registrator.

Att arbeta som registrator innefattar:

• Diarieföring: registratorn tar emot, sorterar och registrerar handlingar i digitala ärendesystem. Detta behöver ske enligt lagstiftning för offentlighetsprincip och arkivhantering.

• Klassificering av handlingar: inkommande och utgående handlingar klassificeras. De sekretessprövas och kan då klassificeras som allmänna handlingar som kan lämnas ut till allmänheten på begäran.

• Arendehantering: I rollen fördelar du ärenden till rätt handläggare och enhet. Du följer upp ärendet genom dess livscykel.

• Rådgivning: Du ger stöd till allmänheten och den verksamhet du arbetar för kring hantering av dokument. Du kan också ge råd kring rutiner för diarieföring och utlämnande av handlingar.

• Utveckling av rutiner och processer: I rollen utvecklar och förbättrar du interna processer för informations- och diariehantering. Här krävs goda kunskaper inom digitalisering.

• Gallring: När ärenden avslutas och överförs till arkiv utför du korrekt arkivering och gallrar handlingar enligt regelverket. 

Din arbetsmiljö är framförallt kontorsbaserad där du arbetar i ärende- och dokumenthanteringssystem. Du hanterar också e-post och fysisk post. Mycket av ditt arbete sker framför en bildskärm vilket innebär krav på ergonomi, pauser och åtgärder som förebygger belastningsbesvär. Arbetsgivaren ansvarar för att Arbetsmiljöverkets föreskrifter följs. När ärenden avslutats ska de fysiska handlingarna överföras till arkiv enligt arkivregelverket. Här behöver du utföra korrekt scanning, gallra och förvara handlingarna i närarkiv. 

Arbetstiderna är oftast dagtid. En del av verksamheten kan kräva beredskap eller jour för akuta informationsärenden. Arbetstiden regleras av arbetstidslagstiftningen och ditt anställningsavtal. Ibland kan arbetsbelastningen bli hög när du har en stor mängd inkommande ärenden eller när du snabbt måste göra sekretessprövningar. Arbetsgivaren ansvarar för det systematiska arbetsmiljöarbetet och utför åtgärder för att förebygga stress på arbetsplatsen. Ibland kan du arbeta med säkerhetsklassad information eller känsliga ärenden. Detta kräver särskilda rutiner och säkerhetsprövning.

Du samverkar dagligen med handläggare som ansvarar för sakärenden. Du arbetar också nära arkivarier och jurister vid sekretessprövningar. Andra kollegor kan inkludera IT-specialister, chefer och controllers. Vid posthantering och kundservice har du kontakt med administratörer och du kan också arbeta med externa leverantörer och säkerhetspersonal.

En registrator har oftast en tillsvidareanställning på heltid. Detta innebär upp till 40 timmar per vecka enligt normen för kontorsarbete. Arbetstiden brukar vara förlagd till vardagar på dagtid då arbetsplatsen är öppen och har aktiv ärendehantering. I verksamheter där det förekommer en hög beredskap eller akut hantering av handlingar kan arbetsgivaren dock kräva jourarbete. Det innebär att registratorn behöver stå till förfogande även utanför ordinarie kontorstid. Denna tid räknas som jourtid och regleras i arbetstidslagen. Det finns begränsningar kring hur mycket jourtid som får förekomma.

En del arbetsplatser erbjuder flextid och alternativ arbetstidsförlängning. Detta gör det möjligt att anpassa arbetstiden inom ramen för kontorstid och personalens behov. Det förekommer deltidsanställningar för registratorer, särskilt i privata och kommunala verksamheter där det finns ett begränsat behov, eller där arbetsuppgifterna kan kombineras med andra funktioner. Arbetsgivaren måste ange arbetstidens omfattning i samband med anställning.

På kortare sikt förväntas arbetsmarknaden för registratorer vara i balans, men på längre sikt kan det ske en minskning. Arbetsförmedlingen bedömer att efterfrågan på kontorsassistenter och liknande är medelstor idag men kan minska inom fem år. Detta beror på en ökande automatisering och digital dokumenthantering.

Trots utmaningar finns möjlighet till utveckling för den som vill specialisera sig i yrket. Du kan förbättra dina möjligheter genom att ta ansvar för informationshantering och processutveckling. Som erfaren registrator kan du gå vidare till roller som informationsförvaltare, arkivarie eller teamledare för dokument- och ärendehantering. Det är också fördelaktigt att utveckla kompetens inom digitalisering, informationssäkerhet och systemförbättringar. Dessa områden blir allt viktigare i framtiden.

Det finns många fördelar med att hitta ett ledigt jobb som registrator via Randstad:

• tillgång till kompetensutveckling och vidareutbildning inom informations- och dokumenthantering, digitala system och informationssäkerhet

• en egen kontaktperson som ger dig stöd under din anställning

• ett stort urval av lediga jobb inom diarieföring, arkiv och administration

• möjlighet till hel- och deltidsarbete beroende på uppdrag

Söker du en tillsvidareanställning som registrator? Att arbeta som konsult kan vara en effektiv språngbräda till en fast tjänst hos attraktiva arbetsgivare. Varje år går många av Randstads konsulter vidare till fast anställning. Dessutom rekryterar många företag sina registratorer direkt via Randstad.

Det räcker med grundläggande gymnasieutbildning för att kunna få jobb som registrator. Det är meriterande med eftergymnasiala kurser och utbildning inom dokument- och informationshantering, samt kunskap om relevant lagstiftning.

Efter några år som registrator är det möjligt att gå vidare till rollen som arkivarie, administrativ samordnare eller specialist inom dokument- och informationsförvaltning. En del organisationer erbjuder också utveckling till teamledare inom dokumenthantering.

Det är enkelt att söka ett jobb som registrator. Börja med att söka bland våra lediga tjänster. När du hittar en tjänst du vill söka, klicka på ansök och skicka ditt personliga brev tillsammans med eventuellt CV. Ansökningsprocessen kan inkludera en personlig intervju. Om du behöver hjälp med din ansökan, läs våra tips här.

En registrator ansvarar för att ta emot inkommande handlingar samt att registrera och diarieföra dem. Du lämnar ut allmänna handlingar, ger rådgivning kring dokumenthantering och utvecklar rutiner för effektiv hantering av ärenden.