För de flesta organisationer blir det allt mer vanligt att anlita tillfällig personal. Enligt Deloitte finns det 77 miljoner personer på arbetsmarknaden i Europa, Indien och USA som formellt identifierar sig som frilansare. Hälften av de arbetsgivare som Deloitte undersökte rapporterade också att en betydande del av deras arbetskraft var externa uppdragstagare. McKinsey uppskattar att det finns 162 miljoner personer som ägnar sig åt någon form av gig- eller frilansbaserat arbete, och Staffing Industry Analysts har uppskattat att intäkterna från molnbaserad arbetskraft ökade med 65 procent under 2017.

Det är tydligt att den flexibla arbetskraften växer snabbare än den fastanställda. För företagen innebär trenden en möjlighet till mer flexibla resursstrategier, tillgång till en större kandidatpool och betydande besparingsmöjligheter. Det finns alltså många fördelar med att öka användningen av tillfällig personal. Samtidigt innebär fler tidsbegränsade och flexibla kontrakt större komplexitet i personalhanteringen och en rad utmaningar för många arbetsgivare.

För många organisationer är kostnaderna för tillfällig personal en mindre till betydande post i budgeten, beroende på hur stor den tillfälliga personalstyrkan är. Oavsett storlek misslyckas många företag med att i tillräcklig utsträckning kontrollera utgifterna, utnyttja stordriftsfördelar, hantera distributionskedjan ordentligt och optimera processerna för kompetensförsörjning. Som en följd har många företag svårt att se potentialen för de betydande kostnadsbesparingar och effektivitetsvinster som är möjliga.

Om du vill granska kostnaderna för tillfällig personal är en bra startpunkt att identifiera de direkta respektive indirekta kostnaderna.

Vill du få fler tips i hur du optimerar din tillfälliga personalstyrka? Ladda ner vår checklista.

direkta kostnader för tillfällig personal

De direkta kostnaderna är lätta att identifiera. Kostnaden för att anlita en konsult eller medarbetare med tidsbegränsad anställning motsvarar de arbetade timmarna, oavsett om de betalas per dag, vecka eller månad. Ju lägre timlön, desto lägre kostnad. Men, som de flesta personalchefer som hanterar tillfällig personal vet, är det inte att rekommendera att bara se till timlönen. Kandidaternas kompetens är avgörande för organisationen, eftersom den kan påverka tiden det tar innan personen kan börja bidra, utbildningskostnader och andra faktorer.

Andra direkta kostnader kan exempelvis vara kopplade till de interna resurser som går åt för hantering av tillfällig personal, eller tekniska lösningar som leverantörssystem. Andra exempel kan inkludera frånvaro, utbildning, HR-stöd och digitala investeringar.

indirekta kostnader för tillfällig personal

De utgifter som är lite svårare att spåra kan utgöra en avsevärd del av budgeten för tillfällig personal. Den arbetstid som spenderas av chefer som arbetar specifikt med detta är naturligtvis lätt att räkna på. Svårare är det med den tid som den rekryterande chefen, inköpsavdelningen, juridikavdelning och andra funktioner lägger på anställningen. Sammantaget kan kostnaderna för granskning av leverantörer, långa rekryteringstider, hög personalomsättning och upplärning bli omfattande. Andra indirekta kostnader för exempelvis personaladministration, skiftplanering och förlängda rekryteringstider bör också beaktas.

En viktig faktor att ha i åtanke och som kräver stora resurser är regelefterlevnad. Oavsett om ni sköter detta internt eller om ni förlitar er på en extern partner är det viktigt att inte underskatta den tid och expertis som krävs för att kontrollera att anställningsrutinerna följer gällande lagar och föreskrifter. Detta är särskilt viktigt eftersom tillsynsmyndigheternas kontroll av reglerna för oberoende uppdragstagare skärps alltmer. Även kommunikation med leverantörer om efterlevnad och andra frågor bör vara en viktig post på checklistan när du utökar din tillfälliga personalstyrka.

Kvinna i ett mötesrum som sätter upp post it lappar på väggen.
Kvinna i ett mötesrum som sätter upp post it lappar på väggen.

Företag som proaktivt analyserar dessa utgifter har större chans att identifiera luckor och inkonsekvenser i sina personalförsörjningsrutiner, med kostnadsbesparingar och produktivitetsvinster som följd. Det är dock inte alla företag som har den interna expertis som krävs för att åstadkomma detta. Att genomföra analyserna kontinuerligt, så att rutinen blir långsiktigt hållbar, kräver också viss kapacitet.

Företag som kan avsätta budgetmedel och resurser till detta brukar lyckas, men det kräver engagemang, förändringshantering och stöd från ledningen. Många organisationer har kapacitet att själva bygga upp en tillfällig arbetsstyrka i världsklass, men det är viktigt att inte underskatta de interna resurser som det kräver.

ta hjälp av ett bemanningsföretag

Alternativet är att anlita ett bemanningsföretag som kan bidra med expertis, implementera rätt processer och ge teknisk vägledning. Nyckelfärdiga bemanningslösningar kan hjälpa företag att snabbt nå önskade mål och utgiftsrutiner, genom att använda tillfällig personal på ett sätt som följer reglerna och minimerar kostnaderna. Ännu viktigare är att bemanningsföretaget har omfattande erfarenhet av liknande organisationer och därför kan tillämpa beprövade lösningar och metoder. Detta leder till förutsägbara och önskade resultat.

Om du väljer en extern lösning kan du börja med att upprätta en baslinje som kostnaderna för tillfällig personal sedan jämförs med. Då blir det lättare att ta fram tydliga mått som kan användas för att strukturera en process för ständig förbättring som inte bara leder till kontrollerade kostnader, utan också kortare rekryteringstider, mer kompetenta kandidater och bättre resultat.

Vilken modell passar ditt företag bäst? Det finns en rad olika alternativ, och att välja det som passar din organisation allra bäst kräver en del efterforskningar från din sida. Ibland kan dock leverantörerna hjälpa dig att förstå vad du behöver och inte. Det viktigaste är att göra en grundlig bedömning där varje lösning jämförs punkt för punkt med de övriga, så att du kan avgöra vilken som är bäst lämpad för just er.

Om du vill läsa mer om hur du kan optimera användningen av tillfällig personal kan jag tipsa om denna checklista där vi delar med oss av 7 sätt för hur du kan gå tillväga.

författare
Björn Söderberg
Björn Söderberg

Björn Söderberg

Senior Sales Manager, Randstad

håll dig uppdaterad om trender på arbetsmarknaden och få tips om hur du ska attrahera och vårda din personal.

prenumerera på bloggen