de bästa strategierna för att minska personalomsättningen.

När de bäst presterande medarbetarna slutar skadar det hela teamet. Moralen sjunker, chefer måste omfördela arbetet och produktiviteten kan minska – åtminstone tillfälligt. Enligt Deloitte ställs arbetsgivare i många branscher just nu inför en ”talangparadox”. Arbetslösheten i många delar av världen är fortfarande hög. Trots detta har företagen mycket svårt att tillsätta kvalificerade och tekniska tjänster.

I ett läge där det är svårt att ersätta kvalificerade medarbetare, verkar det klokt att försöka hitta sätt att behålla kompetensen. Den goda nyheten är att studien också visade att fler än 8 av 10 tillfrågade planerade att stanna hos sin arbetsgivare i minst 12 månader framåt. Du kan utnyttja den entusiasmen till din fördel – men vi återkommer till det senare.

I det här inlägget kommer jag diskutera personalomsättning och varför nyckeln till framgång på HR-området är att behålla medarbetare, snarare än att ersätta dem. Slutligen kommer jag gå igenom tre metoder för att minska personalomsättningen och få högkvalificerade medarbetare att stanna i verksamheten.

personalomsättning

Du kan inte hindra alla medarbetare från att lämna din organisation. En viss personalomsättning är oundviklig: människor går i pension, flyttar eller avancerar till nya tjänster inom företaget. Andra bestämmer sig för att byta karriär eller att sluta arbeta heltid av familjeskäl.

Enligt en färsk Gallup-undersökning kan dock över hälften av alla frivilliga avgångar undvikas. Med andra ord kunde över 50 % av de arbetstagare som lämnat en viss organisation ha övertalats att stanna. I många fall hade deras chefer ingen aning om att de inte trivdes. I andra fall var det kanske så illa att cheferna tog dem för givna.

Enligt Society for Human Resource Management (SHRM:s) ligger den idealiska personalomsättningsnivån på 10 %. Inom många branscher är omsättningen dock högre än så. Ett sådant exempel är tillverkningsindustrin som världen över har utmaningar med att behålla personalen. I Storbritannien har tillverkningsföretagen en personalomsättning på 17,6 %, alltså över 7 procentenheter högre än den idealiska nivån. I USA förlorar företag inom tillverkningssektorn 2 av 10 av sina anställda varje år, och i Kina är situationen ännu värre: omsättningen vid vissa produktionsanläggningar ligger på över 300 %.

varför spelar det roll om personalomsättningen är hög?

Skickliga medarbetare är svåra att ersätta när de slutar. När kostnaderna för rekrytering, upplärning och introduktion beaktas är det dessutom dyrt. Inom flera yrkesområden kan det vara svårt att hitta kandidater med rätt kompetens, så det är rimligt att försöka behålla sina befintliga medarbetare istället för att leta efter nya.

Det är också viktigt att förstå att personalomsättning handlar om mer än enbart ekonomiska kostnader. När högpresterande medarbetare slutar påverkar det dynamiken i hela teamet. Skickliga medarbetare motiverar sina kollegor; när sådana medarbetare försvinner sjunker produktiviteten. Om du är mitt i en omfattande produktionsomgång eller logistisk tillväxtfas och behöver hålla produktiviteten uppe vill du ha stabilitet i teamen.

behåll medarbetarna istället för att ersätta dem

När du vill minska personalomsättningen är det viktigt att fokusera på initiativ som syftar till att behålla personal, innan medarbetare börjar lämna företaget i större antal. Om du kan stoppa kompetenta medarbetare från att sluta leder det till lägre rekryteringskostnader. Men det är svårt att fastställa den rätta strategin för att få medarbetarna att stanna om du inte vet vad det är som får dem att vilja sluta.

Med rätt data kan du utveckla en djupare förståelse av er företagskultur. Här är tio sätt att samla in användbar information:

