

Medarbetarresan omfattar alla de steg som dina medarbetare går igenom, från den första kontakten med ditt varumärke till att de slutligen lämnar din organisation. Att förstå dess olika faser är avgörande för att du ska kunna skapa en bra medarbetarupplevelse, som i förlängningen kan ha positiv inverkan på ditt employer brand. Genom att analysera de olika moment som formar medarbetarnas upplevelse kan du börja identifiera gap och förbättringsområden och sätta strategier för att hantera dem. 

medarbetarresans 7 olika steg

Medarbetarresan delas vanligtvis in i sju steg, som börjar med attraktionsfasen och slutar med offboarding. Även om detta kan variera beroende på verksamhet, är följande sju steg allmänt erkända.

1. attrahera

Medarbetarupplevelsen börjar långt före den första dagen på jobbet. Den första kontakten sker vanligtvis genom jobbannonser, rekommendationer eller inlägg i sociala medier. Det primära målet i detta första steg är att fånga potentiella medarbetares intresse och göra ett positivt första intryck.

För att lyckas i detta skede är det viktigt att skriva engagerande jobbannonser som innehåller följande:

• Korrekt arbetsbeskrivning: Din jobbannons bör ge en korrekt bild av rollen och hur det är att arbeta inom företaget.
• Inkluderande språk: Dina jobbannonser ska vara fria från diskriminerande eller exkluderande språk. Var till exempel noga med att använda könsneutrala termer i alla jobbannonser. Det här kommer att hjälpa dig att attrahera en bredare grupp talanger.
• Nå ut i rätt kanaler: Genom att ha en strategi för vilka kanaler du ska använda dig av beroende på målgrupp kommer du kunna öka räckvidden för din jobbannons och därmed nå flera.

Hur din organisation positionerar sig under attraktionsfasen har en direkt inverkan på ditt rekryteringsresultat. Därför är det av högsta vikt att bygga upp ett starkt employer brand. Ditt employer brand bör genomsyras av företagets uppdrag och mål och stämma överens med verkligheten för att få stor genomslagskraft.

2. rekrytering 

Om ni har lyckats i attraktionsfasen och fångat potentiella kandidaters uppmärksamhet är nästa steg att övertyga dem om att söka era lediga tjänster. Denna fas av medarbetarresan inkluderar flera olika steg, bland annat: 

• Ansökan: Ansökningsformuläret som kandidater skickar in för att uttrycka sitt intresse för en tjänst. 
• Urval: I detta steg granskar ni CV:n och utvärderar kandidaterna utifrån den aktuella kravprofilen för att avgöra deras lämplighet för tjänsten.
• Rekryteringstester: Det finns olika typer av rekryteringstester, exempelvis färdighetstester och personlighetstester, som du kan använda för att utvärdera hur väl en kandidat passar för en specifik tjänst.  
• Intervju: Det strukturerade samtalet mellan arbetsgivaren och kandidaten, som syftar till att få en bättre bild av om kandidaten och om de har de nödvändiga kompetenserna och för rollen. 
• Bakgrunds- och referenskontroller: En bakgrundskontroll är en grundlig undersökning av en kandidats bakgrund, som kan omfatta verifiering av identitet, kontroll av eventuella brottsregister eller granskning av anställnings- och utbildningshistorik. Referenser å andra sidan syftar till att samla in feedback från kandidatens tidigare arbetsgivare, kollegor och andra professionella kontakter.
• Beslut och anställningserbjudande: I detta skede har en kandidat valts ut som slutkandidat och får  ett anställningserbjudande.

I alla dessa steg är det viktigt att du ser till kandidaternas upplevelse av processen. Om till exempel ansökningsfasen är komplicerad eller väldigt tidskrävande riskerar ni att tappa kompetenta kandidater på vägen. Försök därför att göra varje steg så enkelt som möjligt, utan att för den sakens skull tumma på kvalitén eller er möjlighet att få den information ni behöver för att kunna göra en bedömning. 

Något annat som behöver genomsyra hela rekryteringsprocessen är transparens. Att ha en nära kontakt med kandidaterna och en riktigt bra rutin för återkoppling i processen är avgörande för att inte riskera missnöje.

3. onboarding

Introduktionsfasen löper från det att en kandidat tackar ja till jobberbjudandet tills dess att kandidaten är insatt i sin nya roll. Nyanställda är vanligtvis förväntansfulla inför att börja på sitt nya jobb. Här har du din chans att bygga vidare på denna förväntan och introducera medarbetaren till företagets värderingar och vision.

Undersökningar visar att så många som 88 % av de anställda är missnöjda med introduktionen på sin arbetsplats. Introduktionen är ett viktigt steg och sköts den inte på rätt sätt är sannolikheten större att den nyanställde inte trivs och söker sig till en ny tjänst. 

