regelverk för säkert arbete på kontor.

bakgrund

Under vår-vintern 2020 klassades COVID-19 som en pandemi. Randstad Sweden Groups ledningsgrupp rekommenderade medarbetare att arbeta hemifrån, ett beslut från 16 mars 2020, helt i linje med svenska myndigheters rekommendationer.

Av två skäl förbereder vi oss nu för att återvända till kontoren:

  1. utfall från Peakon-resultat visar tydligt att en stor grupp medarbetare känner sig isolerade och vill tillbaka till kontoret och
  2. detta är nödvändigt ur ett ekonomiskt perspektiv. Att styra företaget blir allt svårare ju längre vi arbetar hemifrån och inte är tillsammans med våra team och övriga kollegor.

Detta dokument beskriver ett regelverk att förhålla sig till och olika råd för en säker återgång till kontoren samtidigt som våra bolag följer svenska myndigheters riktlinjer och rekommendationer.

Regelverket reglerar klart och tydligt vad som gäller vid vistelse på våra kontor och lägger en gemensam grund för en kontrollerad återgång till våra arbetsplatser.

Regelverket är framtaget för att vi ska värna om säkerheten för våra medarbetare, kandidater, deltagare och kunder. Ta i beaktning när du tillämpar detta regelverk; ta hand om dig själv först, för att sedan kunna ta hand om andra och sen vårt företag.

generellt

  1. Detta regelverk gäller för alla Randstads kontor och kontorsutrymmen ("kontor"), även Inhouse-kontor i kundföretags lokaler. För Inhouse-kontor har dock kundföretagets policy företräde.
  2. Utgångspunkten är att regelverket och åtgärder är tydliga och hanterbara för alla bolag i Randstad Sweden Group. Regelverket gäller för medarbetare (kontorsmedarbetare och konsulter), kandidater, deltagare (i Randstad RiseSmarts program), kunder och leverantörer.

    Konsulter på uppdrag omfattas av och följer policies fastställda av kundföretaget.
  3. Vi följer rekommendationer och riktlinjer från Folkhälsomyndigheten.
  4. Medarbetare i samtliga Randstad-bolag, kandidater, deltagare, kunder och leverantörer som kommer till eller bjuds in till ett Randstad-kontor, uppmanas följa de bestämmelser som fastställts i detta regelverk.
  5. Medarbetare på samtliga Randstad-bolag, kandidater, deltagare, kunder och leverantörer informeras om regelverket på 1) intranätet 2) randstad.se 

    Om regelverket uppdateras ska de nya bestämmelserna kommuniceras snarast möjligt.

bestämmelser

randstads regelverk för säkert arbete på kontor

arbeta på kontoret

  • Målet är att ha högst 50% av medarbetarna på kontoret, i genomsnitt 2-3 dagar per vecka.
    Detta beror såklart på storleken på kontoret.
  • Branch Managers/Directors är ansvariga för att fastställa ett schema som anger vilka funktioner/team som ska vara på kontoret.
  • Branch Managers/Directors ansvarar för att koordinera ankomst- och avgångstider för samtliga funktioner. Branch Manager/ (i samarbete med Facility Manager) bestämmer ett max-antal som får vistas på respektive kontor, baserat på yta (1 person per 15 ㎡).
  • Receptionspersonalen (där Facility bemannar) har uppgiften att övervaka max-antalet i lokalen och har möjlighet att be besökare och medarbetare att lämna kontoret om max-antalet överskrids.
  • På kontor utan reception är det Branch Manager/Directors som ansvarar.
  • För medarbetare, alla funktioner/team, är rekommendationen att så mycket som möjligt av arbetet görs på kontoret. Möjlighet att arbeta hemifrån vid behov finns kvar.
  • Frekvens för städning, vad som städas och övervakning av detta ska ses över för alla Randstads kontor.
  • Närmaste chef och HR Business Partner stöttar medarbetare med särskilda skäl till att vilja
  • arbeta hemifrån (t ex medarbetare 70+, medarbetare med nedsatt immunförsvar eller liknande.)


