introduktion till produktivitet på arbetsplatsen

Alla dessa förändringar på arbetsplatsen gör medarbetarnas produktivitet viktigare än någonsin. Och för att öka produktiviteten måste organisationerna fokusera på medarbetarnas välbefinnande och engagemang. Att ha engagerade medarbetare är a och o för att uppnå bra resultat. En medarbetare som är engagerad tar fler initiativ, anstränger sig mer och bidrar till företagets framgång.

Nedan berättar vi allt du behöver veta om produktivitet på arbetsplatsen och hos dina medarbetare, samt hur det bidrar till företagets framgång. Vi beskriver också ett antal förändringar du kan genomföra för att förbättra produktiviteten såväl som det sammantagna medarbetarengagemanget.

ladda sidan som PDF
1

vad är produktivitet på arbetsplatsen?

Enkelt uttryckt är produktivitet på arbetsplatsen, eller medarbetarproduktivitet, den mängd arbete som kan utföras på en viss tid. Begreppet kan användas både när det gäller en enskild medarbetare, men också för ett helt team eller företag. Medarbetarproduktiviteten är ett av de viktigaste måtten på en personalstyrkas effektivitet.

Produktivitet på arbetsplatsen kan mätas på ett par olika sätt. I tillverkningsbranschen anges den ofta i termer av antalet exemplar av en produkt som en medarbetare kan producera på en dag, vecka eller månad. På andra områden talar man kanske istället om det värde en medarbetare tillför företaget. Oavsett mått jämför företagen medarbetarnas produktivitet med ett fastställt riktmärke. 

2

varför är produktivitet på arbetsplatsen viktigt?

Produktivitet på arbetsplatsen är viktigt av flera olika skäl. Det korta svaret är att ökad produktivitet ofta leder till ökad lönsamhet. Företag som producerar mer kan öka sina intäkter. De som producerar mer med färre arbetade timmar kan uppnå bättre vinstmarginaler. Ju mer ett företag kan producera, desto effektivare är de på marknaden. 

Ytterligare ett skäl till att produktivitet på arbetsplatsen är viktigt är att det hänger väl ihop med begreppet medarbetarengagemang, som kan ses som ett centralt mått på hur bra personalstyrkan mår. Engagerade medarbetare är i regel mer produktiva i sitt arbete eftersom de trivs och känner sig motiverade att göra ett bra jobb. Företag som engagerar sina anställda får nöjdare medarbetare, lägre frånvaro och lägre personalomsättning. Dessutom finns det undersökningar som visar att team med ett starkt engagemang är 21 % mer lönsamma.

Enligt Gallup uppger endast 25 % av arbetstagarna i tillverkningsbranschen att de är engagerade i sitt arbete. För att sätta den siffran i perspektiv kan nämnas att den är betydligt lägre än engagemangsgraden för samtliga branscher, som enligt Gallup var 33 %. Detta förhållande orsakar ett produktivitetsbortfall värt 7 miljarder dollar globalt

"Bara 25 % av arbetstagarna i tillverkningsbranschen är engagerade i sitt arbete."

Gallup

Många företag framhåller vikten av medarbetarengagemang, men de mest framgångsrika gör det till en helt central punkt i affärsstrategin. De vägleder medarbetarna och ger dem de verktyg de behöver för att känna engagemang, och i förlängningen också bli mer produktiva. Att prioritera medarbetarnas välmående och engagemang är onekligen avgörande för att uppnå en produktiv personalstyrka och högre lönsamhet.

Läs mer: om hur du engagerar dina konsulter och inhyrd personal.

colleagues-in-helmet-talking
colleagues-in-helmet-talking
3

så ökar du produktiviteten på arbetsplatsen.

Det finns inga snabba, enkla vägar till ökad medarbetarproduktivitet. Allt fler organisationer inser att det är en långsiktig process som innefattar att skapa en säker och sund arbetsmiljö, att ge regelbunden återkoppling med fokus på framtiden och att ge medarbetarna de verktyg de behöver för att lyckas.