En väl utformad introduktionsprocess ger medarbetaren gott om tid att komma in i företagskulturen och i sin nya roll. En framgångsrik onboarding-process bör innehålla följande byggstenar:  

• Välkomnande: Det är viktigt att den nya medarbetaren känner sig välkommen in i verksamheten av alla, från seniora chefer till teammedlemmar som de kommer att arbeta tillsammans med. Att ge ett varmt välkomnande hjälper nya kollegor att känna sig bekväma på arbetsplatsen och motiverade till att göra sitt bästa för företaget, vilket bidrar till både effektivitet och produktivitet.
• Kultur: Främja en känsla av gemenskap genom att utbilda de nya medarbetarna om organisationens värderingar, vision, mål och uppdrag.
• Tydliggörande: Lägg tid på att se till att medarbetarna förstår sina nya arbetsuppgifter och vad du har för förväntningar.
• Efterlevnad: Se till att nyanställda förstår grundläggande juridiska och policyrelaterade regler och bestämmelser som gäller på arbetsplatsen.

4. utveckling

I 2024 års upplaga av vår rapport Employer Brand Research uppger 59 % av arbetstagarna att de tycker att möjligheter till utveckling är viktigt. Samtidigt uppger en av fyra (23%) att de inte får tillräckliga möjligheter att utvecklas i sin roll.

Genom att skapa ett omfattande utbildnings- och utvecklingsprogram kan du uppmuntra dina medarbetare att stanna kvar hos er och utveckla sin karriär inom företaget. 

5. feedback och erkännande

Det första många tänker på när de funderar över prestation och feedback är utvecklingssamtalen med medarbetarna. Om ditt företag enbart förlitar sig på dessa tillfällen kan ni  riskera att förlora medarbetare. En nyligen genomförd undersökning bland amerikanska arbetstagare visar att 92 % vill ha feedback mer än en gång om året, vilket är en av flera anledningar till att löpande feedback är att föredra. 

Som tur är gör dagens teknik det enklare än någonsin att ge både feedback och erkännande till medarbetarna. Istället för att vänta till de årliga utvecklingssamtalen, finns det många verktyg du kan använda för att ge dina medarbetare omedelbar feedback. Återkoppling gör att chefer och arbetsledare snabbt kan ta itu med negativa beteenden och samtidigt uppmuntra och belöna positiva prestationer.

Feedback bör vara meningsfull, opartisk och engagerande. Annars kan den slå tillbaka mot dig som chef och göra dina medarbetare ännu mer frustrerade. Därför är det viktigt att ge cheferna i verksamheten förutsättningar, utbildning, stöd i sitt ledarskap och feedback.

6. bibehållande och engagemang

Bibehållande och engagemang går hand i hand. Det är en omöjlig ekvation att upprätthålla en låg personalomsättning utan att samtidigt fokusera på medarbetarnas engagemang. Därför handlar det här steget i medarbetarnas livscykel om att utveckla strategier för att uppmuntra medarbetarna att stanna kvar inom företaget. Några av dessa strategier kan t.ex. vara att: 

• Förbättra kommunikationen: Effektiv kommunikation är en viktig del av medarbetarnas engagemang. En  öppen och transparent kommunikation skapar förtroende mellan arbetsgivare och arbetstagare. För att förbättra kommunikationen kan du överväga att hålla regelbundna möten för hela företaget för att dela med dig av organisationens mål och prestationer.
• Utveckla starka ledare: Ledare i företaget spelar en avgörande roll för att utveckla en kultur av engagemang. Det är viktigt att skapa en process som möjliggör och säkerställer att rätt medarbetare hamnar på rätt chefsposition.
• Erkännande av medarbetare: I flera år har studier visat att det finns ett starkt samband mellan erkännande och engagemang. För att öka medarbetarnas engagemang behöver man utveckla, implementera, följa upp och anpassa återkopplingen till medarbetare på alla nivåer inom företaget. 

7. offboarding 

Det sista steget  är när medarbetaren slutar, antingen på grund av att han eller hon sökt sig vidare till ett nytt jobb, eller för att du behövt säga upp medarbetaren. Oavsett anledning till att en medarbetare slutar är det här steget oerhört viktigt för uppfattningen om ditt företag, som arbetsgivare och varumärke.

Då medarbetaren självmant sökt sig vidare till en ny tjänst finns alltid risken (eller chansen) att  denne inte trivs i sin nya roll. Om det är en medarbetare ni varit nöjda med kan det finnas möjlighet att återanställa personen, förutsatt att ni avslutat relationen snyggt. För det andra vet du aldrig hur era vägar kan komma att korsas igen i framtiden, en tidigare medarbetare kan mycket möjligt bli en framtida kund,chef eller leverantör. 

Du bör också ha i åtanke att före detta anställda har möjlighet att lämna omdömen på olika webbplatser där de delar sina erfarenheter av företaget. Studier visar att en av tre kandidater har tackat nej till ett jobberbjudande på grund av dåliga omdömen. Ett enda dåligt omdöme kan alltså äventyra dina pågående rekryterings insatser.