träffas digitalt/hålla digitala möten/resor

  • Vi fortsätter med digitala möten, i Hangout Meet eller kundens val av teknisk lösning.
  • Om fysiska möten ska äga rum, håll minst 2 meters avstånd till andra mötesdeltagare.
  • Planerar du ett möte med fler än 10 personer, fundera noga och rådfråga först din Director
  • innan du går vidare med planeringen av mötet.
  • Undvik fysiska möten med leverantörer, i största möjliga mån.
  • Vi håller digitala utbildningar, i största möjliga mån.
  • Kundbesök genomför vi digitalt, när omständigheterna tillåter.
  • Tjänsteresor ska undvikas, minskas till ett minimum.


fördela antalet medarbetare

  • Undvik att använda hiss - ta trappan i största möjliga mån. Var ett begränsat antal personer i hissen om hiss är enda alternativet.
  • Arbeta i så små team som möjligt. Minimera i största möjliga mån fysisk kontakt mellan varandra.
  • Undvik, om möjligt, kollektivtrafiken. Uppmuntra medarbetare att använda gå, cykla eller ta bil (ekonomisk ersättning kan diskuteras med närmsta chef).
  • Uppmuntra flexibel arbetstid, på så sätt bidra till att begränsa antalet medarbetare som använder kollektivtrafik under rusningstid.
  • Fördela arbetsplatser och sittplatser i lunchrum så att det är minst 2 meter mellan. Ett alternativ är att sitta "sicksack".

kommunicera och ansvara för regelverket

  • Chefer är ansvariga för att kommunicera och genomdriva detta regelverk med stöd av HR/Facility. På mindre kontor samordnar och utser Branch Manager en ansvarig chef för kontoret och meddelar Facility.
  • Regelverket ska finnas i ett lättläst och visuellt tilltalande format.
  • Information om regelverket hittas på intranätet.
  • Alla medarbetare får en instruktion om hur de kan efterleva regelverket i de olika miljöerna på kontoret.
  • Information sätts upp vid kontorets entré samt i särskilda områden i kontoret, så som kök/lunchrum och toaletter.
  • Bifoga information om regelverket, t ex i mail till kunder/kandidater/besökare t ex vid bekräftelse av ett möte/bokning.

ökade hygienkrav på kontoret

  • Säkerställ maximal hygien/städning på kontoret.
  • Extra stort fokus ska läggas på "beröringskänsliga" ytor som t ex dörrhandtag, toaletter, kaffemaskiner och andra ytor som många använder.
  • Erbjud personlig skyddsutrustning (t ex munskydd, handskar) till alla som vistas på kontoret, om det efterfrågas av medarbetare och besökare.
  • Uppmaningar ska finnas uppsatta och väl synliga om vikten av att hålla avstånd och att tvätta händerna ofta och noga etc.

regelverk för Randstads medarbetare

  • Stanna hemma om du är sjuk och om du har symtom. Du ska vara symtomfri i minst 48 timmar innan du återvänder till kontoret.
  • Tvätta händerna ofta och noga.
  • Hosta och nys i armveck och ha med pappersnäsdukar.
  • Håll avstånd till varandra med minst 2 meter.
  • Undvik all form av fysisk kontakt. Undvik ta i hand, använd dig av en alternativ hälsning.
  • Arbeta från din bärbara dator i största möjliga mån.
  • Håll din mobiltelefon, personliga arbetsutrustning rengjord (även ev personlig skyddsutrustning).
  • Du uppmuntras att rengöra tangentbord och mus före och efter användning. Har du använt ett (engångs-)skrivbordsunderlägg? Släng det när du lämnar arbetsplatsen efter din arbetsdag.
  • Res till kontoret på säkert sätt, t ex gå, cykla. Undvik kollektivtrafik under rusningstid.
  • Rapportera muntligt till HR om du blir sjuk, så att ansvariga kan följa upp städningen, särskilt om du har varit på kontoret. Det du berättar är strikt konfidentiellt, hälsodata sparas inte.

