De flesta arbetsgivare genomför någon form av referenstagning på de flesta av sina nyanställda. Men endast några av dem ser det faktiska värdet av detta. Istället ses det ofta som en sista administrativ åtgärd för att verifiera kandidaten innan ett jobb erbjuds.
Att verifiera kandidatens uppgifter är en viktig del av referenstagningen, men man kan göra så mycket mer. Att förstå grunderna i referenstagningar är det första steget för att få ut så mycket värde som möjligt av dem. I den här artikeln kommer vi därför att gå igenom vad är en referenstagning, varför den är en viktig del av rekryteringen och hur den skiljer sig från andra typer av kontroller före anställning.
vad är en referenstagning?
Under en referenstagning kontaktar en arbetsgivare kandidatens tidigare kollegor eller chefer för att lära sig mer om den potentiella nya medarbetaren och verifiera att hen har de färdigheter och egenskaper som krävs för jobbet.
syftet med referenstagning vid rekrytering
På den mest grundläggande nivån kontrolleras kandidatens referenser för att verifiera anställningsuppgifter – till exempel om kandidaten hade den roll de uppgav och hur länge de arbetade på sitt tidigare företag. Referenstagningar är dock också ett utmärkt tillfälle för arbetsgivare att få en mer fullständig bild av en potentiell anställd och en chans att bekräfta sitt positiva intryck från kandidatens jobbansökan och intervjuer. Det är ofta det sista steget innan ett jobb erbjuds och ger den nya arbetsgivaren en (teoretiskt sett) opartisk, tredje parts bild av hur kandidaten är som anställd.
vad är skillnaden mellan referenstagning och bakgrundskontroll?
Referenstagning baseras helt på information från tidigare kollegor och chefer som kandidaten har valt ut. Under referenstagningen ger referenserna feedback om hur kandidaten presterade när de arbetade tillsammans. Denna information är värdefull, men täcker bara en del av kandidatens anställningshistorik.
Bakgrundskontroller är mer detaljerade. Här gör arbetsgivaren en stor del av undersökningen själv utan att förlita sig så mycket på information från kandidatens utvalda källor. Detaljnivån i bakgrundskontroller kan variera, men de kan omfatta:
- kontakt med kandidatens tidigare skolor eller universitet för utbildningsverifiering
- validering av deras anställningshistorik hos alla tidigare arbetsgivare.
- utredning av luckor i anställningshistoriken.
- genomförande av brottsregister- eller kreditkontroller.
Enligt integritetsbestämmelser som GDPR anses det vanligtvis vara legitimt att samla in uppgifter om en kandidat som en del av en referenstagning. Bakgrundskontroller (och liknande processer som sociala medier-screening) medför dock en högre risk att känsliga uppgifter om till exempel kandidatens hälsa eller personliga relationer avslöjas, vilket inte får lagras om det inte är i särskilda situationer. Innan du genomför en bakgrundskontroll bör du därför överväga vilken information du har ett legitimt intresse av att samla in och söka juridisk rådgivning om du är osäker.
varför är referenstagning nödvändiga?
- En möjlighet att kontrollera fakta – Det är svårt att fastställa hur många kandidater som ljuger i sina CV. Vissa uppskattar andelen till 36 %, andra till så mycket som 70 %. Vi kommer aldrig att få veta den exakta siffran, men vi kan vara säkra på att det är vanligt förekommande. Referenstagning är ofta det bästa sättet att identifiera dessa lögner och verifiera om en kandidat är tillräckligt kompetent, erfaren och pålitlig för att förtjäna ett jobb.
- De kan hjälpa dig att undvika betydande risker – Med de höga kostnaderna för rekrytering, effekterna av den pågående kompetensbristen och den inverkan som hög personalomsättning kan ha på moralen, kan en enda felrekrytering orsaka allvarliga skador för en organisation. Kontroll av referenser kan inte helt eliminera denna risk, men den kan avslöja om en attraktiv kandidat verkligen är så bra som hen verkar vara.
- Du kan säkerställa en god kulturell passform – En kandidat med alla rätt kvalifikationer och arbetserfarenhet kan ändå ha svårt att anpassa sig till ditt företags unika kultur. När detta händer kommer deras prestationer sannolikt att försämras, och de kan snabbt börja leta efter ett nytt jobb. Resten av teamet kan också påverkas. För att bedöma en kandidats potentiella kulturella passform krävs en väl avvägd och korrekt bild av hur hen är som anställd, och tidigare kollegor och chefer är en viktig källa till denna information.
vad är en personlig referens eller karaktärsreferens?
Termerna ”personlig referens” och ”karaktärsreferens” används ibland omväxlande med den typ av anställningsreferens som beskrivs ovan. Men de avser också ofta en typ av referens som fokuserar mer på kandidatens personlighet och moraliska karaktär än på deras arbetsprestationer eller praktiska färdigheter.
En bra referenstagning av anställningen innehåller ofta vissa detaljer om kandidatens personlighet. Men huvudfokus för personliga referenser och karaktärsreferenser är kandidatens karaktär.
Personliga referenser och karaktärsreferenser krävs oftast i organisationer där kandidatens goda karaktär är särskilt viktig, till exempel i roller som kräver säkerhetsprövning. Det är osannolikt att de krävs i de flesta organisationer, men det är viktigt att känna till skillnaden för att säkerställa tydlighet i kommunikationen med kandidaterna.
håll koll på de olika typerna av kontroll före anställning
Få en påminnelse om skillnaden mellan referenstagning och bakgrundskontroll, samt bakgrundskontroll på sociala medier, med vår infografik. Kontroller före anställning har många olika namn, så att få en standarddefinition för varje typ kan spara mycket förvirring och förbättra kommunikationen inom ditt team och med kandidaterna. Ladda ner den, skriv ut den och sätt upp den på kontoret, eller gör justeringar i bildmallen så att du kan använda den i dina presentationer.
Detta är en uppdaterad version av en artikel som ursprungligen publicerades den 26 september 2022.
maria strömberg
perm manager