vad är en chefsassistent?
Jobbet som chefsassistent är ett viktigt jobb som går ut på att assistera högre chefer inom verksamheten. I den här rollen arbetar du nära cheferna som du assisterar och behöver lära dig hur deras personliga preferenser ser ut. Det som skiljer en chefsassistent från andra assistenter och administratörer på arbetsplatsen, är vilka du rapporterar till. Du rapporterar direkt till cheferna, VD och styrelsen.
Som chefsassistent är du också en medlare, som läser igenom chefers tal, tar emot samtal från kunder eller samarbetspartners och förbereder pressmaterial. Ditt jobb går ut på att underlätta för cheferna, göra de mer dagliga administrativa uppgifter, så cheferna eller VDn istället kan fokusera på sitt primära uppdrag.
Trots att rollen som chefsassistent är underordnad en chefsroll är du i en position som gör att du kan ge råd till chefer i mer viktiga frågor. Med din värdefulla kunskap och insyn kommer du också att påverka interna policys samt att du är i en position att styra teamledare, mellanchefer samt ge råd till andra medarbetare. I vissa fall kan rollen som chefsassistent vara personlig, med en viss insyn i chefens privatliv.
Skulle ett jobb som chefsassistent passa din strategiska och organisatoriska sida? Läs då vidare för att lära dig mer om vilka kompetenser och kvalifikationer som krävs för att lyckas i en roll som chefsassistent.
lediga jobbgenomsnittlig lön som chefsassistent
I många organisationer har en chefsassistent en central roll för att verksamheten ska flyta på. Utan chefsassistenter kan inte chefer utföra sitt jobb lika effektivt som de önskar. Det gör att lönen för en chefsassistent kan vara väldigt bra.
Det finns chefsassistenter i många olika företag och branscher och lönerna kan variera stort beroende på arbetsgivare. Det finns också chefsassistenter som har olika utformade roller, med mer eller mindre komplexa ansvarsområden och arbetsuppgifter. Det i sig kommer också att prägla lönen. Den genomsnittliga lönen som chefsassistent kan ligga på allt mellan 29 000kr och 35 000kr. Lönen präglas dock av olika faktorer.
vilka faktorer kan påverka lönen som chefsassistent
En chefsassistent har goda möjligheter till ett bra förhandlingsläge när lönen ska förhandlas. Genom att prestera sitt bästa, bland annat genom en god branschkunskap och insyn i hur företagets verksamhet fortlöper, kan man öka sina chanser att få en högre lön. I många företag har chefsassistenterna en så pass viktig roll att de blir svåra att ersätta, eftersom de underlättar arbetet för högt uppsatta chefer och får hela den dagliga verksamheten att flyta på.
Även den chefsassistent som har ett större ansvar, mer mandat att ta beslut och hanterar mer komplexa arbetsuppgifter, har bättre förutsättningar att få en högre lön. Dessutom kan den som arbetar som chefsassistent i ett större företag, som exempelvis arbetar på en multinationell marknad, tjäna mer i lön. Det är alltid relevant hur ens arbetslivserfarenhet ser ut, både från den tidigare arbetsplatsen och från tidigare arbeten.
olika roller av chefsassistent
Det går att arbeta som chefsassistent i många olika verksamheter och företag. Rollen går ut på att vara ett stöd till högre chefer och ledningsgrupp när företagets målsättningar ska uppnås. I små företag kan en chefsassistent arbeta nära flera olika chefer och vara en viktig brygga i den dagliga kommunikationen och arbetsflödet. I större företag är det vanligt att en chefsassistent arbetar nära en specifik chef. Det kan även vara en roll som innebär att man har ett personalansvar, och att man kommunicerar direkt med medarbetarna på den avdelningen.
Om du är personalansvarig i rollen som chefsassistent kommer du att lägga en stor del av din arbetstid med att hantera den dagliga verksamheten. Det innebär också att du kommer att hantera vissa av chefens egna arbetsuppgifter som kräver ansvar, som tillexempel att närvara på vissa möten i chefens ställe. Det kan också handla om att ta vissa beslut. I en sådan roll är du som chefsassistent ett viktigt bollplank till chefen och ser till att alla delar av verksamheten fungerar som det ska.
att arbeta som chefsassistent
Som chefsassistent har du ofta fullbokade dagar som kräver fokus och planering. Det kräver att du är flexibel och anpassningsbar och är duktig på att planera och organisera för att inte missa någonting viktigt.
Läs mer nedan om vilka vanliga arbetsuppgifter och ansvarsområden du behöver hantera i rollen som chefsassistent samt hur framtidsutsikterna ser ut.
-
arbetsuppgifter
Några centrala arbetsuppgifter som chefsassistent kan vara följande:
- Hålla koll på chefens kalender och schema: Du är ytterst ansvarig för att se till att chefens kalender och schema går ihop, och behöver även tänka strategiskt för att tiden ska räcka till. Du planerar deras schema baserat på målsättningar och prioriteringar som finns i verksamheten. Du tar emot mötesbokningar och skapar ett arbetsschema som fungerar, och ser till att företagsledningen får sina arbetsdagar och arbetsveckor att gå ihop.
