Även om många företag betraktar referenstagning som en ren formalitet är det värt att ta processen på allvar. Med de höga kostnaderna för att anställa personal och de negativa effekterna av en felanställning är det viktigt att få så mycket information som möjligt om kandidaterna under kontroll före anställning. Även om bara en av 50 kandidater gallras bort från anställningsprocessen på grund av en negativ referens, kommer du att se en avkastning på den tid du investerat i att kontrollera referenser för alla.
För att få bästa resultat måste du betrakta referenstagning som mer än bara en validering av CV. I den här artikeln går jag igenom grunderna i referenstagningsprocessen och förklarar några viktiga bästa praxis som du bör tillämpa före, under och efter kontrollen av en kandidats referenser.
innan referenstagning – hur du förbereder dig.
meddela kandidaten innan du genomför kontroll av referenser
Detta är självklart om kandidaten inte anger referenser i sin ansökan. De kommer att meddelas när du ber om referensernas kontaktuppgifter
Finns referensernas kontaktuppgifter i kandidatens ansökan har du, enligt GDPR, som arbetsgivare ett berättigat intresse att hantera dessa uppgifter utan samtycke. I detta fall finns även en maktobalans mellan arbetsgivare och en hoppfull arbetssökande vilket betyder att ett samtycke ändå inte är giltigt. Enligt etikett bör du ändå meddela kandidaten att du kommer att påbörja referenstagningen så hen är medveten och att ni som potentiella arbetsgivare bibehåller en god relation.
Om du dock avser att lagra uppgifterna – till exempel för att behålla kandidaten i din databas för framtida jobbmöjligheter – bör kandidaten underrättas. För att öka efterlevnaden bör du överväga att lägga till information om din referenstagningsprocess i din integritetspolicy. Som alltid bör du rådfråga experter för att säkerställa att din referenstagningsprocess helt överensstämmer med gällande regler.
Utöver de juridiska kraven skapar det också en känsla av förtroende och respekt att informera kandidaten innan kontrollen av referenser, och det ger en bra start på relationen mellan dig och den potentiella nya medarbetaren.
se till att en av referenserna är en tidigare chef
Att få input från tidigare kollegor, särskilt om de har arbetat nära tillsammans, kan vara mycket värdefullt. Dessa kollegor har sannolikt värdefulla insikter om kandidatens styrkor och egenskaper som en chef kanske inte har.
Det är dock chefen som i slutändan är ansvarig för att bedöma prestationen och som kan ge den bästa insikten om hur kandidaten är som anställd – och inte bara som kollega. Knappt en fjärdedel av de 76 % av de brittiska anställda som lämnat referenser till en arbetsgivare säger att deras referenser aldrig kontrollerades, möjligen för att arbetsgivaren inte såg något värde i att kontrollera dem. Genom att kontakta en tidigare chef är det mycket mer sannolikt att du får värdefull information som kan påverka ditt anställningsbeslut.
Tidigare chefer är också bäst lämpade att verifiera kandidatens påståenden. När du utför kontroll av referenser bör du utgå från att kandidaten talar sanning – men det är ett faktum att tre fjärdedelar av HR-personal har upptäckt lögner i en jobbansökan. När det gäller att bekräfta de projekt som en kandidat har varit involverad i eller deras bidrag till sin tidigare arbetsplats, är cheferna de som vet bäst.
glöm inte att konsultera dina ”interna referenser”
I stora företag är vanligtvis flera personer involverade i anställningsprocessen. Alla deltar inte i intervjuerna, men de kan ändå ha träffat kandidaten i en mer informell miljö. När du försöker skapa dig en bild av kandidaten, glöm inte att be dessa kollegor om deras åsikter. De kan kanske ge input och bidra med nya perspektiv baserat på sina egna avdelningar eller arbetsroller.
Innan du fattar beslutet att anställa någon kan denna interna feedback säkerställa att den nya medarbetaren passar in i företagets kultur och värderingar.
bestäm hur du vill genomföra ditt referenssamtal – via e-post, telefon eller videosamtal?