Det kan vara en utmaning att införa de förändringar som krävs för ökad produktivitet; att upprätthålla dem när de väl är genomförda är lyckligtvis betydligt lättare. Cheferna ger sitt stöd när de ser att teamen når eller överträffar sina mål. Medarbetarna blir ofta positivt överraskade när de ser att små justeringar i det dagliga arbetet kan ge märkbart större arbetstillfredsställelse.

Här följer några exempel på strategier som de flesta framgångsrika företag använder för att öka produktiviteten på arbetsplatsen:

1. satsa på upskilling och reskilling

Tekniken håller på att förändra stora delar av arbetsmarknaden på sätt vi inte kunnat förutsäga för bara några år sedan. Ett tydligt exempel är tillverkningsindustrin, i synnerhet driftsintensiva företag, som genomgår stora förändringar till följd av de tekniska framsteg som görs. Enligt McKinsey kommer efterfrågan på arbetskraft för utförande av förutsägbara och repetitiva uppgifter att falla med nästan 30 % under det kommande decenniet. Samtidigt kommer behovet av tekniskt kvalificerad arbetskraft att öka med över 50 %.

Det innebär att arbetsgivare världen över måste fokusera mer på kompetensutveckling i form av upskilling och reskilling för att säkerställa att de har en personalstyrka som svarar för framtidens kompetensbehov. Upskilling, eller kompetensutveckling, handlar om att utveckla och uppdatera befintliga kompetenser hos medarbetarna, medan reskilling, eller omskolning som det också heter, handlar om att tillföra helt nya kompetenser hos sin personalstyrka. Att satsa på upskilling och reskilling av befintliga medarbetare ökar personalstyrkans kapacitet, vilket i slutänden ger bättre resultat för företaget. 

Det kommer inte att krävas mycket för att sälja in utbildningssatsningen. Medarbetarna söker redan möjligheter att utveckla sin kompetens. Enligt en global studie från PwC är 74 % av arbetstagarna mycket intresserade av att förvärva nya färdigheter som de behöver för framtiden. De som just kommit ut på arbetsmarknaden uppger att möjligheterna att lära och utvecklas påverkar om de tackar eller nej till ett jobb. Runt 87 % uppger att karriärutvecklingsmöjligheter är viktigt för dem när de överväger att börja jobba på ett företag.

Läs mer: därför ska du satsa på upskilling och reskilling i din organisation

Blue-collar worker aligning something. Very focused. Caucasian man. Groomed beard. Primary color red. Secondary color cream/yellow.
Blue-collar worker aligning something. Very focused. Caucasian man. Groomed beard. Primary color red. Secondary color cream/yellow.

2. fokusera på bra ledarskap 

En av de första faktorerna att överväga när du vill öka medarbetarnas produktivitet är vem som leder dem. Om en personalstyrka ska vara motiverad måste deras chefer också vara det. I en färsk produktivitetsstudie fann man att teammedlemmar med en engagerad chef hade 59 % högre sannolikhet att själva vara engagerade.

De bästa ledarna ser sig mer som coacher än som chefer. De är oerhört skickliga på att hjälpa medarbetarna att förstå vad som förväntas av dem, att hantera sin arbetsbörda och att fastställa mål och prioriteringar. Av de arbetstagare som uppger att de är engagerade i sitt arbete säger 69 % att deras chef hjälper dem att prioritera och 66 % att deras chef har arbetat med dem kring uppsatta prestationsmål.

Trots detta rapporterar Gallup att organisationer anställer fel chef i 82 % av fallen. Ledarutbildning kan dock definitivt hjälpa dessa chefer att ta till sig de kunskaper som krävs. I en storskalig studie från Kellogg School of Management vid Northwestern University i Chicago fann man att de som genomgick ledarskapsutbildning hjälpte sina team att öka produktiviteten med 4,6 %.

"Organisationer anställer fel chef 82% av fallen."

