Att kontrollera referenser kan verka som ännu en administrativ uppgift, men det är en värdefull möjlighet att få en fullständig bild av en kandidats bakgrund innan du anställer dem – om du ställer rätt frågor.
De flesta arbetsgivare kräver referenser för viktiga roller, men få får ut något värde av dem. Alltför ofta resulterar ett referenssamtal i vagt positiva omdömen om kandidaten och en bekräftelse av deras grundläggande anställningsuppgifter.
Det behöver inte vara så. När du vet vilka frågor du ska ställa till referenser kan en referenstagning hjälpa dig att upptäcka en kandidats viktigaste styrkor, potentiella svagheter och kulturella kompatibilitet med din organisation. Om du anställer dem kan denna ytterligare bakgrundsinformation hjälpa dig att ge dem en bra start under de första veckorna. Det kan också förhindra en dålig anställning som kostar dig pengar och skadar produktiviteten.
I den här artikeln går jag igenom några av de viktigaste stegen du behöver ta för att ställa rätt frågor i din referenstagning och få ut så mycket värde som möjligt av den. Och om du just nu är i färd med att anställa, glöm inte att ladda ner vår mall med de bästa frågorna att ställa vid kontroll av referenser, så att du kan använda den vid ditt nästa samtal.
se till att få grundläggande information om kandidaten
Det kan verka som slöseri med tid att kontrollera grundläggande fakta under ett referenssamtal istället för att fokusera på kandidatens personliga egenskaper. Att kontrollera saker som anställningsdatum, arbetsuppgifter, ansvarsområden, kompetens och utbildning är dock en av de viktigaste delarna av ett referenssamtal.
Även om dessa detaljer inte säger så mycket om hur kandidaten kommer att vara som kollega, visar de att kandidaten är ärlig om sina kärnkompetenser. En undersökning från ResumeLab från 2023 visar att så många som 70 % har ljugit i sitt CV, och enligt CareerBuilder har 3 av 4 HR-anställda upptäckt en lögn i ett CV. Att dubbelkolla grundläggande fakta är därför ett snabbt och nödvändigt sätt att säkerställa att den person du anställer är den starka kandidat som hen påstår sig vara.
ställ specifika frågor, men ändå öppna
Det kan vara svårt att veta exakt vad man ska fråga för att få den information man behöver från kandidatens referens. Om du ställer frågor som ”Hur var det att arbeta med kandidaten?” kan du få lite allmän bakgrundsinformation, men du får inga detaljer. Fokusera därför frågorna på detaljerna – till exempel ”Hur bra var kandidaten på att hålla deadlines?” eller ”Skulle du anställa kandidaten igen om du fick chansen?”.
Dessa frågor är bra exempel då de är både specifika och öppna frågor. De är tillräckligt fokuserade för att göra det enkelt för referensen att ge dig relevant, specifik information, men tillräckligt allmänna för att skapa möjligheter att bredda sig och avslöja intressanta insikter.
bedöm om de passar in i företagskulturen
Den mycket viktiga frågan om en kandidat kommer att passa in i din företagskultur är svår att besvara bara genom att läsa deras CV. Även efter intervjuer med kandidaten kan det fortfarande finnas en ovisshet om hur de kommer att passa in när de väl anställts.
Referenstagning är ett utmärkt tillfälle att klargöra och bedöma kandidatens potential att passa in i företagskulturen. Genom att lära dig mer om hur det var att arbeta med dem, hur kulturen var på deras tidigare företag och hur de trivdes där, kan du få en välgrundad uppfattning om hur de kommer att fungera på lång sikt. Det är dyrare än någonsin att anställa nya medarbetare, och majoriteten av yrkesverksamma säger att de har sagt upp sig från jobb på grund av kulturell obalans i det förflutna. Att säkerställa att kandidaterna kan anpassa sig till din företagskultur sparar både pengar och stress.
vet vad du inte ska fråga och följ sekretessbestämmelserna
Precis som all annan personlig information omfattas den information du samlar in under referenstagning ofta av sekretessbestämmelser, såsom GDPR i EU. Därför måste du vara försiktig med vilken typ av data du samlar in.
Om en potentiell arbetsgivare har frågor om en kandidats anställningshistorik och tidigare prestationer har du förmodligen en legitim anledning att samla in viss personlig information. Du bör dock vara försiktig med frågor som rör kandidatens frånvaro eller privatliv. Sådana frågor kan leda till att referensen avslöjar information som faller under definitionen av ”känsliga uppgifter”, till exempel information om sjukdom eller funktionsnedsättning, sexuell läggning eller religiös övertygelse. Lagring av denna typ av uppgifter är strängt reglerad, och de flesta arbetsgivare har inte någon legitim anledning att göra det. Försök därför att undvika frågor som kan avslöja känslig information, och radera den omedelbart om du råkar få tillgång till den.
förbered dig på referenser som inte svarar på dina frågor
I vissa länder och branscher är arbetsgivare enligt lag skyldiga att ge referenser till tidigare anställda. Men för de flesta arbetsgivare är det frivilligt. Vissa företag har riktlinjer mot att ge referenser, antingen för att de inte vill lägga tid på det eller för att de är oroliga för risken för rättstvister från missnöjda tidigare anställda som anser att de fått en felaktig referens. Ibland svarar arbetsgivarna, men bara med ett standardiserat svar från HR-avdelningen som bekräftar de grundläggande uppgifterna om kandidatens anställning, såsom start- och slutdatum.
I dessa situationer är det viktigt att inte låta den tidigare arbetsgivarens agerande påverka kandidaten negativt. Deras ovilja att ge en referens är inte nödvändigtvis en varningssignal. Diskutera situationen med kandidaten och ge dem tid att hitta en alternativ referens.
hämta vår mall för frågor vid referenstagning
Förhoppningsvis hjälper dessa tips dig att formulera bra frågor till referenser inför din kommande kontroll före anställning. För ännu mer hjälp, ladda ner vår mall för frågor vid referenstagning. Den finns i Word-format och är en färdig resurs för ditt nästa referenssamtal. Du hittar en lista med 27 insiktsfulla och typiska frågor vid referenstagning som är utformade för att hjälpa dig att få ut det mesta av samtalet, samt utrymme för att göra anteckningar och skriva ner detaljer om referensen och kandidaten du pratar om. Prova den under din rekryteringsprocess och välj gärna ut de mest relevanta frågorna och anpassa den efter din referenstagningsprocess.
Detta är en uppdaterad version av en artikel som ursprungligen publicerades den 26 september 2022.
maria strömberg
perm manager