regelverk för kunder, leverantör, kandidater, deltagare och andra besökare

  • Stanna hemma om du är sjuk eller har symtom.
  • Du ska vara symtomfri i minst 48 timmar innan du besöker vårt kontor.
  • Vi ber dig komma vid utsatt tid och inte tidigare än 15 minuter före den överenskomna tiden.
  • Besök oss endast efter överenskommelse eller bokning.
  • Håll avstånd till andra med minst 2 meter.
  • Undvik all form av fysisk kontakt, undvik även handskakning.
  • Hosta och nys i armveck och ha med pappersnäsdukar.
  • Tvätta händerna ofta och noga.

beskrivning av miljöer

för användning av vårt kontor på ett säkert sätt

hiss    
  • rekommendera alla att använd trapporna. Om hiss måste användas, undvik att åka tillsammans med ett stort antal andra
arbetsplats  
  • rengör arbetsplats, skrivbordsyta, tangentbord och mus, före och efter användande
  • håll avstånd mellan arbetsplatserna med minst 2 meter
  • använd inte skrivbord som spärrats av
  • branch managers ansvarar för hur många medarbetare som finns på kontoret samtidigt
mötesrum  
  • fysiska möten ska endast göras i stora/öppna miljöer
  • för användning av rum krävs bokning
  • utnyttja inte mötesrummets fulla kapacitet, t ex ett rum för 8 personer kan användas av max 4 personer
  • mindre rum får användas endast 1 person
  • håll avstånd, även i mötesrum, till andra deltagare med minst 2 meter
  • använd inte avstängda sittplatser
reception/entré  
  • använd som idag
  • håll avstånd till andra med minst 2 meter
  • sätt upp plastvisir där receptionen är bemannad om behov finns alternativt markera distans i golvet för att guida besökare “håll avståndet”.
  • säkerställ en vänlig approach med fokus på säkerheten
  • ställ fram “non-touch” dispenser med handsprit/gel
kök, lunchrum och andra miljöer för förtäring  
  • begränsa kapaciteten av området
  • säkerställ ett minimum avstånd på 2 meter mellan bord
  • (gärna 2 meter mellan sittplatserna)
  • använd inte avstängda sittplatser, se markeringar
  • respektera avstånd till varandra t ex i köer till kaffemaskiner, diskmaskiner, mikrovågsugnar och dylikt
  • se till att det finns microvågslock till microvågsugnar och påminn att använda dessa
  • tillhandahålla plastpåsar för förvaring av matlådor i kylskåp
  • tillhandahålla handsprit
  • öka frekvensen av städning
toaletter  
  • öka frekvensen på städningen
  • sätt upp generell information om hygien

goda tips/råd utifrån 2 meters-regeln

I detta avsnitt delas bra tips och råd, baserat på nationella och internationella exempel. Dessa exempel är inte några minimikrav, utan enbart en uppmuntran att applicera dessa goda råd i så stor utsträckning som möjligt.

  • kommunicera - låt ledningsgruppen regelbundet uppdatera (t ex en gång i veckan) kring situationen och eventuell annan information av vikt.
  • clean desk policy är nödvändig.
  • tillhandahåll engångskydd för skrivbord, som kasseras i slutet av dagen, för ett rent skrivbord.
  • uppmuntra användning av individuell transport, t ex genom att ersätta parkeringsavgifter eller subventionera carpooling och inte använda kollektivtrafiken under rusningstrafik.
  • ge “kontaktvänliga” ytor en iögonfallande färg för att påminna medarbetarna att tvätta händerna och rengöra dessa ytor före och efter användning.
  • sätt upp visuella påminnelser i öppna ytor om vikten av att regelbundet tvätta händerna.
  • påminn chefer om deras ansvar att regelbundet följa upp detta regelverk med sina team och informera nya medarbetare om hur arbeta säkert på våra kontor.

 

Regelverket har upprättats av Randstads svenska ledningsgrupp.
Beslut om regelverket togs av ledningsgruppen 2020-05-08.
Ändringar i dokumentet beslutas av ledningsgruppen.