vad är en kontorsassistent?
En kontorsassistent är ansvarig för att se till att den dagliga verksamheten på ett företag kan löpa på utan problem. I de vanliga arbetsuppgifterna och ansvarsområdena brukar det ingå att föra anteckningar under möten, ta emot samtal och förmedla information till relevanta personer eller avdelningar. Rollen som kontorsassistent finns på flera olika företag inom olika branscher.
Dina arbetsuppgifter och ansvarsområden som kontorsassistent varierar beroende på vem som är din arbetsgivare. Anledningen till detta är att olika företag och organisationer behöver avlastning med olika saker. I grunden är du ett stöd till medarbetare och chefer så att deras dagliga arbete ska kunna fungera utan problem. Det kan innebära att du gör kopior av olika dokument, svarar på mail, besvarar samtal och hänvisar vidare till rätt personer, håller i event eller hjälper till vid konferenser på kontoret.
lediga jobbvad gör en kontorsassistent?
Som kontorsassistent rapporterar du till en office manager för att ge administrativ support och stöd till dem i sin roll. Men du behöver också finnas tillgänglig för andra medarbetare på kontoret till exempel med att hjälpa dem att skicka filer, antingen digitalt eller fysiskt, kopiera dokument, fylla på kontorsmaterial eller boka rum vid större möten. Att ha en god kommunikativ förmåga och ha en tilltalande personlighet som är ödmjuk och trevlig, är viktiga egenskaper för att lyckas i rollen som kontorsassistent.
Skulle ett jobb som kontorsassistent passa ditt intresse av att arbeta i en kontorsmiljö, med att planera och ge service åt medarbetarna på kontoret? Läs då vidare för att ta reda på mer om vilka kompetenser och kvalifikationer som krävs för att lyckas i en roll som kontorsassistent.
genomsnittlig lön som kontorsassistent
En kontorsassistent har en viktig funktion på många arbetsplatser och underlättar arbetet för medarbetarna och cheferna. Med en kontorsassistent på plats kan den dagliga verksamheten fungera utan avbrott och det finns alltid förutsättningar på plats för medarbetarna att kunna genomföra sina jobb. Det gör att kontorsassistenter är attraktiva på arbetsmarknaden.
Dessutom är det ett jobb som behövs inom många olika områden och branscher. Det gör också att lönen för en kontorsassistent kommer att variera. En del kontorsassistenter har ett utökat ansvar och är inblandade i viktiga processer på företaget, medan andra primärt fyller en administrativ funktion. Det är utformningen av rollen som avgör vilken lön du kommer få. Lönespannet för en kontorsassistent ligger på mellan 25 000kr och 27 000kr i månaden.
-
vilka faktorer påverkar lönen som kontorsassistent?
Utbildning, kunskaper, kompetenser och erfarenhet från arbetslivet eller den specifika arbetsplatsen är olika saker som kan ge en högre lön som kontorsassistent. Den kontorsassistent som har en mer komplex roll med många olika arbetsuppgifter har ett bättre förhandlingsläge när lönen ska förhandlas.
Samtidigt finns det faktorer som ligger utanför ens kontroll som påverkar hur lönen ser ut. En del kontorsassistenter arbetar inom områden med ett högre löneläge än andra. I vissa delar av landet, som till exempel storstadsregionerna runt Stockholm, Göteborg och Malmö, är lönerna högre än i andra delar av landet.