1. Skapa en anonym enkätundersökning. Anställda känner sig inte alltid bekväma med att prata om frågor som rör arbetet. En undersökning kan uppmuntra till dialog, och du kan använda olika incitament för att öka deltagandet.
2. Genomför exitintervjuer. Överväg att anlita en oberoende konsult för att genomföra exitintervjuer med personer som valt att sluta. Många tycker att det känns lättare att tala uppriktigt med en intervjuare som inte direkt företräder företaget de jobbat för.
3. Prata med populära medarbetare. Vissa medarbetare blir informella ledare på arbetsplatsen och har förmåga att influera andra. Prata enskilt med dem och se om de kan bidra med inblickar om stämningen och arbetsmoralen bland personalen.
4. Inför rutinmässiga intervjuer om engagemanget hos medarbetarna. När dessa intervjuer genomförs regelbundet tenderar medarbetarna att öppna sig mer. Överväg att göra sådana intervjuer till en del av HR-rutinen, och beröm medarbetare som bidrar med användbar information.
5. Ta itu med dåliga chefer. Håll ett öga på teamledare och chefer i organisationen och ta eventuella klagomål på allvar. Ge cheferna ledarskapsutbildning och håll dem ansvariga på alla nivåer.
6. Analysera mönster. Är personalomsättningen högre på en viss avdelning? Är det någon viss typ av medarbetare som slutar oftare än andra? Är vissa tjänster mer stressiga än andra?
7. Studera er företagskultur i detalj. En extern konsult kan ge ett utifrånperspektiv och hjälpa dig att analysera företagskulturen. Upplever medarbetarna att arbetet har mening och syfte eller känner de sig oinspirerade?
8. Utvärdera engagemanget. När människor känner sig engagerade och intresserade av det arbete de utför stannar de kvar. Försök ta reda på om högpresterande medarbetare känner sig tillfreds och trivs med sina arbetsuppgifter.
9. Läs mellan raderna. När arbetstagare som vanligtvis presterar bra börjar dra sig tillbaka eller underprestera kan du vara säker på att de inte trivs. Prata med dem och försöka ta reda på varför – och ta dem på allvar om de känner sig utbrända eller missnöjda.
10. Utvärdera processer. Ibland slutar medarbetare för att de blir alltför detaljstyrda i sitt arbete eller för att de anser att företagets förfaranden borde se annorlunda ut. Utvärdera policyer och förfaranden regelbundet så att du vet att de fungerar som avsett.

Om du vill veta mer om vilka strategier du kan använda för att minska personalomsättningen, ladda ner vår omfattande guide.

tre strategier för att minska personalomsättningen

Det första du bör göra när du vill ta tag i personalomsättningen är att grundligt utvärdera läget på företaget. När du vet varför medarbetare slutar kan du utforma en anpassad strategi för att göra företaget till en attraktiv arbetsplats. Här är tre sätt att förändra din företagskultur till det bättre.

1. erbjud flexibilitet

Under covid-19-pandemin började anställda på många företag arbeta på distans. Kontorsbaserad personal började använda digitala verktyg som exempelvis Zoom och göra sina timmar hemifrån. Även på arbetsplatser där distansarbete inte var ett alternativ, såsom inom produktion eller leverans, förändrades arbetsmiljön och rutinerna som svar på covid-19. Arbetsstationer flyttades, medarbetarna satt längre ifrån varandra och robotar tog över visst mänskligt arbete. På vissa företag lade man till ytterligare skift för att klara kraven på social distansering. Vissa fabriker stängde helt när smittspridningen var som störst; ett fåtal övergick till en fjärrtillverkningsstrategi, om än med en mindre personalstyrka.

Många ekonomer tror, mot bakgrund av alla de molnbaserade lösningar som finns tillgängliga idag, att distansarbetet kommer att fortsätta även efter pandemin. Studier visar att flexibla arbetstagare känner sig mer produktiva, mindre stressade och mer nöjda med sina jobb. Kort sagt: de är mer benägna att stanna hos arbetsgivaren. Att erbjuda denna flexibilitet är därför en viktig pusselbit för att behålla sina medarbetare.

För de arbetsplatser där distansarbete inte är applicerbart, såsom inom en produktion, finns andra flexibla lösningar att erbjuda sin personal, såsom t.ex. flexibel schemaläggning och möjlighet att byta skift. Komprimerade scheman – där man arbetar tre eller fyra längre skift och sedan tar ledigt flera dagar – kan vara ett alternativ till konventionella femdagarsveckor. Enligt en enkätundersökning som The Workforce Institute genomförde 2018 skulle 35 % av alla anställda acceptera en 20-procentig lönesänkning om de fick arbeta fyra dagar i veckan istället för fem.

Med rätt tillsyn och optimala plattformar fungerar flexibel schemaläggning förvånansvärt bra. Och framförallt är det uppskattat av medarbetarna.

