kontorskoordinator.

En kontorskoordinator ansvarar för praktisk administration och kontorets dagliga funktioner. Vanliga arbetsuppgifter innefattar:

• Administration: Du utför uppgifter som datainmatning och hanterar inkommande och utgående korrespondens för företagets räkning. I rollen ingår att ge administrativt stöd till chefer och team, beställa kontorsmaterial och boka samt förbereda mötesrum.

• Rekryteringsstöd: I mindre organisationer kan du delta i praktisk rekrytering inklusive planering av intervjuer, kallelser och administration av dokument. De formella besluten kring anställning och utvecklingssamtal fattas av chef eller HR.

• Dokumentation: Om du arbetar i en medicinsk miljö ingår specifika uppgifter som patientbokning samt hantering av journaler, remisser och vårddokumentation. Arbete inom vården styrs av sekretesslagstiftning och krav på korrekt journalföring. Detta kräver särskild utbildning och erfarenhet.

Som kontorskoordinator arbetar du i kontorslokaler som uppfyller krav på inomhusklimat och ergonomi. Lokalerna är uppvärmda under vintertid och kan vara ventilationskylda under sommaren. Arbetsgivaren har ett övergripande ansvar för ett lämpligt klimat och att åtgärda problem som påverkar medarbetarnas hälsa eller arbetsmiljö. I din roll har du möjlighet att påverka den dagliga arbetsmiljön genom olika praktiska förbättringar och förslag. Du kan initiera nya rutiner för materialflöden, föreslå en annan placering av maskiner för att minska störningar samt beställa ergonomisk utrustning. Dessa insatser brukar bidra till ett bättre fokus samt högre effektivitet och trivsel. Exempel på åtgärder som föreslås av kontorskoordinatorer:

• Minska visuella störningar: Du inför rutiner för att hålla gemensamma ytor fria från skräp och papper.

• Minska ljudstörningar: Du skapar en särskild tyst zon för samtal och måltider.

• Kontorsplanering: Genom att omplacera skrivare och kopiatorer till avskärmade ytor förbättrar du arbetsmiljön och ökar möjligheten till koncentrerat arbete.

• Dekoration: Du kompletterar kontorsmiljön med gröna växter och konst. Detta ökar trivseln och förbättrar medarbetarnas välbefinnande.

Beroende på arbetsgivare och affärssektor kan dina kollegor inkludera receptionister, exekutiva assistenter och chefer. Du kan också samarbeta med projektledare och projektkoordinatorer där du bistår med logistik samt mötes- och dokumenthantering. I vissa verksamheter som vård och juridik arbetar du med olika specialister som läkare och jurister. Du kan ha kontakt med lokalvårdare och andra serviceleverantörer, men har inte personalansvar för dessa tjänster.

Som kontorskoordinator arbetar du under kontorstider på vardagar. Den vanligaste arbetstiden är heltid med 40 timmar per vecka. I vissa verksamheter kan det uppstå behov av att arbeta extra timmar vid särskilda evenemang, projekt och möten. Övertid regleras av arbetstidslagen och eventuella kollektivavtal.

Arbetsgivare brukar erbjuda flexibilitet i arbetstider, som möjlighet att arbeta delvis på distans. Här tillämpas hybridlösningar där du förväntas vara på plats under några dagar i veckan och samordna praktiska uppgifter. Administrativt arbete kan ske hemifrån. Dina arbetsuppgifter brukar utföras på kontor, ofta i öppna kontorsmiljöer eller på en administrativ avdelning. Rollen kan ibland innebära viss tidspress, särskilt när du måste samordna flera uppgifter samtidigt.

Behovet av kontorskoordinatorer är stabilt inom många branscher, som offentlig förvaltning, privat sektor och ideella organisationer. Efterfrågan på administratörer och koordinatörer kvarstår även om rollen som kontorskoordinator är bred och innebär varierande uppgifter. Du kan förbättra dina karriärmöjligheter genom att utveckla dina kunskaper inom organisation, IT, digitala verktyg och kommunikation. Det är också en fördel om du lär dig förstå verksamheten bättre och tar på dig uppgifter inom samordning. Detta gör dig mer attraktiv för arbetsgivare.

Du kan börja som kontorskoordinator och senare gå vidare till roller som kontorschef eller administrativ chef. Här får du ett större ansvar för budget, samordning och strategiska funktioner. I vissa fall kan du gå vidare till roller inom HR eller operativt stöd beroende på intresse och kompetens.

Det finns många fördelar med att hitta ett ledigt jobb som kontorskoordinator via Randstad:

• tillgång till kompetensutveckling och vidareutbildning

• en egen kontaktperson som ger dig stöd under din anställning

• ett stort urval av lediga jobb 

• möjlighet till hel- och deltidsarbete beroende på uppdrag

Söker du en tillsvidareanställning som kontorskoordinator? Att arbeta som konsult kan vara en effektiv språngbräda till en fast tjänst hos attraktiva arbetsgivare. Varje år går många av Randstads konsulter vidare till fast anställning. Dessutom rekryterar många företag sina kontorskoordinatorer direkt via Randstad.

En kontorskoordinator säkerställer att kontoret fungerar väl i det dagliga arbetet. Denna roll innebär att samordna administrativa rutiner, hantera inköp, boka möten och ge stöd till medarbetare och chefer. Det kan också ingå att ansvara för kontorsservice, onboarding av medarbetare och enklare ekonomiska uppgifter.

Du behöver ha god organisationsförmåga och datorvana samt vara bra på kommunikation och samarbete. Yrket kräver att du kan hantera flera uppgifter samtidigt och arbeta på ett strukturerat sätt. Förmåga till problemlösning och god servicekänsla värderas högt.

Det är enkelt att söka ett jobb som kontorskoordinator. Börja med att söka bland våra lediga tjänster. När du hittar en tjänst du vill söka, klicka på ansök och skicka ditt personliga brev tillsammans med eventuellt CV. Ansökningsprocessen kan inkludera en personlig intervju. Om du behöver hjälp med din ansökan, läs våra tips här.

Nej, men rollerna kan vara överlappande. En sekreterare arbetar i första hand som administrativt stöd, med schemaläggning och dokumentation. En kontorskoordinator har ett bredare ansvar och samordnar även arbetsflöden, har kontakt med leverantörer och stöttar ekonomi och HR.