olika roller av kontorsassistent
Hur utformningen av rollen som kontorsassistent ser ut beror på inom vilken bransch och företag man arbetar på. En del företag utformar komplexa roller för sina kontorsassistenter, medan andra kontorsassistenter har enklare arbetsuppgifter. Några av de mer vanliga roller som kontorsassistent är:
- kontorsassistent inom hälso- och sjukvården
Om du arbetar som kontorsassistent på sjukhus eller vårdinstanser kommer du att assistera med administrativa uppgifter på arbetsplatsen, som till exempel löneutbetalningar och schemaläggning. Du har också en viss patientkontakt där du hjälper patienterna att hitta rätt rum eller få kontakt med sin läkare. I vissa fall sitter kontorsassistenter i receptionen för att ta emot patienter. - kontorsassistent inom juridiska området
En kontorsassistent som arbetar inom juridiken kommer att vara ett stöd till juridiska sekreterare och andra typer av advokater, med fokus på administrativa uppgifter. Du tar emot samtal och svarar på email, samt ha dialog med olika kunder och andra relevanta parter. - kontorsassistent inom skolomsorg
Om du arbetar som kontorsassistent inom utbildningsväsendet kommer du att vara ett stöd för övrig personal när det gäller förberedelser för olika skolevent, löneutbetalningar och schemaläggning. Du tar också emot besökare och hjälper elever med olika administrativa saker.
Vid sidan om dessa roller av kontorsassistenter finns det många andra roller som en kontorsassistent kan ha, både i privata företag och inom den offentliga förvaltningen. Det är arbetsgivaren som utformar rollen och som kontorsassistent kan du söka dig till en bransch som passar dina kompetenser och intresse.
att arbeta som kontorsassistent
Ett jobb som kontorsassistent innebär en stor bredd och rollen i sig är dynamisk. Läs vidare för att få reda på mer om vilka specifika arbetsuppgifter en kontorsassistent har och vilka ansvarsområden som väntar i rollen.
-
arbetsuppgifter
Några vanliga uppgifter som kontorsassistent:
- Välkomna och hänvisa besökare till olika avdelningar: Det är vanligt att kontorsassistenter är placerade precis utanför chefens kontor, i receptionen eller i direkt anslutning till någon avdelning på kontoret. Ditt jobb är då att ta emot besökare, hjälpa dem med deras behov eller hänvisa dem vidare till rätt avdelning eller person. Om de kommer in för att gå på ett möte leder du personerna till mötesrummet.
- Hantera förfrågningar från kunder: Som kontorsassistent behöver du sätta kundnöjdheten i första rummet i alla lägen. Om du inte kan lösa ett problem eller kundärende behöver du hänvisa kunden vidare till en relevant person eller avdelning. Förutom att ge hjälp direkt på plats, kommer du att ta emot telefonsamtal, besvara emails och kommunicera med kunderna via en rad olika sociala kanaler och verktyg.
- Hantera korrespondens: Som kontorsassistent är du också ansvarig för att dela ut post, brev eller paket som kommer in till företaget och som behöver nå rätt person. Du skriver på för leveranser och delar ut till rätt person eller avdelning. Du hänvisar också samtal som kommer till receptionen vidare till rätt person.
- Hålla koll på kontorsutrustning och kontorsmaterial: I rollen som kontorsassistent kommer du också att hantera kontorsutrustning som kopieringsmaskiner, skrivare, datorskärmar, teknisk utrustning i mötesrum samt wifi-anslutning. Du ser också till att allt kontorsmaterial får regelbundet underhåll och ser till att föra protokoll över inventarierna, för att se till att beställa nytt material när det behövs.
- Föra anteckningar på olika möten: En annan viktig funktion som kontorsassistent är att föra anteckningar på olika möten. Du organiserar möten, bokar konferens- och mötesrum, skickar ut kallelser och ser till att olika mötesdeltagare infinner sig på viktiga möten.
-
arbetsmiljö
En kontorsassistent kan vara verksam inom många olika branscher. Det är vanligt att det finns kontorsassistenter anställda inom hälso- och sjukvården, juridiken, den offentliga förvaltningen, stora sjukhus, skolor och privata företag inom olika branscher. Det vanliga är att du som kontorsassistent arbetar nära det rum där chefen eller den relevanta avdelningen sitter. Ett undantag kan vara om du är kontorsassistent till en högt uppsatt chef. Då kan du få ett eget kontor och får mer rollen som chefsassistent.