- Ta emot samtal och svara på mail: I rollen som chefsassistent kommer du att sköta all kommunikation med företagsledningen. I det ingår att ta emot telefonsamtal och hålla koll på deras inkorgar i mailsystemen. Du behöver också organisera och rangordna all korrespondens som de får utifrån prioritet. Allt går ut på att förenkla jobbet för chefer.
- Planera möten: En av dina huvudsakliga uppgifter som chefsassistent är att planera och hantera möten. Det kan vara olika typer av möten, allt från kundmöten till möten med företagsledningen eller andra medarbetare. Du behöver planera in personliga, fysiska möten eller digitala möten genom att hitta en tid som passar alla inblandade parter. Du behöver också förbereda företagsledningen och cheferna för mötena. Under tiden som mötena pågår antecknar du vad som sägs och vad man kommer fram till, och i vissa fall transkriberar du hela möten åt personer som inte kunde närvara.
- Koordinera resor: Som chefsassistent är man också ansvarig för att planera allt resande som chefen eller företagsledningen behöver göra i tjänsten. Du ser till att reseplaneringen går ihop med arbetsschemat och att det blir ett bekvämt sätt att resa genom att organisera flyg eller annat färdsätt, transport till och från tågcentraler eller flygplatser samt boende. Du behöver också planera ditt schema därefter, om du skulle behöva följa med på resan.
-
arbetsmiljö
Som chefsassistent arbetar du vanligtvis i en kontorsmiljö. Du har friheten och förtroendet att arbeta på egen hand, men att vara samarbetsvillig och finnas där för andra medarbetare är en viktig del av jobbet. Delar av ditt jobb kan du utföra hemifrån, men det krävs också fysisk närvaro för att kunna sköta vissa av dina arbetsuppgifter. Du bör också förvänta dig att vara nåba hela tiden för ledningsgruppens medlemmar och andra chefer, när de får ny information. Det innebär att du alltid bör vara professionell och bra klädsel på ditt jobb.
-
dina kollegor
Som chefsassistent är din viktigaste kollega den chef eller de chefer som du arbetar nära. Men du kommer också att arbeta nära administratörer, office managers, ekonomichefer och löneadministratörer. Det är heller inte ovanligt att du arbetar i tätt ihop med projektledare, verksamhetschefer och PR-chefer. Säljavdelningen kan också vara en viktig avdelning att arbeta nära, eftersom deras prestationer är centrala för företaget.
-
arbetsschema
Chefer och företagsledningen på ditt företag arbetar heltid och ditt arbetsschema kommer att behöva anpassas utifrån hur chefen lägger upp sitt arbete. Vanligtvis arbetar du 40 timmar i veckan med vanliga kontorstider mellan kl 8-17. En del arbete kan även förekomma utanför planerad arbetstid, på kvällar och helger, men i de flesta fall har du som chefsassistent ledigt på helgerna, om rutinerna och arbetsflödet fungerar som de ska på företaget.
I rollen som chefsassistent har du en viktig operativ roll. För att nå en sådan roll krävs att man är flexibel och har en öppen inställning till sitt jobb. För att bli framgångsrik som chefsassistent krävs att man har en förståelse för att så kan bli fallet.
-
framtidsutsikter
På många stora, framgångsrika företag har chefer och företagsledningen en utmaning i att maximera sin produktivitet utan att få avlastning med viktiga administrativa uppgifter och annat som dyker upp en arbetsdag. Detta gör att framtidsutsikterna ser bra ut för chefsassistenter, där rollen är just att avlsta cheferna och ledningen med administrativa uppgifter så att de kan fokusera på det som är viktigt för verksamheten och nå uppsatta mål.
En fungerande företagsledning ger företaget bättre förutsättningar att hantera alla möjliga utmaningar. Det gör att rollen som chefsassistent är viktig och att du över tid kan få en allt viktigare roll. Ju längre du jobbat som chefsassistent, desto högre lön kommer du att kunna få. Under tiden som du arbetar som chefsassistent kan du både arbeta med en enskild chef eller med en större grupp av chefer.
