Att hålla kostnaderna under kontroll är en viktig prioritering för de flesta inköpsansvariga. Oavsett om det gäller anskaffning av råmaterial, tillhandahållande av tjänster riktade mot dina kunder eller hantering av personalkostnader är ditt främsta mål att upprätthålla kvaliteten och samtidigt hålla nere kostnaderna så mycket som möjligt. 

Att hantera personalkostnader är ingen lätt uppgift, särskilt inte med tanke på dagens pressade arbetsmarknad och stigande priser. Det kan då vara enklare att dela upp personalkostnaderna i två huvudkategorier: direkta kostnader och indirekta kostnader. Medan direkta kostnader är lättare att kvalificera och spåra, kan indirekta kostnader inte ignoreras. För att få en tydlig bild av era totala personalkostnader är det viktigt att förstå skillnaden mellan direkta och indirekta kostnader.

I den här artikeln går vi igenom skillnaden mellan de olika begreppen så att du kan göra en korrekt beräkning av dina totala personalkostnader.

direkta och indirekta kostnader

Inom näringslivet är direkta kostnader sådana utgifter som du direkt kan koppla till produktionen av varor eller leveransen av tjänster. Det kan handla om råvaror, utrustning och förnödenheter. När det gäller personalutgifter är direkta kostnader de som du direkt kan koppla till hanteringen av dina anställda.

Direkta kostnader är vanligtvis lättare att identifiera, vilket gör budgeteringen av dessa kostnader mindre komplicerad. Vanligtvis redovisas de i företagets övergripande budget. Direkta kostnader i samband med personaladministration kan dock vara rörliga, vilket innebär att kostnaderna kan förändras baserat på olika affärsförhållanden.

Indirekta kostnader å andra sidan är kostnader som är svårare att koppla till produktion eller personaladministration. Faktum är att dessa kostnader ofta går obemärkta förbi, och därför är det inte säkert att företagsledare planerar för dem på ett korrekt sätt. Om man inte tar hänsyn till indirekta kostnader för personaladministration kan det skapa oreda i företagets budget och påverka slutresultatet.

läs mer

Använd vår infographic för att få en visuell överblick av både direkta och indirekta kostnader kopplat till personalhantering.  

ladda ner vår infographic

exempel på direkta kostnader

Nedan följer några exempel på de vanligaste direkta kostnaderna för arbetsgivare. Exemplena kan hjälpa dig att bättre förstå hur dessa kostnader kan påverka dina utgifter för din personal.

lön och förmåner

De vanligaste direkta kostnaderna för personal är löner och förmåner. Detta inkluderar löner, både ordinarie lön och övertidsersättning, planerade bonusar och förmåner, t.ex. sjukvård, stipendier och betald ledighet. Löner och förmåner för dina anställda är ofta knutna till produktionen av varor eller tillhandahållandet av tjänster. Det är lönerna för ditt HR-team, rekryterande chefer och utbildare som du också kan koppla till kostnader för personalhantering. Du måste ta hänsyn till båda typerna av ersättning när du beräknar dina totala utgifter.

Eftersom löner och förmåner utgör en stor del av din budget är det ofta ett område där kostnadshantering är en nödvändighet. Å ena sidan måste du ha konkurrenskraftiga löner så att du kan behålla och förvärva de talanger du behöver för att möta produktionskraven. Å andra sidan kan alltför höga ersättningsnivåer påverka organisationens resultat negativt.

Därför är det viktigt att du erbjuder optimal ersättning till dina medarbetare. Genom att titta på arbetsmarknadstrender och lönestatistik för att bättre förstå vad dagens medarbetare vill ha och hur era löner förhåller sig till branschstandarder kan ni utveckla rätt lön- och förmånspaket.

teknik för personalhantering

Dagens innovativa teknik kan bidra till att effektivisera många aspekter av rekryterings- och personalhanteringsprocessen. ATS-plattformar gör till exempel filtreringen av ansökningar snabbare och effektivare, medan schemaläggningsprogram ser till att varje skift fylls med rätt medarbetare.

Även om denna teknik kan förbättra personalens effektivitet och resultat avsevärt, finns det också en avgift kopplad till inköp och användning av verktygen. Eftersom dessa kostnader är lätta att spåra och direkt kopplade till din personalhantering faller de under kategorin direkta kostnader.

Man står framför en skärm och pekar på data
Man står framför en skärm och pekar på data

rekryteringskostnader

Studier visar att direkta rekryteringskostnader kan uppgå till tre till fyra gånger lönen för den aktuella tjänsten. Om man multiplicerar denna siffra med antalet nyanställningar per år är det lätt att se hur rekryteringskostnaderna snabbt kan bli höga.