-
dina kollegor
Det finns kontorsassistenter inom många olika områden vilket gör att kollegorna kan variera. Men en kontorsassistent arbetar vanligtvis nära andra administrativa funktioner, som till exempel löneadministratörer eller receptionister och ibland behöver du också ha en daglig dialog med verksamhetschefer eller avdelningschefer.
-
arbetsschema
Som kontorsassistent arbetar du ofta heltid med ordinarie kontorstider, dvs med 40 timmar i veckan mellan kl 8-17. Det här kan variera beroende på vilken bransch man är verksam inom och i vissa fall kan du behöva jobba övertid. En del arbetsgivare ger också möjlighet till flexibla arbetstider, såvida man sköter dem och tar sitt ansvar.
Om du arbetar som kontorsassistent på ett universitet eller inom skolväsendet är det inte säkert att du behöver jobba upp till 40 timmar i veckan. Men däremot om du arbetar på ett stort företag kan du snarare behöva jobba mer än så, om det finns mycket att göra. Men då finns det ofta möjlighet till flexibilitet på arbetsplatsen.
Många arbetsgivare behöver kontorsassistenter på heltid, men det finns också tillfälliga anställningar eller deltidsanställningar. Det gör att det går att kombinera jobbet som kontorsassistent med andra jobb. På vissa arbetsplatser finns det också hybridroller, där jobbet som kontorsassistent kombineras med ett annat jobb hos samma företag eller organisation.
-
framtidsutsikter
Det finns goda framtidsutsikter för den som jobbar som kontorsassistent. Det är oftast ett bra ingångsjobb, som ger goda chanser att avancera vidare inom företaget eller söka sig till en ny arbetsgivare när man har samlat på sig arbetslivserfarenhet. Det finns flera naturliga steg från jobbet som kontorsassistent, till exempel kan du gå vidare till att bli administrativ assistent eller office manager, men då krävs det att man har kompetensen som behövs. En del kontorsassistent blir också assistenter till högt uppsatta chefer och får då rollen som en chefsassistent. Inom juridiken kan du med rätt utbildningsbakgrund också bli juridisk sekreterare.
Kontorsassistent är ett jobb med goda framtidsutsikter eftersom det behövs administrativ avlastning inom många branscher. Det är också ett bra jobb för den som vill lära sig ett företag, jobb eller bransch från insidan.
-
fördelar med att hitta ett jobb som kontorsassistent via Randstad
Det finns många fördelar med att hitta ett ledigt jobb som kontorsassistent via Randstad:
- Olika utvecklings- och karriärmöjligheter
- En erfaren kontaktperson som kan hjälpa dig vid behov
- Många lediga jobb inom ditt område
- Hel- eller deltidsarbete beroende på jobb/uppdrag
Vill du ha en tillsvidareanställning som kontorsassistent? Ett vikariat eller tillfälligt jobb som kontorsassistent är ofta ett bra första steg mot en fast anställning. Varje år får flertalet personer en fast anställning hos arbetsgivare, tack vare ett tillfälligt jobb som gått via oss på Randstad. Dessutom är det många företag som rekryterar sina tillsvidareanställda direkt genom Randstad.
utbildning och kvalifikationer
Det finns inga specifika krav på utbildningar för att kunna få ett jobb som kontorsassistent, utan det är personliga egenskaper som är avgörande för många arbetsgivare. Det finns utbildningar som kan vara meriterande, speciellt om du har ambitionen att gå vidare i karriären i framtiden.