2. ge bättre utbildning

Människor älskar att lära sig nya saker. Faktum är att möjligheten att förvärva nya kompetenser är en av de faktorer som lockar mest med ett nytt jobb – särskilt om lärandet också kan leda till befordran. Välutbildade medarbetare blir bättre och bättre på att hantera utmaningar, vilket stärker deras självförtroende och gör att de känner sig mer tillfreds.
Vilken typ av utbildning du bör erbjuda beror på vad ni gör i ert dagliga arbete på just ditt företag. För maximal effekt bör utbildningen vara relevant för medarbetarnas jobb eller det jobb de vill göra i framtiden. Om du gör regelbundna engagemangsintervjuer har du möjlighet att fråga medarbetarna vilken typ av utbildning de önskar.

I idealfallet bör en medarbetare erbjudas utbildning omedelbart när han eller hon börjar på företaget och sedan få fortbildning under hela sin anställning. Vi skiljer mellan sex olika typer av utbildning:

1. Orientering. På orienteringsutbildningen presenterar du er företagskultur, ert uppdrag och era värderingar samt organisationens struktur. Nya medarbetare får en bättre förståelse för företagslandskapet och finner sig tillrätta i sina jobb.
2. Introduktion. Ett väl avvägt introduktionsprogram är en direkt investering i att behålla personal. Introduktionen bör omfatta avdelningsmål, tekniska aspekter av den nyanställdas roll och mycket mer.
3. Tekniska färdigheter. Här utbildas sig nya teammedlemmar inom successivt alltmer komplexa områden som är relevanta för deras arbete. De lär sig utföra uppgifterna självständigt allteftersom deras kompetensuppsättning växer.
4. Mjuka kompetenser. Nya medarbetare lär sig teamrelaterade färdigheter som kommunikation, ledarskap, konfliktlösning och företagsetik. Du kan använda den här typen av utbildning för att bygga sammanhållning i teamen och identifiera potentiella framtida chefer.
5. Kvalitetskontroll. Inom tillverkning, logistik och fordonsindustri är det viktigt med utbildning i de program för kvalitetskontroll som säkerställer att produkterna uppfyller gällande normer.
6. Säkerhet. Säkerhetsutbildning är ett juridiskt måste i många miljöer. Medarbetarna lär sig säkerhetspolicyer och säkerhetsrutiner, hur man använder säkerhetsutrustning på rätt sätt och hur man ger första hjälpen. Här ingår också eventuella branschspecifika säkerhetsaspekter som asbesthantering, byggregler, livsmedelssäkerhet etc.

3. samarbeta med ett bemanningsföretag

Möjlighet till distansarbete, flexibel schemaläggning och utbildning bidrar utan tvekan till att fler medarbetare vill stanna. Ett annat mycket effektivt sätt att minska personalomsättningen är att samarbeta med ett bemanningsföretag. Det är trots allt bara om du från början anställt rätt personer som flexibla scheman eller kommunikationskurser bidrar till att personalen stannar.

Professionella bemanningsföretag hittar och rekryterar rätt medarbetare till din organisation. Många kandidater ser bra ut på pappret, men presterar inte när de väl har anställts. Rekryterare har många års erfarenhet av att anställa – det är trots allt deras jobb att rekrytera – och de vad de behöver tänka på för att säkerställa helt rätt matchning.

De bästa bemanningsföretagen har hundratals, eller till och med tusentals, kvalitetssäkrade kandidater i sina nätverk. När du anlitar dem för att få hjälp med rekryteringen vänder de sig till redan granskade kandidater, innan de annonserar ut tjänsten. Detta kan spara mycket tid – och mycket pengar.

Vissa bemanningsföretag fortsätter stödja de rekryterade medarbetarna även efter det att de anställts av dig. I samarbete med dig erbjuder de stödjande utbildningsinsatser, vilket kan förbättra chanserna att medarbetaren stannar längre på företaget.

så kan randstad hjälpa dig

Randstad kan hjälpa dig att bygga upp din personalstyrka – och behålla de medarbetare du redan har. Med 60 års erfarenhet av rekrytering och ett stort globalt nätverk av kvalitetssäkrade kandidater är vi en pålitlig partner till företag inom alla olika branscher världen över.

Genom en gedigen och kvalitetssäkrad rekryteringsprocess hjälper vi dig att hitta helt rätt medarbetare, vilket är det första – och förmodligen viktigaste – steget i att bygga en långvarig och pålitlig personalstyrka. Samtidigt kan du och din företagsledning fokusera på er kärnverksamhet samt tillväxt och innovation.

Vill du läsa mer om personalomsättning och ta del av 7 strategier för att få personalen att stanna kvar? Ladda ner vår omfattande guide idag.