Vissa delar faller under kategorin indirekta kostnader, som utbildning och introduktion, medan andra, som att annonsera efter lediga jobb, är exempel på en direkt kostnad. Det inkluderar att annonsera på olika jobbportaler, uppdatera företagets karriärsida och kommunicera med potentiella kandidater via sociala medier.

Att attrahera potentiella kandidater är bara det första steget i rekryteringsprocessen. Du åtar dig också olika direkta kostnader genom urvalsprocessen, till exempel genom att granska CV, hålla intervjuer, genomföra utvärderingar före anställning och kontrollera referenser.

När du arbetar med ett rekryteringsföretag kan de hantera många av rekryteringskostnaderna åt dig, till exempel annonsering, urval av sökande och intervjuer. Istället för att redovisa dessa direkta kostnader individuellt, kommer dina byråavgifter att täcka dessa utgifter och göra det lättare för dig att beräkna dina personalkostnader relaterade till rekryteringsprocessen.

exempel på indirekta kostnader

Även om indirekta kostnader för personal kanske inte är lika lätta att förutse som direkta kostnader, är det ändå viktigt att spåra kostnaderna och se hur de kan påverka dina totala utgifter för personalhantering. Här följer en genomgång av några av de vanligaste indirekta kostnaderna i samband med personalhantering.

frånvaro och personalomsättning

Höga frånvarotal är en betydande ekonomisk börda för en verksamhet. När medarbetare inte är på plats för att utföra det arbete som behöver göras kan man välja mellan att ta in extra personal med kort varsel, flytta runt de medarbetare som är på plats eller be personalen att jobba över. Medan de två första alternativen kan slå direkt mot dina personalkostnader, kan det senare leda till förlorad produktivitet eftersom medarbetare flyttas  från sitt vanliga arbete och kanske inte har rätt kompetens för att utföra jobbet i fråga.

I slutändan kan hög frånvaro öka utbrändheten, minska effektiviteten på arbetsplatsen och leda till högre personalomsättning.

Hög personalomsättning medför liknande kostnader och nackdelar. Om det är för många medarbetare som säger upp sig, tvingas du lägga mycket tid, pengar och kraft på att fylla luckorna i bemanningen. Bortsett från de uppenbara ekonomiska konsekvenserna, kan detta orsaka störningar på arbetsplatsen och ha negativa effekter på trivsel och arbetsmoral.

Kostnaderna för både frånvaro och personalomsättning kan minimeras genom en beprövad och effektiv rekryteringsmodell. Om du följer etablerade processer för att säkerställa att du anställer rätt personer ökar du chansen att medarbetarna trivs och får en sund, fungerande arbetsrelation till dig. 

långa rekryteringstider

När alltför mycket tid läggs på att tillsätta lediga tjänster uppstår också en indirekt personalkostnad, som kan vara lätt att förbise. Ju mer tid som läggs på rekrytering, desto mindre tid kan läggas på kärnverksamheten, att generera intäkter och öka lönsamheten.

En av de viktigaste åtgärderna för att optimera resultaten på det här området är att upprätta relevanta mått och nyckeltal, som kan hjälpa dig följa rätt data och inse när rekryteringen börjar ta för mycket tid i anspråk.

Att spåra rätt data kan hjälpa dig att identifiera ineffektivitet i rekryteringsprocessen och utveckla strategier för att förbättra rekryteringsresultaten. Att arbeta med ett rekryteringsföretag kan till exempel påskynda rekryteringsprocessen genom att ge direkt tillgång till ett nätverk av förhandsgranskade kandidater.

Att göra en analys av kompetensgapet kan hjälpa dig att ligga steget före dina rekryteringsbehov. Denna djupgående analys låter dig utvärdera företagets nuvarande kompetensbehov och förutsäga dess potentiella framtida behov. Med denna information kan du utveckla en mångfacetterad strategi för att identifiera kandidater som bäst matchar dina nuvarande och framtida behov och skapa ett personalutvecklingsprogram för att utrusta dina nuvarande medarbetare med nödvändiga färdigheter.

En grupp människor har ett möte
En grupp människor har ett möte

utbildning och introduktion

Rekryteringsprocessen är faktiskt inte slut när du har bedömt och valt ut kandidater och de har tackat ja till ett jobberbjudande från dig. Om du vill att dina medarbetare ska prestera så bra som möjligt måste du också stödja dem så att de kommer in i organisationen och sin nya roll.

Denna process kan omfatta viss informell utbildning eller stöd i form av mentorskap från andra medarbetare. Sådana arrangemang kan vara viktiga för att få nyanställda att komma igång och bli produktiva, men ses inte alltid som självklara rekryteringskostnader, trots att de tar tid och påverkar andra medarbetarnas produktivitet.