-
fördelar med att hitta ett jobb som chefsassistent via Randstad
Det finns många fördelar med att hitta ett ledigt jobb som chefsassistent via Randstad:
- Olika utvecklings- och karriärmöjligheter
- En erfaren kontaktperson som kan hjälpa dig vid behov
- Många lediga jobb inom ditt område
- Hel- eller deltidsarbete beroende på jobb/uppdrag
Vill du ha en tillsvidareanställning som chefsassistent? Ett vikariat eller tillfälligt jobb som chefsassistent är ofta ett bra första steg mot en fast anställning. Varje år får flertalet personer en fast anställning hos arbetsgivare, tack vare ett tillfälligt jobb som gått via oss på Randstad. Dessutom är det många företag som rekryterar sina tillsvidareanställda direkt genom Randstad.
utbildning och kvalifikationer
För att kunna få ett jobb som chefsassistent krävs följande meriter:
- utbildning
I de allra flesta fall är kravet för att få ett jobb som chefsassistent att man har en relevant akademisk utbildning, antingen en kandidat- eller en masterexamen. Det kan vara en utbildning inom administration, företagande, ekonomi eller andra studieområden som angränsar till företagandet. Utbildningen ger dig många viktiga verktyg för att kunna jobba som chefsassistent. - tid av upplärning
En viss upplärningstid är att förvänta sig för att bli chefsassistent. Antingen som en renodlad assistent på lägre nivå inom samma företag, eller i andra ansvarsfulla roller inom samma eller någon annan organisation. Att få chansen att bättra på sina kompetenser är viktigt för att kunna hantera ett jobb som chefsassistent senare i karriären. - arbetslivserfarenhet
Det är centralt att ha relevant arbetslivserfarenhet innan man tar ett jobb som chefsassistent. Det ger dig träning och kompetens som behövs, men det ger också meriter till CV:et. Arbetslivserfarenhet är också ett bra sätt att knyta kontakter som kan bli viktiga.
kunskap och kompetenser
Det finns några viktiga kompetenser som en chefsassistent bör ha:
-
förmåga att planera
Att kunna planera och organisera är viktiga egenskaper för att bli en duktig chefsassistent. Det är kompetenser som gör att du kan underlätta arbetet för chefen eller cheferna du assisterar, genom att organisera deras kalendrar, arbetsscheman och resor. Du behöver en god planeringsförmåga för att sätta upp arbetsflöden med deadlines, målsättningar och prioriteringar.
-
kommunikativ förmåga
Som chefsassistent behöver du vara duktig på att kommunicera både i tal och skrift. Detta är viktigt i flera delar av ditt arbete, däribland när du korrekturläser dokument och kommunicerar med olika parter i ett projekt. En god kommunikativ förmåga är viktigt då man har mycket dialog med både interna och externa personer.
-
anpassningsbarhet
Det är ett dynamiskt arbete som väntar i rollen som chefsassistent, vilket kräver en god förmåga att anpassa sig och vara flexibel när nya situationer eller utmaningar uppstår. Det innefattar att vara öppen för att arbeta på obekväma arbetstider, utanför planerad arbetstid.
vanliga frågor om att arbeta som chefsassistent
Här är de mest ställda frågorna om att arbeta som chefsassistent.
-
vad exakt gör en chefsassistent?
En chefsassistent är öron, ögon och händer till chefer som har mycket att göra under sina arbetsdagar. Du hanterar små men tidskrävande arbetsuppgifter som frigör tid för högre chefer. Ditt jobb är att minimera olika distraktioner som gör att arbetsflödet påverkas negativt. Du är också ett ständigt stöd till chefen.
-
vilka egenskaper behövs för att bli chefsassistent?
För att lyckas i en roll som chefsassistent krävs att du är lyhörd, är duktig på att kommunicera i skrift och tal, och har en god förmåga att planera och organisera. Med ett gott öga för detaljer kommer du att kunna se potentiella förbättringar i verksamheten och se till att undvika missförstånd. Du behöver föra anteckningar, organisera filer och kommunicera med externa och interna parter för att arbetet ska flyta på.
-
kan en chefsassistent bli chef eller VD?
Det finns en viss möjlighet att bli chef eller till och med VD efter att tidigare ha varit verksam som chefsassistent på arbetsplatsen. Många chefsassistenter får en stor förståelse för hela verksamheten i sin krävande roll och i vissa fall kan det leda till en chefsroll.
-
vad krävs för utbildning för att bli chefsassistent?
Det krävs vanligtvis en akademisk utbildning för att bli aktuell för ett jobb som chefsassistent, men också för att kunna sköta sitt jobb på ett bra sätt. Genom att läsa en akademisk utbildning får man många av de verktyg som behövs för att bli en framgångsrik chefsassistent och det är meriterande med en kandidat- eller masterexamen inom något studieområde som är relevant, som företagande, ekonomi eller projektledning.
-
hur söker jag ett ledigt jobb som chefsassistent?
Det är enkelt att söka ett jobb som chefsassistent. Sök bland våra lediga jobb i ditt område. Skicka sedan in ditt CV och ditt personliga brev eller sök via LinkedIn.
Om du behöver hjälp med din jobbansökan kan du läsa alla våra jobbtips här!
-
vidare läsning om rollen som chefsassistent
Här kan du hitta mer information om rollen som chefsassistent.
bevaka jobb för chefsassistent
Genom att skapa en jobbevakning hos oss så säkerställer du att du inte missar det perfekta jobbet för dig. Du sätter upp kriterierna så skickar vi mejl till dig när vi får in jobb som matchar dina preferenser.
