Executive Assistant till internationell kund i Malmö.

Published:
2019-02-07
Job type:
Full time
Contact:
Sofie Berg (fd. Wallström)

Details

Published:
2019-02-07
City:
Malmö, Skåne län
Category:
Administration & kontor
Position:
Sekreterare
Job type:
Full time
Reference number:
201199583
Last apply date:
2019-02-26
Contact:
Sofie Berg (fd. Wallström)
Jobs in english

Description

Är du professionell i ditt bemötande och har förmåga att hantera olika arbetsuppgifter parallellt? Är du intresserad av ett arbete där du i en internationell miljö får arbeta med service och administration på ledningsnivå, samtidigt som du har ansvar för att kontoret sköts och fungerar som det ska? Vår internationella kund med regionalt ledningskontor i centrala Malmö för norra Europa, söker nu efter en chefsassistent och kontorssamordnare / Executive Assistant och Office Administrator. I rollen som chefsassistent servar du VD på ca 30%, HR-chef, ekonomichef och industrichef tillsammans om ca 30%. I rollen som kontorssamordnare har du ansvar för kontoret i sin helhet (utgör ca 40% av tjänsten). Tillsättning önskas ske med start 18 mars och anställningen är en inhyrning via Randstad i 3 månader för att sedan ha för avsikt att övergå i anställning hos vår kund. Låter det intressant? Välkommen in med din ansökan redan idag!

Arbetsbeskrivning
I rollen som chefsassistent och kontorssamordnare är du den på kontoret som har en sammanhållande funktion. I ditt stöd till företagets VD ingår arbetsuppgifter så som att boka, koordinera både möten, resor och boende. Du planerar och strukturerar hans tid och säkerställer all dokumentation och administration i samband med resor. Hantering av mail och uppsättning av mötesagendor och planering av dem utifrån givna ramar är en del av ditt arbete. Vid bokning av resor har företaget samarbete med resebokningssystemet Concur. I rollen som assistent till övriga personer i ledningen stöttar du med resebokningar, till viss del administration och stöd i planering av möte och sammankomster. Även andra traditionellt assisterande arbetsuppgifter förekommer.

I rollen som kontorsansvarig har du ett övergripande ansvar för kontoret utifrån att skapa en behaglig och trivsam arbetsplats. Du har ansvar för bland annat leverantörsavtal, posthantering, kontakt med städfirma/fastighetsägare/mfl, introduktion av nyanställda och säkerställning av att de har utrustning och inloggning vid start, arrangera möten, luncher och fika, planera olika event och sammankomster, se till så att kaffe och annat finns på kontoret och fungerar som det ska. För att trivas med denna del av rollen ser vi att du är en person som ser vad som behöver fixas, har ett öppet sinne, är flexibel i din roll och har en god förmåga att prioritera och omprioritera.

Som konsult hos Randstad är du anställd hos oss och jobbar ute hos någon av våra kunder. Du har samma fördelar hos Randstad som hos andra arbetsgivare med kollektivavtal och förmåner som friskvårdsbidrag, företagshälsovård, försäkringar och rabatt på träningskort. Utöver det erbjuds du även en mängd karriärmöjligheter, får möta olika företagskulturer och erfarenhet från olika branscher vilket gör att du utvecklar din kompetens och får ett välfyllt CV. Tjänsten kan innebära många kontakter och då är det är viktigt med god samarbets- och kommunikationsförmåga. Som person ser vi att du är drivande och van att arbeta självständigt. Söker du en arbetsgivare som erbjuder varierande uppdrag och nya kontaktnät kommer du att trivas hos oss.

Kvalifikationer
Erfarenhetsmässigt ser vi att du har minst 2-3 års erfarenhet från liknande tjänst/tjänster och har en mycket god förståelse för den professionalitet och integritet som rollen kräver.

Vi söker dig som är resultatinriktad, fullföljer dina arbetsuppgifter med stort engagemang och noggrannhet, är lösningsorienterad och har känsla för det lilla extra som uppskattas av dina kollegor. För rollen krävs en hög förståelse för integritet och en professionell approach i ditt dagliga arbete mot alla du kommer i kontakt med.

Engelska är koncernspråk vilket innebär att det är ett krav att du är obehindrad i både tal och skrift. Svenska i både tal och skrift, samt lokal kännedom om närområdet är en viktig pusselbit för rollen utifrån att i stort sätt alla övriga

För oss är det viktigt att all kompetens på arbetsmarknaden tillvaratas. Vi välkomnar alla sökande och eftersträvar mångfald.

Om Randstad
Med över 600 000 anställda i omkring 40 länder är Randstad ett av världens största företag inom rekrytering och bemanning. Vi hjälper både stora och små organisationer att hitta rätt personal. Det innebär att vi kan erbjuda hundratals jobb inom olika branscher, från Kiruna i norr till Malmö i söder. Så oavsett om du söker extrajobb eller fast anställning har du hamnat helt rätt. Vi har goda möjligheter att hitta rätt karriärvägar för just dina önskemål.

Sista ansökningsdag: 2019-02-26, urval och intervjuer kommer att ske löpande. Tjänsten kan komma att bli tillsatt innan sista ansökningsdag, ansök därför så snart som möjligt.

För information: Sofie Berg, senior consultant manager, sofie.berg@randstad.se