Det finns ett par olika sätt att förbättrea sina karriärmöjligheter som kontorsassistent:
- utbildning
Att ha en utbildning i grunden är meriterande om man vill bli kontorsassistent, men om man inte har några ambitioner på att avancera i karriären räcker det med en gymnasial utbildning. För att bli aktuell för en chefsroll är det många arbetsgivare som kräver en akademisk utbildning, eller erfarenheter på motsvarande nivå. - arbetslivserfarenhet
Erfarenhet från arbetslivet är alltid meriterande, inte minst i rollen som kontorsassistent. Detta då det är en något mer krävande roll som innebär arbete i ett högre tempo. Den som har erfarenhet från arbetslivet kommer att ha bättre förutsättningar att klara jobbet. Om man vill avancera i karriären är arbetslivserfarenhet viktigt, antingen från samma företag eller från någon tidigare arbetsgivare. - nätverk
Att knyta kontakter är alltid viktigt och i rollen som kontorsassistent får man chansen att träffa många människor och underlätta arbetet för medarbetare eller chefer. Genom att visa framfötterna kan man få starka referenser till sitt CV, knyta viktiga kontakter som kan hjälpa en i framtiden.
kunskap och kompetenser
Det finns några kompetenser som är viktiga för en kontorsassistent:
- flexibilitet
Rollen som kontorsassistent är dynamisk och kräver stor flexibilitet. Flexibiliteten gör det enklare att hantera akuta ärenden som uppstår i stunden, men också att anpassa arbetsdagen så att olika deadlines hinner mötas upp. - kommunikativ förmåga
Att kunna interagera med olika människor är en viktig del av jobbet som kontorsassistent. Din kommunikativa förmåga behöver vara på en hög nivå då du är social och har dialog med många människor, allt från medarbetare och chefer till olika kunder. Din arbetsgivare behöver kunna lita på att du kan hantera kontakterna på ett professionellt sätt och att du finns tillgänglig och är uppmärksam när någon försöker ta kontakt. - arbeta självständigt
Kontorsassistent är ett jobb som innebär att man arbetar självständigt, utan att få vägledning och bli kontrollerad i alla stunder. Du styr ditt eget schema och planerar din tid, varpå du behöver vara proaktiv för att hinna med allt. - ett öga för detaljer
Att vara detaljorienterad är viktigt som kontorsassistent, eftersom en arbetsdag vanligtvis består av en mängd olika arbetsuppgifter. Därför behöver du ett gott öga för detaljer när du exempelvis hanterar dokument, för att se till att du inte glömmer något. Att vara perfektionist hjälper dig att dubbelkolla varje email och dokument för att undvika misstag.
vanliga frågor om att jobba som kontorsassistent
Här är de mest ställda frågorna om att arbeta som kontorsassistent.
-
är kontorsassistent ett bra jobb?
Ja, att jobba som kontorsassistent är ett utmärkt jobb. Det finns många arbetsgivare som ger stor frihet till sina kontorsassistenter och som tillåter flexibla arbetstider med stort ansvar. Det gör att det är ett jobb som du kan växa i och som ger goda förutsättningar att avancera vidare i karriären.
-
vilken utbildning krävs för att bli kontorsassistent?
Det är ovanligt att arbetsgivare har några specifika utbildningskrav på sina kontorsassistenter. När du är ny på jobbet kommer du att behöva lära dig rutinerna på arbetsplatsen. Det kan vara meriterande med viss utbildningsbakgrund eller några års erfarenhet från arbetslivet, men för många är kontorsassistent ett bra ingångsjobb på arbetsmarknaden.
-
hur söker jag ett ledigt jobb som kontorsassistent?
Det är enkelt att söka ett jobb som kontorsassistent. Sök bland våra lediga jobb i ditt område. Skicka sedan in ditt CV och ditt personliga brev eller sök via LinkedIn.
Om du behöver hjälp med din jobbansökan kan du läsa alla våra jobbtips här!
bevaka jobb för kontorsassistent
Genom att skapa en jobbevakning hos oss så säkerställer du att du inte missar det perfekta jobbet för dig. Du sätter upp kriterierna så skickar vi mejl till dig när vi får in jobb som matchar dina preferenser.
