vad vi har lärt oss om att leda på en hybrid arbetsplats.

Pandemin och dess effekter har onekligen tvingat många av oss att se över de befintliga arbetsmodellerna. Många av Randstad Sveriges interna medarbetare hade redan innan covid-19 möjlighet att till viss del arbeta på distans, men i och med pandemin fick vi övergå helt och hållet till en distansbaserad arbetsmodell.

När vi sakta men säkert kunde börja öppna upp våra kontor igen stod det tidigt klart att hybridarbete var den modell som våra medarbetare föredrog. Denna önskan om större flexibilitet överensstämmer med resultaten av vår Workmonitor-undersökning, som visar att fyra av tio svenskar (42%) inte skulle acceptera ett jobb som inte erbjöd flexibilitet gällande arbetstider, och att en tredjedel (35%) inte skulle inte tacka ja om de inte erbjöds flexibilitet gällande arbetsplats. 

Att ta dessa önskemål och preferenser på allvar är avgörande, dels för att behålla sina medarbetare på en arbetsmarknad där det råder hård konkurrens om kompetensen, men också för att upprätthålla engagemang och välmående vilket i förlängningen ger en mer lönsam verksamhet.  

Mot bakgrund av detta började vi vår resa mot en hybrid arbetsmodell som ligger i linje med vår företagskultur och som ger medarbetarna förutsättningar att visa sig från sin bästa sida. Nedan kan du läsa mer om de lärdomar vi dragit hittills. 

fokusera på medarbetarnas ”bästa jag”

Som ledare på Randstad siktar jag tillsammans med mina kollegor på att skapa en arbetsplats där medarbetarna har möjlighet att visa sig från sin allra bästa sida. Denna grundprincip är sammanflätad med vår företagskultur och övertygelsen om att när vi alla får möjlighet att uppfylla hela vår potential bidrar det till nöjda kunder, kandidater och medarbetare.

Under hela pandemin behöll vi ett starkt fokus på att alla ska kunna vara sitt ”bästa jag”, något vi fortsatt med  även när vi sedan gått över till en hybridmodell. Vi insåg att den här processen inte skulle ske över en natt och att det inte är något vi skulle kunna göra utan att först få input från våra medarbetare.

Ständig återkoppling och input från våra medarbetare är något vi värdesätter högt på Randstad och vi genomför därför regelbundna pulsundersökningar med frågor kopplade till arbetsmiljö, engagemang och tillfredsställelse med arbetet. Genom att bilda oss en tydligare uppfattning om medarbetarnas behov kan vi vidta åtgärder för att skapa en miljö där var och kan vara sitt ”bästa jag”, oavsett om man arbetar hemifrån eller på kontoret.

Principen att var och en ska kunna vara sitt ”bästa jag” är bara effektiv när den enskilda medarbetarens behov ligger i linje med teamets och med de resultat organisationen ska leverera. Det är alltså när ”bästa jag”, bästa team och bästa resultat kan kombineras så att de pekar i samma riktning som vi verkligen kan göra skillnad.

ett schema byggt på egna val

Eftersom vi som organisation har en stark övertygelse om att var och en själv bör få hålla i rodret för sin karriär anser vi att en skräddarsydd strategi fungerar bäst. Därför uppmuntrar vi varje medarbetare att fundera över sin specifika roll och avgöra vilka arbetsuppgifter som måste skötas på kontoret och vilka som kan skötas på distans. Medarbetarna måste också vara lyhörda för behoven hos sina team och organisationen.

I början fokuserade vi dessutom på att ta fram riktlinjer för våra chefer. Dessa riktlinjer syftar till att hjälpa dem att föra diskussioner med sina team, som ett komplement till deras rutinmässiga personliga möten och avstämningar av prestationer. Genom dessa samtal kan de komma överens om ett schema som gör det möjligt för varje medarbetare att vara sitt bästa jag och samtidigt se till att teamet också kan arbeta på topp.