Gallup

3. fokusera på medarbetarnas välbefinnande

I 2020 års upplaga av undersökningen Global Human Capital Trends från Deloitte uppger 80 % av de nästan 9 000 respondenterna att medarbetarnas välbefinnande var viktigt eller mycket viktigt för deras företags framgång. Ledare för små som stora företag uppgav också att de närmade sig ämnet utan stereotyper och färdiga mallar. Istället skräddarsydde de sina insatser efter de egna medarbetarnas behov. 

Undersökningen visade dock också på en punkt där arbetsgivare och arbetstagare inte var på samma våglinje. Arbetstagarna rankade ”förbättra medarbetarnas välbefinnande” som en av de tre viktigaste prioriteringarna för de kommande åren, medan den faktorn placerades längre ned på företagsledarnas lista. Deloitte menar att välbefinnandet måste vara en viktig angelägenhet för alla, så att ”arbetstagarna kan må och prestera så bra som möjligt”.

En sektor inom vilken medarbetarnas välbefinnande är ett problemområde är tillverkningsindustrin, där topptalanger lämnar branschen till följd av problem med psykisk ohälsa. Från Storbritannien rapporterar det icke vinstdrivande vårdföretaget Benenden Health att 34 % av tillverkningsföretagen haft en medarbetare som slutat för att personens psykiska välbefinnande inte prioriterades. Över 20 % uppgav att de förlorat topptalanger.

Läs mer: så kan du främja medarbetarnas produktivitet och välbefinnande

Woman smiling looking away while sitting down and holding her phone.
Woman smiling looking away while sitting down and holding her phone.

4. prioritera hälso- och säkerhetsåtgärder

Vissa arbetsgivare är bekymrade över kostnaderna för en omfattande hälso- och säkerhetsplan, men i det långa loppet är det en investering väl värd att göra. Harvard Business Review rapporterade nyligen att en arbetstagare som inte känner sig säker på arbetet sannolikt gör ett sämre jobb. Företag som lägger stor vikt vid säkerhet på arbetsplatsen ser förbättringar i medarbetarnas produktivitet.

När hälsa och säkerhet inte prioriteras på arbetsplatsen medför det dolda kostnader. Det blir svårare att behålla personal och att attrahera nya medarbetare. I en färsk undersökning uppger 50 % av arbetstagarna att de inte skulle arbeta för ett företag där arbetsmiljön inte var säker. Ytterligare 28 % säger att det kraftigt minskar sannolikheten att de skulle överväga företaget som arbetsgivare.

Från det ögonblick då en ny medarbetare stiger över tröskeln till ditt företag ska han eller hon veta att säkerhet är en viktig del i er företagskultur. Utbilda nya medarbetare i gällande säkerhetsrutiner och friska upp kunskaperna vid behov. Håll säkerhetsmöten där du instruerar teamet i nya metoder. Håll alla medarbetare uppdaterade om underhållsförfaranden och hur ofta ni byter ut äldre utrustning.

så attraherar du talanger inom fordonsindustrin
så attraherar du talanger inom fordonsindustrin

5. prioritera erkännande och feedback

Feedback – oavsett om den är förstärkande eller förändrande – är ett av de bästa sätten att motivera till ökad produktivitet på arbetsplatsen. Medarbetarna vill ha såväl erkännande när de gör ett bra jobb, som råd om hur de kan prestera bättre när de inte når målen. Faktum är att 65 % av arbetstagarna säger att de vill ha mer feedback än de får i nuläget.

Även om det är viktigt att ge medarbetarna erkännande för deras prestationer, bör feedbacken inte bara vara tillbakablickande. Det bör också finnas ett fokus på målsättningar för framtiden och möjligheter att avancera inom företaget. Gartner fann i en studie att framåtblickande feedback kan förbättra en medarbetares prestation med så mycket som 13 %.