Sammanfattningsvis är huvudsyftet med offboarding-processen att säkerställa ett snyggt och smidigt avslut för den anställde, oavsett om denne sagt upp sig själv eller blivit uppsagd. Se till att ge medarbetaren all information som behövs, inklusive en kontaktperson för eventuella följdfrågor. Om medarbetaren själv sagt upp sig bör du också ta tillfället i akt att samla in information om varför medarbetaren slutar. Det kan hjälpa dig att samla in värdefull information för att kunna åtgärda eventuella problem samt minska risken för ytterligare uppsägningar.

bästa praxis för att kartlägga medarbetarresan

När du kartlägger medarbetarresan finns det några saker du bör tänka på. Nedan följer några exempel som kan hjälpa dig att effektivisera processen.

utgå från ett mångfaldsperspektiv

När du kartlägger era medarbetares resa kan det vara lätt att fokusera utifrån eget perspektiv. Visst behöver du fundera över hur varje steg påverkar arbetsplatsen och företaget som helhet, men du bör också involvera dina medarbetare.

Engagera gärna en så mångsidig grupp av medarbetare som möjligt för att få en så heltäckande förståelse för medarbetarnas erfarenheter. Involvera både de som nyligen har börjat på företaget och de som har arbetat på företaget under en längre tid. Det är också viktigt att inkludera personer från olika positioner och bakgrunder. 

I vissa fall kan det vara en fördel att undersöka medarbetarupplevelsen inom specifika avdelningar. Om du till exempel brottas med hög omsättning på säljavdelningen kan fokus på säljkollegornas erfarenheter ge insikt i potentiella orsaker och förbättringar. 

Det finns flera olika metoder du kan använda för att samla in feedback från dina medarbetare.  Du kan anordna workshops, genomföra enskilda intervjuer eller använda medarbetarundersökningar. Se till att skapa en miljö där medarbetarna känner sig bekväma med att dela med sig av sina tankar och idéer och var tydlig med att visa hur deras feedback tas tillvara.

bolla lösningar med de anställda

När du kartlägger medarbetarresan får du värdefulla insikter om områden som behöver förbättras eller justeras. Genom att involvera dina medarbetare i processen ger du dem inte bara möjlighet att aktivt bidra med sina idéer, utan du ökar också möjligheten att hitta innovativa lösningar.

följ upp och mät resultaten

Mätning av resultat för kartläggning av medarbetarresan är en viktig del av processen för att bedöma effektiviteten av åtgärder och eventuella förbättringsinsatser.  

För att mäta resultaten är det viktigt att välja lämpligt mätverktyg och mäta regelbundet. Här är några nyckelkomponenter och metoder för att mäta resultatet av medarbetarresan:

• Medarbetarundersökningar: Använd regelbundna medarbetarundersökningar för att samla in feedback från medarbetarna. Fråga dem om deras upplevelse vid olika steg i medarbetarresan. Detta kan inkludera frågor om rekryteringsprocessen, första arbetsdagen, utbildning och utveckling, arbetsrelationer, förmåner och avslutande process. Genom att jämföra resultat från olika tidpunkter kan du mäta förändringar i medarbetarupplevelsen.
• Nyckelindikatorer för medarbetarupplevelse (KPIs): Identifiera och spåra specifika KPIs som är kopplade till medarbetarresan. Exempel på sådana KPIs kan vara medarbetartrivsel, medarbetarengagemang, personalomsättning och tid till produktivitet. Dessa KPIs ger dig en kvantitativ uppfattning om hur väl din organisation presterar när det gäller medarbetarupplevelse.
• Net Promoter Score (NPS): Använd NPS-enkäter för att mäta hur sannolikt medarbetare är att rekommendera din organisation som en arbetsplats. Detta ger en indikation på medarbetarlojalitet och nöjdhet.
• Feedback från chefer och teamledare: Diskutera resultaten av medarbetarresan med chefer och teamledare för att få deras perspektiv och inblick i hur förändringar påverkar deras team. De kan ge värdefull input om förbättringar på lokal nivå.
• Tidsramar för måluppfyllelse: Sätt tydliga mål och tidsramar för aktuella förbättringsinsatser. Mät regelbundet hur väl dessa mål uppfylls och om det har lett till ökad medarbetartrivsel och bättre resultat.
• Kvalitativa intervjuer och fokusgrupper: Komplettera kvantitativa data med kvalitativa metoder som intervjuer och fokusgrupper för att få djupare insikt i medarbetarnas tankar, känslor och upplevelser. Detta kan hjälpa till att identifiera mer subtila utmaningar och möjligheter till förbättring.
• Benchmarking: Jämför dina resultat med branschstandard och andra organisationer i din sektor. Detta kan hjälpa dig att sätta dina resultat i perspektiv och identifiera områden där du kan förbättra dig.
• Följ upp över tid: Mät resultaten regelbundet över tid för att se hur förändringar påverkar medarbetarresan på längre sikt. Detta ger dig möjlighet att justera strategier och åtgärder, när och där det behövs.

Det är viktigt att använda en kombination av kvantitativa och kvalitativa metoder för att mäta resultatet av medarbetarresan samt säkerställa att du kontinuerligt arbetar med att förbättra medarbetarupplevelsen i din organisation.