Dessutom är det viktigt att främja meningsfulla dialoger, inte bara mellan chefer och teammedlemmar utan även inom teamen själva. Detta säkerställer en bra balans mellan gemensamma ansträngningar och individuella bidrag.

kommunicera mera

Behovet av konsekvent kommunikation var ännu viktigare när vi återvände till arbetsplatsen. Pandemin gav upphov till mycket stress bland medarbetarna och många är oroliga för hur framtidens arbetsliv ska se ut. Vi fann att det bästa sättet att lindra den här stressen var att hålla medarbetarna så informerade som möjligt. Eftersom inrättandet av hybridmodellen fortfarande är en pågående process kan det ibland vara svårt att ge tydliga besked. Jag har helt enkelt fått att lära mig att det är okej att inte ha alla svar ännu. Det avgörande är att ha en nära kontakt med medarbetarna och erbjuda dem den vägledning du kan just då – även om det innebär svar som ”vi jobbar fortfarande på det”.

vikten av mänsklig interaktion

Vi vet att tekniken kan stödja oss alla i vårt dagliga liv och arbetar hårt för att se till att tekniken gör mesta möjliga för oss. Men under vår långa historia har vi också lärt oss att mänsklig kontakt är det allra viktigaste i vår verksamhet. Vi åstadkommer mer för både kunder och kandidater när vi skapar relationer byggda på tillit. Det är sant även när det gäller att få medarbetarna att vilja stanna på företaget.

Före pandemin ingick mänsklig kontakt som en naturlig del av arbetsdagen på kontoret. Vi stötte på varandra i korridorerna, åt lunch tillsammans i matsalen, höll improviserade möten på kontoret eller besökte andra Randstad-kontor.

Idag är läget helt annorlunda. Med dagens förutsättningar måste vi göra medvetna ansträngningar för att hålla kontakten och skapa tillfällen att träffas som kollegor. Sådana tillfällen bör inte heller handla uteslutande om arbete, utan också omfatta enkla, trevliga sätt att umgås kollegor emellan. Ett enkelt sätt kan vara att de dagar teamet är på plats prioritera tid att umgås. Det kan vara att gå ut och äta lunch tillsammans eller ta en gemensam promenad. Om teamet har bestämt fasta dagar att vara på kontoret är det ett bra tillfälle att boka in roliga aktiviteter och att fokusera på just teamkänslan.

anpassa arbetsmiljön för hybridarbete

För att uppfylla de krav som en hybridmodell ställer på den faktiska arbetsplatsen finns det ett par saker att ha i åtanke för att det ska bli så bra som möjligt. När vi ber medarbetarna tänka igenom vilka uppgifter de utför bäst hemma respektive på kontoret förväntar vi oss att de ska använda hemmakontoret för arbete som kräver ostörd koncentration, t.ex. att sätta ihop en presentation, och Randstads kontor för interaktion och samarbete.

Med detta i åtanke behövs både platser för samarbete och särskilda utrymmen med skärmar och whiteboards för projektarbete i grupp. På Randstad hade vi redan innan pandemin flera kontor som var utformade på det här sättet, och som utgår från en aktivitetsbaserad modell. Naturligtvis har vi också många enskilda arbetsstationer som medarbetarna använder mellan mötena.

Denna typ av kontorsdesign bidrar också till att stärka vår företagskultur, eftersom den skapar utrymmen som främjar mänsklig interaktion.

experimentera – dra lärdom – justera

Oavsett om ni haft en hybrid arbetsplats under en tid, just gått över till modellen eller överväger att göra det nu, är det viktigt att se det som en levande process. Under pandemin lärde vi oss att saker kan förändras snabbt, och hur viktigt det är att ha en organisation som är rustad för förändring. Experimentera med olika format, samla teamet för att diskutera vad som fungerar bra och mindre bra för er och gör därefter anpassningar efter behov. Det är en process som ger oss utrymme att växa och tid att bygga upp en hybrid arbetsplats där ”bästa jag”, bästa team och bästa resultat alla ligger i linje med varandra.

av:

Nima Astanehdost

VD, Randstad Sverige