Forskning visar att sporadisk feedback inte är lika effektiv som feedback som ges kontinuerligt. Enligt samma Gartner-studie kan regelbunden feedback öka produktiviteten med upp till 12 %. Det innebär att två små justeringar i bedömningsprocessen – ett ökat fokus på framtiden och större regelbundenhet – skulle kunna leda till en totalt 25-procentig förbättring av prestationerna.

"Framåtblickande feedback kan förbättra en medarbetares prestation med så mycket som 13 %."

Gartner

6. inför ett belöningsprogram 

Väl utformade program där personalen ges erkännande och belöning för sina insatser motiverar till produktivitet och minskar personalomsättningen. Klassiska grepp som att utse ”månadens medarbetare” fungerar fortfarande, men de mest innovativa företagen visar uppskattning på flera olika sätt, från presentkort på restaurangbesök till biljetter till populära idrottsevenemang.

Många företag erbjuder medarbetare som når eller överträffar målen bonusar. Men pengar är inte den enda eller nödvändigtvis den bästa belöningen. Faktum är att ekonomiska incitament är mindre effektiva för medarbetare som redan är motiverade enligt forskning från London School of Economics. 

För att erkännandet ska ha största möjliga effekt bör du uppmärksamma prestationerna omedelbart samt ge meningsfull feedback. Gör medarbetarna delaktiga genom att låta dem nominera kollegor som gjort något utöver det vanliga i sitt arbete.

7. be om återkoppling från medarbetarna

Fråga medarbetarna vad de har för idéer om hur ni kan förbättra produktiviteten, engagemanget och säkerheten. Tänk på att det inte är alla som känner sig bekväma med att prata om frågor som har med arbetet att göra. Med tanke på det kan en enkät vara ett bra sätt att uppmuntra till dialog. Får du inte tillräcklig respons kan du alltid införa ett svarsincitament.

Läs mer: 3 strategier för att öka medarbetarnas produktivitet

4

så kan randstad inhouse services bidra till ökad produktivitet.

De allra flesta branscher står inför stora utmaningar när det kommer till att hitta, attrahera och behålla medarbetare den närmsta framtiden. Bland tillverkningsföretagen väntar sig över tre fjärdedelar få svårigheter med detta under de kommande åren, enligt en studie från Deloitte. Det är ett stort problem eftersom otillsatta tjänster direkt påverkar produktiviteten på en arbetsplats. Just därför vänder sig företag till Randstad Inhouse Services för innovativa lösningar. 

Det som utmärker Randstad Inhouse Services är våra skräddarsydda bemanningslösningar för företag med en stor andel inhyrd personal. Vi erbjuder rådgivning på plats med stöd av ett dedikerat team som tar sig tid att analysera dina affärsbehov, lära känna din personalstyrka och förstå er företagskultur. Teamet består av en kundansvarig, en processansvarig, en personalansvarig och en personalassistent. Teamet finns på plats i dina lokaler och arbetsleder konsulterna i det dagliga arbetet och hanterar allt från rekrytering, urval och introduktion till skiftplanering och prognoser.  

Randstad Inhouse Services kan hjälpa ditt företag att avsevärt minska personalkostnaderna genom ökad produktivitet bland medarbetarna. Här följer några exempel på hur vi kan hjälpa er nå era mål.

läs mer: 5 sätt randstad kan hjälpa dig att optimera medarbetarnas produktivitet

1. förkorta rekryteringstiden

Innan du kan engagera, behålla och utbilda talanger måste du rekrytera dem. Och det är lättare sagt än gjort. De flesta av de högst kvalificerade kandidaterna får ett jobberbjudande inom 10 dagar när de börjar leta jobb. I tillverkningsindustrin är den genomsnittliga vakanstiden – den tid det tar att tillsätta en ledig tjänst – dock tre gånger längre än så. Det tar över 30 dagar för företagen att rekrytera en ny medarbetare. Det betyder att konkurrenterna kan snappa åt sig de duktigaste talangerna.