Det finns ett brett utbud av lösningar på marknaden som effektiviserar referenstagningsprocessen med automatiserade e-postmeddelanden. Dessa programvaror för referenstagning skickar förfrågningar och lagrar feedback automatiskt utan att någon mänsklig referenstagare behöver ingripa. Stora företag med en stadig ström av nyanställda kan verkligen minska den administrativa bördan genom att använda verktyg som dessa. E-post kan dock inte ge samma djup som ett ”levande” samtal som förs via telefon, videosamtal eller personligen. Ett telefonsamtal eller videosamtal är det bästa mediet för seniora positioner i mycket kritiska roller.
under referenstagning
hur lång tid tar en referenstagning?
Referenstagningsprocessen kan ta en eller två veckor, beroende på antalet referenser och hur lång tid det tar för dem att svara. Längden på referenstagningsprocessen, oavsett om den görs via telefon eller videosamtal, kan också variera. Om du vill göra mer än att bara bekräfta kandidatens anställningshistorik måste du avsätta lite tid. Samtalet bör dock inte vara så långt att du har svårt att hitta i dina anteckningar eller att referensen har svårt att hitta tid. En bra tumregel är att boka en timme och avsluta tidigare om du får svar på alla dina frågor tidigare.
ge en korrekt arbetsbeskrivning
Hoppa inte direkt in i dina frågor. När du har bekräftat att du pratar med rätt person, ge dem lite information om den roll du anställer för och de uppgifter som kandidaten kommer att ta hand om. Det hjälper referensen att anpassa sina svar efter dina behov. Det är också viktigt för att få korrekt feedback. Även om kandidaten var en stjärnmedarbetare i en tidigare roll, är det inte säkert att hen är det bästa valet för det jobb du anställer för.
var uppmärksam på varningssignaler
I de flesta referenstagningar ger referensen positiv feedback. Om kandidaterna själva har valt dem är det tveksamt om de kommer att framföra någon stark kritik. Var dock uppmärksam under samtalet på små detaljer som kan tyda på något negativt. Om de visar sig vara något betydande riskerar du att göra en dålig anställning. Men ”varningssignaler” bör inte diskvalificera kandidaten helt. Gör istället en anteckning och följ upp direkt med kandidaten. Undersökningar av högre chefer i USA visar att cirka 34 % av kandidaterna tas bort från urvalet efter referenstagning, så var uppmärksam på information som kan göra dem mindre attraktiva.
efter referenstagningen
Jämför resultaten från referenstagning och intervjuer
Kombinera resultaten från alla referenstagningar och dina viktigaste lärdomar från intervjuerna med kandidaten. Försök att få en helhetsbild av kandidaten och leta efter mönster. Ser du samma saker dyka upp flera gånger? Om så är fallet kan det vara värt att följa upp dem med kandidaten i en ytterligare intervju, särskilt om de kan ses som negativa.
fatta ett anställningsbeslut
Kandidaterna vet att referenstagning vanligtvis är det sista steget i rekryteringsprocessen innan ett jobb erbjuds. Så när du har genomfört kontrollen av deras referenser väntar de på ditt svar. Spara dem lite stress och gör ett gott intryck genom att återkomma till dem så snabbt som möjligt. Att låta dem vänta länge eller inte svara alls är inte bara oartigt – det skadar också ditt arbetsgivarvarumärke allvarligt.
förbättra din rekryteringsprocess med vår checklista för referenstagning
Den här artikeln bör ha gett dig en grundläggande ram för en bra referenstagningsprocess, men om du vill ha mer detaljerad information kan du ladda ner vår Excel-checklista. Den täcker de viktigaste stegen i processen och gör det enkelt att delegera och följa upp framstegen för enskilda referenstagningsuppgifter. Ta en titt och anpassa den gärna efter ditt företags unika behov.
Detta är en uppdaterad version av en artikel som ursprungligen publicerades den 26 september 2022.
maria strömberg
perm manager