Vidare behöver du ta hänsyn till extra kostnader för certifiering av specifika kompetenser hos medarbetarna, tillfälligt upptrappade kvalitetskontroller och eventuellt reducerad produktivitet för hela teamet.

Introduktion av nya medarbetare är ett annat område där du kan dra stor nytta av expertstöd och tekniska innovationer. Moderna verktyg kan hjälpa dig att anlägga ett helhetsperspektiv på allt från annonsering av tjänster till introduktion av nyanställda. Med rätt HR-partner blir det lättare att identifiera de processer och tekniska lösningar som är mest effektiva och ger bäst resultat inom dessa områden. 

produktivitetsförlust

Som företagsledare råder det ingen tvekan om att det är av högsta prioritet att upprätthålla en hög produktivitetsnivå. Tyvärr finns det flera faktorer som kan påverka produktionen negativt, t.ex. utrustningsfel, hög frånvaro, frekvent personalomsättning och intern kompetensbrist. När dessa problem bromsar produktiviteten kan det vara frustrerande för såväl chefer och arbetsledare som för medarbetarna.

Det kan också vara ganska kostsamt. Varje gång produktionslinjen står stilla, verksamheten måste stängas ner i förtid eller ett skift läggs ner kostar det företaget pengar. Dessa kostnader kanske inte är så lätta att spåra, men produktivitetsförluster kan ha en betydande inverkan på dina totala kostnader för arbetskraft.

Om t.ex. en tillverkningsanläggning kör ett skift utan tillräckligt många kvalificerade truckförare kan arbetsstyrkan inte prestera på topp. Även om organisationen fortfarande måste betala nästan samma direkta personalkostnader för att köra skiftet, kommer produktionen att vara lägre. Detta leder i sin tur till en oförutsedd förlust för företaget.

Det är viktigt att ta hänsyn till dessa indirekta kostnader och att skapa strategier för rekrytering, utbildning och schemaläggning som kan minimera effekterna av produktivitetsförluster på företagets budget.

hantering av tillfälligt anställda

Dagens fluktuerande marknad och säsongsbetonade krav uppmuntrar fler arbetsgivare att förlita sig på tillfällig arbetskraft. Studier förutspår att år 2025 kommer tillfälligt anställda att utgöra mellan 35% och 40% av den globala arbetskraften. Genom att ha en flexibel personalstyrka kan du skala upp eller ner organisationens personalbehov för att möta aktuella produktionskrav. Denna strategi kan hjälpa dig att sänka personalkostnaderna.

Lönekostnader för tillfälligt anställda ingår i kategorin direkta kostnader, men det gör inte den tid och de resurser som ni använder för att hantera dessa anställda. Beroende på hur stor och omfattande den tillfälliga personalstyrkan är kan de administrativa kostnaderna för att hantera dem vara betydande.

Precis som dina fast anställda måste tillfällig personal få omfattande utbildning för att säkerställa att säkerhets- och kvalitetsstandarder följs. Schemaläggning av skift är en annan tidskrävande uppgift som kan minska dina utgifter för arbetskraft. Du måste se till att varje skift är fullt bemannat, och du måste ha medarbetare med rätt kompetens och kvalifikationer i tjänst. Annars riskerar du att begränsa produktiviteten, säkerheten och kvaliteten.

Med våra Inhouse-lösningar kan vi hantera processen för hantering av tillfällig arbetskraft åt dig. Vi erbjuder helhetslösningar men låter er organisation bestämma exakt vilka tjänster ni vill att vårt team ska hantera och vilka uppgifter ni vill behålla internt. Denna strategi kan göra det enklare att spåra kostnader relaterade till tillfälligt anställda.

läs mer

Använd vår infographic för att få en visuell överblick av både direkta och indirekta kostnader kopplat till personalhantering.  

ladda ner vår infographic

Detta är en uppdaterad version av en artikel som ursprungligen publicerades den 18 januari 2021. 

om författaren
jennie strömqvist
jennie strömqvist

jennie strömqvist

inhouse manager

Jennie ansvarar för Randstads Inhouse-lösningar i Sverige. Det är ett bemanningskoncept som innebär skräddarsydda lösningar för storskaliga behov och skapar mervärde för stora organisationer genom att optimera deras personalstyrka och skapa de mest kostnadseffektiva lösningarna för flexibilitet. Jennie har lång erfarenhet av processledning, HR-lösningar och ledarskap och har jobbat inom bemanningsbranschen i över 20 år.

håll dig uppdaterad om trender på arbetsmarknaden och få tips om hur du ska attrahera och vårda din personal.

prenumerera på nyhetsbrevet