Med en väl utarbetad bemanningsstrategi kan ditt företag identifiera kandidater som är idealiska för er så fort de kommer ut på arbetsmarknaden och ge dem ett erbjudande före era konkurrenter. Randstad Inhouse Services hjälper dig att bygga upp en smartare bemanningsstrategi så att du snabbare kan tillsätta tjänsterna och minimera driftstörningarna.

2. minska personalomsättningen

Studie efter studie visar att hög personalomsättning påverkar ett företags produktivitet negativt. Det påverkar hela personalstyrkans motivation och trivsel när de måste uppnå produktionsmålen trots luckor i bemanningen. Chefer tvingas koncentrera sig på rekrytering, anställning och introduktion istället för att söka nya sätt att öka produktiviteten. 

Men det tyngsta argumentet för att behålla dina medarbetare – särskilt de som presterar bäst – är att det är svårare än någonsin att rekrytera. Enligt en färsk studie anser företag i tillverkningsindustrin att det är mycket svårare att ersätta medarbetare idag än för ett par år sedan, trots att antalet tillgängliga arbetstagare har mer än fördubblats. Det finns helt enkelt inte tillräckligt många kunniga yrkesmänniskor för att tillsätta alla de lediga tjänsterna.

Randstad Inhouse Services arbetar med en särskild plan för att behålla medarbetare inom företaget, genom fokus på t.ex. utvecklingsmöjligheter eller balansen mellan jobb och fritid. Att minimera personalomsättningen kan också förbättra teamets rekryterings- och urvalsprocesser.

3. prognostisera bemanningsbehoven

Att se till att varje skift är fullt bemannat är en av de största utmaningarna inom tillverkningsindustrin. När företaget saknar närvaroplan får teammedlemmarna ofta hoppa in i roller de är mindre bekanta med eller saknar utbildning för. Det kan leda till avsevärda produktivitetsförluster.

Undersökningar visar att frånvaro påverkar hela teamet, inte bara den person som stannar hemma. En studie från SHRM gav vid handen att kollegornas produktivitet föll med nästan 30 %, medan chefernas minskade med cirka 15 %.

Randstad Inhouse Services kan hjälpa dig att undvika detta produktivitetsbortfall genom att prognostisera bemanningsbehoven, identifiera affärskritiska uppgifter och ge dig råd om korsutbildning av personalstyrkan. Vår lösning är utformad för att säkerställa att du kan bemanna varje skift med rätt kompetens.

4. öka flexibiliteten

Ditt behov av arbetskraft växlar hela tiden. Ibland är det förutsägbart, som när du behöver extra personal vid säsongsbundna försäljningstoppar. Men ofta, som vid en global hälsokris eller en plötslig nedgång i efterfrågan på en viss produkt, är det inte det. Du vill inte förlora pengar på lönekostnader, men inte heller missa försäljningsmöjligheter för att ni är för få för att hantera inkommande ordrar.

Nyckeln är flexibilitet. Randstad Inhouse Services kan hjälpa dig att minimera resursslöseriet genom att justera personalstyrkans storlek efter behov. På så sätt slipper du lägga resurser på lön till arbetstagare som inte behövs under lugnare perioder eller övertidstimmar när ni får oväntade ordrar. Vi hanterar personalstyrkan så att du alltid har kompetent arbetskraft under hektiska perioder eller för tidsbegränsade projekt.

5. hantera tillfällig personal

Det är tidskrävande att förvalta en stor personalstyrka, särskilt om företaget anlitar många tillfälliga medarbetare. Det är en process som kan stjäla uppmärksamhet från mer angelägna uppgifter, som att leda den fasta personalstyrkan. 

Randstad Inhouse Services tar hand om de tillfälliga medarbetarna så att er ledning och ert HR-team får mer tid att fokusera på kärnverksamheten. Samtidigt analyserar vårt team era personalprocesser och ger förslag till strategier för nöjdare, friskare och säkrare medarbetare.

Läs om hur randstad hjälpte företaget att engagera och behålla sina konsulter.

Läs mer